Poradnik - ngo.pl

Jednym ze źródeł majątku organizacji pozarządowych (np. stowarzyszeń i fundacji) są darowizny. Dary rzeczowe to szczególna forma darowizny. Są to wszystkie rzeczy, które organizacja może otrzymać w „prezencie” od darczyńcy, nie musi płacić za otrzymane dobro. Darami rzeczowymi nie są usługi wykonane dla organizacji ani przekazane jej środki pieniężne.

Darczyńcą może być zarówno osoba fizyczna (prywatna) jak i osoba prawna (np. instytucja, firma, stowarzyszenie).

Osoby prywatne najczęściej przekazują rzeczy drobne np. zabawki, ubrania czy sprzęt AGD. Przy wielu lokalnych organizacjach działają np. banki pomocy sąsiedzkiej. Organizacja jest tu pośrednikiem między darczyńcą a obdarowanym. Reguły przekazywania określone są zazwyczaj w regulaminach. Obdarowanym może być osoba potrzebująca pomocy lub inna organizacja (np. serwis www.daryrzeczowe.pl pośredniczy w przekazywaniu darów organizacjom i instytucjom non-profit, np. domom dziecka, świetlicom, domom samotnych matek).

Osoby prawne np. firmy najczęściej przekazują dary bezpośrednio dla organizacji albo – za jej pomocą – dla osób potrzebujących. Firmy zazwyczaj dzielą się wytwarzanymi lub sprzedawanymi przez nie produktami ale także zbędnym sprzętem np. komputery, biurka, szafy, itp. Jeśli są to firmy z branży spożywczej, to często przekazują dary, których termin do spożycia zbliża się ku końcowi.

Organizacja powinna określić, co jej jest potrzebne, jakich darów szuka, dla kogo będą one przeznaczone. Nie ma sensu przyjmować wszystkiego na zasadzie „jak dają, to bierzemy”. Może się okazać, że weźmiemy na swoje barki kłopot, bo nie będzie wiadomo komu przekazać pozyskane rzeczy, np. organizacja, która prowadzi warsztaty terapii zajęciowej dla osób niepełnosprawnych otrzyma 500 butelek do karmienia niemowląt. Ze względu na podopiecznych tej organizacji taka darowizna nie ma sensu, a na pewno przydałaby się w domu samotnej matki. Dobre określenie potrzeb pomoże nam uniknąć tego typu sytuacji, a poza tym pozwoli przygotować listę potencjalnych darczyńców, do których można się udać z prośbą o wsparcie. Np. co roku na Mikołajki organizacja przygotowuje we współpracy z ośrodkiem pomocy społecznej paczki dla dzieci z okolic – ok. 150 paczek. Mikołajkowe prezenty to słodycze i drobne upominki (zabawki). Potencjalnymi darczyńcami dla tej organizacji są np. producenci i hurtownie zabawek, książek oraz słodyczy. Organizacja może także zachęcić mieszkańców okolic do przekazywania słodyczy czy zabawek np. organizując kampanię informacyjną i punkt przyjmowania darów.

Organizacja nie ma obowiązku zgłoszenia informacji, że otrzymała dary rzeczowe bezpośrednio do jakiegoś urzędu. Jest to jednak jej przychód, więc informacja ta musi być wykazana w księgowości fundacji czy stowarzyszenia.

Dary rzeczowe, tak jak darowizny finansowe, są przychodem organizacji. Powinniśmy zatem określić wartość przekazanych nam darów. W przypadku darów od firm jest to proste, gdyż zazwyczaj firma przekazując nam towar, żąda pokwitowania odbioru. Mamy zatem dowód, że przyjęliśmy ileś sztuk o określonej wartości. Gdy dary przekazują osoby prywatne, sprawa jest trudniejsza. Nie zawsze możemy precyzyjne określić wartość otrzymanych darów (np. używanych zabawek). W takim wypadku trzeba je jak najdokładniej oszacować na podstawie obowiązujących cen rynkowych uwzględniając oczywiście „stopień zużycia” (amortyzację).

Darowizna żywności to nieodpłatne przekazanie artykułów spożywczych (przetworzonych lub świeżych). Darczyńcą żywności może być każdy podmiot:

• producent żywności, dystrybutor żywności, rolnik,
• inny podmiot prawny będący w posiadaniu darowizny (np. firma z innej branży niż spożywcza przekazująca żywność z powodu zbyt dużych zakupów lub firma transportowa, której załadowane artykuły nie zostały odebrane przez sklep)
• osoba fizyczna (indywidualna) przekazująca dary bezpośrednio lub np. w czasie „koleżeńskiej” zbiórki żywności, czyli wtedy, gdy nie jest ogłaszanaj publicznie, ale w zamkniętej grupie osób, np. w szkole, wśród pracowników firmy.

Zarząd odpowiada za właściwe udokumentowanie darowizny 
Przyjętą darowiznę organizacja musi ujawnić w dokumentach księgowych i magazynowych, jeśli organizacja prowadzi magazyn (o czym poniżej). Odpowiedzialność za przyjęcie darowizny żywności spoczywa na zarządzie organizacji i w większości przypadków przyjmowanie darowizn należy do kompetencji zarządu. Zarząd organizacji może delegować uprawnienia do przyjmowania darowizn poprzez podpisanie upoważnienia dla innych osób, jeśli pozwalają na to zapisy w statucie organizacji. 
Nieujawnienie w księgowości przyjętej darowizny grozi organizacjom mającym status organizacji pożytku publicznego (OPP) utratą tego statusu (art. 33a, ust. 2 pkt 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Pozostałe organizacje mogą zostać ukarane przez urzędy skarbowe za nieujawnienie przychodów, kosztów i aktywów organizacji (art. 6, 46, 47 ustawy o rachunkowości).

Darowana żywność w księgowości i w magazynie 
Darowizna żywności powinna być wyceniona i ujęta w księgach rachunkowych organizacji. 
Wartość, ilość i rodzaj darowanej żywności określa się w dokumentach przekazania i przyjęcia darowizny (ich przykłady w załączeniu).  Wartość darowizny określa się w dniu jej nabycia  / przekazania (art. 16g. ust. 1 pkt 3) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). W przypadku obrotu żywnością musimy też zachować w dokumentach informacje o pochodzeniu żywności, tj. danych darczyńcy (nazwa, adres, NIP). 
Darowizna żywności:

• stanowi przychód organizacji pozarządowej i jest księgowana w przychodach statutowych organizacji,
• przeznaczona jest na cele statutowe organizacji – rodzaje dokumentów i możliwości rozwiązań przyjęcia darowizny opisane są poniżej.

Jeśli organizacja prowadzi magazyn, darowiznę przyjmie do magazynu protokołem przyjęcia lub dokumentem PZ (przyjęcie zewnętrzne) [wzór takiego dokumentu]. Jeśli nie prowadzi magazynu, musi tylko wykazać ją odpowiednio w księgach rachunkowych.

Jak księgować wykorzystanie darowanej żywność 
Moment wykorzystania darowizny żywności na warsztaty dla rodzin oznacza wydanie żywności z zasobów organizacji, ewentualnie z magazynu [wzór takiego oświadczenia]. Spożycie jej przez uczestników warsztatów jest jednoznaczne ze zużyciem artykułów spożywczych i poniesieniem kosztu. Organizacja ponownie dokonuje zapisów księgowych, wpisując wartość darowizny żywności w kosztach działalności statutowej organizacji. 
Gdy  podarowana żywność zostanie w całości spożyta, to przychód statutowy równy jest kosztom statutowym. Jeśli natomiast darowiznę spożyto tylko w części, a nadszedł czas zamknięcia roku obrotowego (z reguły jest to 31 grudnia), to niespożyta część żywności wykazywana jest w aktywach organizacji. W przypadku prowadzenia magazynu wykazywana jest jako zapasy. W przypadku, gdy organizacja nie prowadzi magazynu, różnica pomiędzy wartością przyjętej darowizny a wartością dotychczas spożytej (zużytej) żywności zawarta jest w wyniku finansowym organizacji. W obu przypadkach zwiększa aktywa organizacji i wpływa pozytywnie na wizerunek organizacji. 
Wartość otrzymanej darowizny żywności, która została przeznaczona dla rodzin w czasie warsztatów jest również bezpośrednim kosztem organizacji warsztatu. Gdyby darowizna żywności nie została przekazana, a poczęstunek dla rodzin w czasie warsztatu był zaplanowany i niezbędny to organizacja poniosłaby wydatek finansowy na zakup poczęstunku. Jeśli darowizna żywności została zarejestrowana w księgach rachunkowych organizacji, może stanowić wkład własny (rzeczowy) do projektu (art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Jeśli darczyńca chce zostać anonimowy 
Darowiznę żywności należy oficjalnie przyjąć w przychody organizacji. Co zrobić jeśli darczyńca mimo naszych wyjaśnień, zachęt (obniżenie podstawy opodatkowania zgodnie z art. 18 ust 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) i próśb nie chce oficjalnie podać swoich danych i podpisać dokumentów? Z taką sytuacją organizacje spotykają się dość często. Pamiętajmy, że przyjęcie podarowanej żywności bez ujawnienia danych darczyńcy w dokumentach organizacji nie jest zgodne z prawem i nie jest korzystne dla organizacji pozarządowej. 
Jeśli zdarzyło się jednak tak, że ktoś dał organizacji anonimowo żywność, to organizacja może przyjąć następujące rozwiązanie (choć robi to na własną odpowiedzialność). Organizacja może sporządzić protokół przyjęcia darowizny, który zawiera datę, miejsce wystawienia, określenie rodzaju (nazwy) przekazanej darowizny żywności, a także jej ilość i wartość. Jeśli darczyńca nie chce oficjalnie podać swoich danych protokół sporządzamy jednostronnie, czyli podpisują go przedstawiciele organizacji, np. zarząd lub upoważniona przez zarząd, specjalnie wybrana, np. na dany rok, komisja do odbioru darowizn w postaci żywności. 
Przy braku dokumentów od darczyńcy, określając rodzaj, ilości, wartości artykułów spożywczych wspieramy się sklepami internetowymi, gazetkami reklamowymi sklepów, które pozwolą nam np. ustalić cenę darów. Dokonujemy oględzin otrzymanej żywności. Dokładnie liczymy opakowania, sprawdzamy datę ważności do spożycia. 
Jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny – jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Jak poprawnie przyjąć darowiznę żywności – powinno się wykonać następujące kroki:

1. Dopilnuj, żeby darczyńca przekazał organizacji dokument potwierdzający przekazanie darowizny. Może to być umowa darowizny; faktura z wyceną artykułów, ale z „zerową” wartością do zapłaty; zewnętrzny dokument wydania (wz – „wydanie zewnętrzne” – wzór takiego dokumentu); list przewozowy [wzór takiego dokumentu] lub inna forma, a nawet mail od pracownika firmy, w którym podane są ilości artykułów, rodzaj i ich wartość.
2. Sporządź protokół przyjęcia darowizny [wzór takiego dokumentu] – zapisz w nim dane z przekazanego przez darczyńcę dokumentu potwierdzającego przekazanie darowizny (w załączeniu).
3. Tak przyjętą żywność zaksięgujcie jako przychód statutowy organizacji.

Poza tym należy skontrolować jakość przyjętej żywności. Organizacja pozarządowa prowadząca warsztaty i serwująca żywność w ramach poczęstunku na warsztatach dla uczestników odpowiada  za jakość realizowanych działań. Sprawa jest szczególnie drażliwa, ponieważ dotyczy żywności. Zdarza się, że organizacja dostaje taką darowiznę żywności, gdzie w palecie artykułów znajdują się są produkty przeterminowane. Czasem też organizacje z pełną świadomością przyjmują darowizny żywności po terminie ważności do spożycia. Pamiętajmy jednak, że to na organizacji spoczywa odpowiedzialność za bezpieczeństwo i jakość żywności przekazanej uczestnikom warsztatów do spożycia. Jeśli dojdzie do zatrucia uczestników lub skażenia żywności w czasie transportu, przechowywania to za zapewnienie zdrowia i życia uczestników warsztatów odpowiada zarząd organizacji, a nie producent czy darczyńca żywności. Nie jest dozwolone podawanie artykułów żywnościowych po terminie ważności do spożycia, a organizacja (osoba), która się tego dopuszcza podlega karze grzywny, aresztu lub ograniczenia wolności (art. 52, art. 100 ust. 1) oraz ust. 2) ustawy o bezpieczeństwie żywności i żywienia).

Żywność może przekazać producent żywności (np. cukiernik, piekarz), a także sklep, supermarket, firma cateringowa, restauracja itd. Żywność może być przetworzona (np. makaron, jogurty) lub świeża (owoce, warzywa), nadająca się do spożycia. Aby udowodnić przekazanie żywności na cele charytatywne trzeba zgromadzić dokumenty, które potwierdzą przekazanie, przyjęcie oraz wykorzystanie darowanej żywności.Jeśli firma przekazująca żywność chce bezpiecznie skorzystać z odliczenia VAT może darować żywność tylko organizacji, która ma status organizacji pożytku publicznego (OPP) oraz mieć dokumenty potwierdzające przekazanie, przyjęcie i wydanie żywności. Odpowiednie dokumenty musi także zgromadzić OPP. Ich przykładowe wzory można znaleźć poniżej - oczywiście trzeba je przystosować do potrzeb swojej organizacji.