Przejdź do treści głównej

Dotacje na realizację zadań publicznych

Najważniejsze informacje o dotacjach przyznawanych przez administrację publiczną na realizację zadań publicznych.

Jakie koszty mogą być finansowane ze środków publicznych?

Zasadniczo przez administrację mogą być finansowane wszystkie koszty, które są związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją zadania publicznego. Administrację obowiązują określone ograniczenia.
Ze środków publicznych nie może być finansowana: działalność polityczna, religijna ani działalność gospodarcza organizacji. Są to aktywności wykraczające poza zadania publiczne i nie ma możliwości wspierania ich z dotacji. Władze publiczne nie sfinansują też kosztów walnego zebrania delegatów, ani kosztów posiedzeń zarządu czy komisji rewizyjnej – są to statutowe obowiązki organizacji, nie mające związku z realizacją zadań publicznych.
Czasami w ogłoszeniach o konkursach pojawiają się także inne ograniczenia – ogłaszający konkurs ma do tego prawo. Zdarza się niestety, że korzysta z niego zbyt szeroko, wprowadzając ograniczenia, które nie mają merytorycznego uzasadnienia. Najczęściej spotykana jest niechęć do finansowania kosztów osobowych (wynagrodzeń) oraz biurowych. Jeśli takie zapisy znajdą się w ogłoszeniu, to jedyną możliwością ich zmiany byłoby unieważnienie konkursu. Wiąże się to jednak z dodatkowymi kosztami po stronie urzędu, więc jest to mało prawdopodobne. W składanym wniosku organizacja będzie więc musiała ponieść te koszty w ramach wkładu własnego. Jeśli tego nie zrobi, wniosek o dotację może zostać odrzucony z przyczyn formalnych. Należy jednak przekonywać władze publiczne o tym, że w pewnym wymiarze ponoszenie takich kosztów jest konieczne, po to by niekorzystne dla organizacji zapisy nie pojawiały się w kolejnych konkursach.

Co to jest wkład własny organizacji w realizację zadania?

Wkład własny to środki finansowe, które organizacja deklaruje jako własny udział w realizacji zadania. Jest on zazwyczaj określony procentowo w stosunku do wartości całego projektu, a nie od wartości dotacji, jaką chcemy otrzymać.

PRZYKŁAD:
Ministerstwo określiło, że wkład własny musi wynosić 10% wartości projektu. Organizacja przedkładając wniosek na 100 tys. zł musi więc zabezpieczyć 10 tys. zł ze środków własnych. 
 
Środki na wkład własny mogą pochodzić z darowizn, które uzyskuje organizacja, składek lub działalności gospodarczej, a także od innych sponsorów.  Grantodawca może też zastrzec źródła pochodzenia wkładu własnego, np. w funduszach europejskich wkład własny nie może pochodzić z innego funduszu europejskiego.
Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie pozwala także uzupełnić wkład własny organizacji poprzez skorzystanie z: poręczenia, gwarancji i pożyczki, których może udzielić samorząd.  Wkładem własnym są również wpłaty beneficjentów zadania – osób, dla których dane przedsięwzięcie jest realizowane. Wpłaty te muszą zostać pokazane we wniosku o dotację jako osobna pozycja, wraz z określeniem ich wielkości. Niektórzy uznają też, że do finansowego wkładu własnego można zaliczyć np. wyliczoną proporcjonalnie część czynszu lokalu partnera - o ile, oczywiście dotyczą one realizacji projektu (zadania). W umowie partnerskiej należy dookreślić zakres partnerstwa, czas jego trwania (więcej czytaj tutaj: wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/613211.html).
Należy zwrócić uwagę, że z zadeklarowanego we wniosku o dotację wkładu finansowego organizacja musi rozliczyć się w składanych sprawozdaniach.
We wniosku konkursowym można również zadeklarować wkład rzeczowy (np. lokal, sprzęt, materiały) i osobowy (np. praca wolontariuszy). Obie te formy są brane pod uwagę przy ocenie wniosku przez komisję konkursową (art. 15, ust. 2 pkt 5 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Czy trzeba mieć faktury na wydatki zapłacone z dotacji?

Zdecydowanie tak. Wynika to zarówno z przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości, które zobowiązują do dokumentowania wszelkich wydatków organizacji, jak i z przepisów dotyczących dotacji.
W ustawie o finansach publicznych poświęcono tej kwestii odrębny artykuł (art. 152), zobowiązujący organizacje pozarządowe do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków. Co prawda, często władze publiczne rozliczają dotację tylko na podstawie opisu realizacji zadania oraz spisu rachunków, ale mogą w każdej chwili poprosić o umożliwienie wglądu do nich.
Składane sprawozdanie musi zawierać spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien:
  • numer faktury (rachunku),
  • datę wystawienia,
  • wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji,
  • rodzaj towaru lub usługi.
Każda z faktur, przechowywana przez organizację powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji oraz zawierać opis z następującymi informacjami:
  • z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta
  • oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.
Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.
Ponadto, jeśli uzyskujemy dotacje ze środków publicznych, musimy się liczyć z możliwością kontroli, która również zażąda od nas przede wszystkim odpowiednio opisanych i zarchiwizowanych faktur pokazujących, że środki te zostały wydatkowane zgodnie ze złożonym wnioskiem i zawartą umową.
W rozporządzeniu określającym wzór sprawozdania z realizacji zadania mowa jest o tym, że do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Czy można sfinansować koszty administracyjne (np. biuro, telefon, księgową) ze środków publicznych?

Można, o ile w ogłoszeniu o konkursie nie wpisano ograniczeń w tym zakresie.
Warto pamiętać, że w ramach dotacji władze publiczne mogą finansować tylko te koszty, które są związane z realizacją zadania. Koszty biura czy księgowej zaliczają się do tej kategorii, pod warunkiem, że ich skala jest adekwatna do wielkości zadania. Nie można liczyć na sfinansowanie całego etatu przy zadaniu, które wymaga pracy księgowej na poziomie 5 godzin miesięcznie. Podobnie koszty biurowe muszą wynikać z wielkości realizowanego zadania i mieć swoje uzasadnienie w składanym wniosku.

Czy jest wzór umowy na wykonanie zadania publicznego?

Ramowy wzór umowy na wykonanie zadania publicznego został określony w rozporządzeniach ministra właściwego ds. zabezpieczenia społecznego:
  • Do konkursów ogłaszanych przed 3 września 2016 roku stosuje się zasady z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania z dnia 15 grudnia 2010 r. (Dz. U. z 2011 r., Nr 6, poz. 25) 
  • Do konkursów ogłaszanych od 3 września 2016 roku stosuje się zasady z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2016 poz. 1300)
  • Do ofert składanych w trybie tzw. "małych grantów" stosuje się umowę z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 sierpnia 2016 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz.U. 2016 poz. 1300)

Ponieważ jest to wzór ramowy, może podlegać modyfikacjom. Władze publiczne mogą wprowadzać do niego dodatkowe zapisy dotyczące szczegółowych zasad realizacji zadania. Również podpisująca umowę organizacja ma prawo zaproponować modyfikacje umowy (nie mogą być sprzeczne z treścią wzoru określonego w rozporządzeniach), tak by była dostosowana do specyfiki realizowanego zadania i konkretnej organizacji. Najczęściej jest to dopisywanie dodatkowych obowiązków nakładanych na organizację w zakresie sprawozdawczości czy informowania o realizacji projektu.Stąd ważne jest, by przed podpisaniem umowy zapoznać się dokładnie z jej zapisami. Jeśli oceniamy, że wprowadzone przez urząd modyfikacje umowy są niekorzystne dla naszej organizacji, można z nimi polemizować i przekonywać do zmiany. Jest to szczególnie ważne w umowach wieloletnich.
Umowa musi być podpisana przez przedstawicieli organizacji, którzy są do tego upoważnieni zgodnie ze statutem lub pełnomocnictwem.

Jakie przepisy uniemożliwiają samorządom uznanie jako kwalifikowanych kosztów związanych z inwestycją i zakupem środków trwałych?

Nie ma takiego przepisu. W przypadku inwestycji informacja o możliwości finansowania tego rodzaju kosztów powinna znaleźć się już w ogłoszeniu konkursowym, ponieważ samorząd musi zarezerwować na tego typu wydatki środki z tzw. paragrafu inwestycyjnego. Warunkiem uznania słuszności tego typu wydatków jest to, że nakłady na inwestycję służą realizacji zadań danej jednostki samorządu terytorialnego. Zdrowy rozsądek podpowiada zaś, że skala nakładów (dotacji) musi być adekwatna do zakresu zadania. W przeciwnym wypadku można się narazić na zarzut niegospodarności.

Czy z organizacją można zawrzeć wieloletnią umowę?

Tak. Zgodnie z Ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (art.16 ust 3) umowa o wspieranie lub powierzenie zadania publicznego może być zawarta na czas realizacji zadania lub na czas określony.
Oznacza to, że nie można jedynie zawierać umów na czas nieokreślony, nie ma natomiast zakazu zwierania umów wieloletnich.
Zawarcie takiej umowy wymaga przeprowadzenia konkursu na zadanie, które ma być realizowane przez kilka lat.
Urząd, ogłaszając konkurs, musi określić nie tylko całkowitą kwotę środków przeznaczonych na cały okres realizacji zadania, ale również podział środków na poszczególne lata budżetowe, tak by organizacja - tworząc kosztorys do oferty - mogła dostosować go do możliwości finansowych ogłaszającego konkurs.
Praktyka pokazuje, że w zależności od rodzaju zadania, umowy takie są zawierane zwykle na 2-3 lata.
Umowa wieloletnia daje władzom publicznym możliwość wyłonienia stałego realizatora zadania publicznego, ponadto nie wymaga powtarzania co roku procedury konkursowej. Z kolei dla organizacji jest to możliwość uzyskania stabilności finansowej i skupienia się na działaniach długofalowych, a nie doraźnym poszukiwaniu środków na kontynuację działalności.
Wieloletnia dotacja umożliwia również poszukiwanie innych, dodatkowych źródeł finansowania, co pozytywnie wpływa na poziom świadczonych usług.
Mankamentem takich umów jest trudność przewidywania kosztów na kilka lat do przodu. Często zatem konieczne są aneksy do umów, dotyczące zmian pozycji wydatków budżetowych.
Wyraź opinię 55 4

na skróty / spis treści