Przejdź do treści głównej

Jak zorganizować imprezę masową?

Podstawowe informacje na temat organizowania imprezy masowej istotne dla organizacji pozarządowych.

Czy zorganizowanie imprezy masowej wymaga zezwolenia?

Tak, zorganizowanie imprezy masowej wymaga uzyskania zezwolenia. Wydaje je wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwy ze względu na miejsce przeprowadzenia takiej imprezy. Żeby przeprowadzić imprezę masową, organizator, nie później niż na 30 dni przed planowanym terminem jej rozpoczęcia, występuje do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta z wnioskiem o wydanie zezwolenia na jej przeprowadzenie. Wniosek taki powinien zawierać:
  • dane organizatora imprezy;
  • dane osób uprawnionych do występowania w imieniu organizatora;
  • dane kierownika ds. bezpieczeństwa;
  • informacje o miejscu, terminie, godzinach, charakterze imprezy;
  • informację o przewidywanej liczbie widzów;
  • informację o zgodzie właściciela/zarządcy terenu/obiektu na organizację imprezy;
  • informację o odpłatności za wstęp na imprezę.
Wzór wniosku można znaleźć na stronach internetowych swojego urzędu lub pobrać we właściwym wydziale w urzędzie.
 
Do wniosku należy dołączyć:
1) opinie o niezbędnych środkach potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach wydane przez właściwego: komendanta policji, komendanta Państwowej Straży Pożarnej, dyrektora pogotowia ratunkowego (art. 25 ust 1 pkt 2);
2) opinię państwowego inspektora sanitarnego (art. 25 ust. 1 pkt 2);
Organizator musi wystąpić o te opinie na 30 dni przed rozpoczęciem imprezy. 
3) graficzny plan obiektu lub terenu, na którym ma być przeprowadzona impreza masowa, zawierający:
  • oznaczenie dróg dojścia i rozchodzenia się publiczności, dróg ewakuacyjnych i dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych;
  • oznaczenie punktów pomocy medycznej, punktów czerpalnych wody do picia i do celów przeciwpożarowych oraz punktów informacyjnych;
  • oznaczenie lokalizacji hydrantów przeciwpożarowych, zaworów, przyłączy wody, gazu i energii elektrycznej oraz innych elementów mających wpływ na bezpieczeństwo użytkowników obiektu lub terenu;
  • informacje o rozmieszczeniu służb porządkowych, rozmieszczeniu osób na imprezie masowej i ewentualnym rozdzieleniu ich według sektorów oraz o rozmieszczeniu punktów gastronomicznych i sanitariatów (art. 26 ust. 1);
4) regulamin obiektu wraz z informacją o sposobie udostępnienia go uczestnikom imprezy masowej (art. 25 ust. 2 pkt 3);
5) program i regulamin imprezy masowej, ewentualnie terminarz imprez masowych odbywających się według ustalonego terminarza lub według ustalonych zasad wraz z informacją o sposobie udostępnienia ich uczestnikom (art. 25 ust 2 pkt 2);
6) informację o liczbie miejsc dla osób w obiekcie lub na terenie, gdzie impreza masowa będzie zorganizowana, mogących wystąpić zagrożeniach porządku publicznego, w tym informację o ewentualnym uznaniu imprezy masowej za imprezę o podwyższonym ryzyku oraz informację o liczbie osób, które mogą być obecne, o stanie liczebnym, organizacji, oznakowaniu, wyposażeniu i sposobie rozmieszczenia służb porządkowej i informacyjnej (art. 26 ust. 1 pkt 4);
7) zaświadczenie potwierdzające, iż osoba wyznaczona przez organizatora do pełnienia funkcji kierownika ds. bezpieczeństwa odbyła przeszkolenie w tym zakresie (art. 26 ust. 1 pkt 5);
8) pisemną instrukcję określającą zadania służby porządkowej oraz warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczaniu imprezy (art. 25 ust. 2 pkt 4 i 5);
9) szczegółowe zasady postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego zagrożenia (art. 6 ust. 4);
10) polisę potwierdzającą ubezpieczenie się organizatora imprezy od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone uczestnikom imprezy masowej – w przypadku imprez, na które wstęp jest odpłatny (art. 27 pkt 2);
11) pisemną zgodę na przeprowadzenie imprezy masowej kierownika jednostki organizacyjnej lasów państwowych, parku narodowego lub krajobrazowego, w razie przeprowadzania imprezy na terenach będących w zarządzie tej jednostki (art. 27 pkt 3);
12) informację o powiadomieniu komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej, w przypadku imprezy masowej na terenach będącym w zarządzie jednostek organizacyjnych resortu obrony narodowej (art. 26 ust. 1 pkt 8);
13) informację o zainstalowanych urządzeniach rejestrujących obraz i dźwięk w trakcie imprezy (art. 6 i 7 ustawy).
 

Kto wydaje zezwolenie na imprezę masową? Co powinno zawierać i jaka jest wysokośc opłaty?

Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej jest wydawane w drodze decyzji administracyjnej.Za jego wydanie należy uiścić opłatę skarbową w wysokości obecnie 82 zł (zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej).
Zezwolenie powinno zawierać: nazwę organizatora, miejsce jej przeprowadzenia, czas rozpoczęcia i zakończenia, maksymalną liczbę osób, które mogą być obecne, liczbę porządkowych, dane o osobie reprezentującej organizatora w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób uczestniczących w imprezie (kierowniku do spraw bezpieczeństwa) oraz informację o ewentualnym zainstalowaniu urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
Od decyzji wójta, burmistrza albo prezydenta miasta o odmowie wydania zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej służy odwołanie, które wnosi się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego (SKO) w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji (za pośrednictwem organu, który wydał decyzję, czyli wójta, burmistrza lub prezydenta miasta). SKO rozpatruje odwołanie w terminie 4 dni od dnia jego wniesienia.

Jakie są obowiązki organizatora imprezy masowej?

Organizator imprezy masowej ma obowiązek zapewnić bezpieczeństwo uczestnikom imprezy, musi utrzymać porządek podczas jej trwania, zabezpieczyć medycznie imprezę oraz zapewnić właściwe warunków, w szczególności przeciwpożarowych i sanitarnych.
Organizator zapewnia m.in.:
  • spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa, w szczególności w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej;
  • służbę porządkową i informacyjną odpowiednio wyszkoloną i wyposażoną, wyróżniającą się elementami ubioru oraz powołuje kierownika do spraw bezpieczeństwa, kierującego tymi służbami;
  • pomoc medyczną oraz zaplecze higieniczno-sanitarne;
  • drogi ewakuacyjne oraz drogi umożliwiające dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji;
  • warunki zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy;
  • sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne przy zabezpieczeniu działań ratowniczo-gaśniczych.
Powierzenie profesjonalnym podmiotom (np. agencji ochrony) dbałości o bezpieczeństwo na imprezie nie zwalnia organizatora z odpowiedzialności za nią.

Imprezę masową trzeba ubezpieczyć

Najpierw należy sprawdzić się, czy organizowany przez stowarzyszenie piknik jest imprezą masową w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych czy też jest to inna impreza, w której wprawdzie weźmie udział wielu uczestników, ale nie będzie ona podlegała przepisom w zakresie obowiązkowego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (OC) organizatora imprezy masowej.

Czy to impreza masowa
Jeśli pada hasło „impreza masowa” od razu myślimy o ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. To ważne, ponieważ organizator musi uzyskać wymagane zezwolenia na jej przeprowadzenie, a także – jeżeli jest to impreza odpłatna – musi dopełnić obowiązku ubezpieczenia się w zakresie odpowiedzialności cywilnej jako organizator imprezy. Organizacje, które w ramach swojej działalności statutowej organizują różnego rodzaju pikniki, festyny, koncerty powinny zapoznać się z tą ustawą, żeby mieć pewność kiedy ich dotyczy, a kiedy nie.

Zgodnie z definicją ustawową, która zawarta jest w art. 3 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, główne cechy imprezy masowej to:

  1. ściśle określona w ustawie minimalna liczba miejsc dla publiczności (uczestników) uwarunkowana miejscem odbywania się imprezy oraz stopniem ryzyka związanym z tą imprezą oraz
  2. celowościowy charakter imprezy (artystyczno-rozrywkowy, sportowy, mecz piłki nożnej).

Regulacjom ustawy podlegają zatem wyłącznie te imprezy, które spełniają tę definicję.

Minimalna liczba uczestników, decydująca o tym, czy jest to impreza masowa podlegająca ustawie, wynosi dla imprez artystyczno-kulturalnych i sportowych:

  1. jeżeli impreza odbywa się na hali sportowej lub w innym budynku:
    a) dla imprezy bezpiecznej – 500 osób (300 osób w przypadku imprezy sportowej),
    b) dla imprezy mniej bezpiecznej (czyli imprezy o podwyższonym ryzyku) – 200 osób;
  1. jeżeli impreza odbywa się na stadionie lub na innym obiekcie, który nie jest budynkiem czy też terenem gdzie może odbyć się impreza
    a) dla imprezy bezpiecznej – 1000 osób,
    b) dla imprezy mniej bezpiecznej (czyli imprezy o podwyższonym ryzyku) – 300 osób.

W przypadku meczy piłki nożnej odbywających się na stadionach lub w innych obiektach sportowych – minimalna liczba uczestników określona dla meczu bezpiecznego to 1000 osób, a dla meczu o podwyższonym ryzyku – 200 osób.

Przez imprezę o podwyższonym ryzyku rozumieć należy imprezę, w czasie której istnieje obawa wystąpienia przemocy lub agresji (na podstawie dotychczasowych doświadczeń dotyczących zachowania uczestników podobnych imprez lub na podstawie informacji o przewidywanych zagrożeniach).

Ponieważ ustawa porusza wiele aspektów zabezpieczeń imprezy masowej (nie tylko w zakresie ochrony ubezpieczeniowej) pojawiają się w niej pojęcia zaczerpnięte z innych ustaw, np. prawa budowlanego czy ochrony przeciwpożarowej. To w nich należy szukać wyjaśnienia tych pojęć (np. czym jest „obiekt niebędący budynkiem”).

Dodatkowo w pkt. 1) art. 3 ustawy podane są rodzaje imprez, które nie podlegają opisywanej ustawie – są to imprezy organizowane:

  • w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki i innych podobnych obiektach
  • w szkołach i placówkach oświatowych  przez zarządzających tymi szkołami i placówkami
  • w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży
  • imprezy sportowe organizowane dla sportowców niepełnosprawnych
  • imprezy sportu powszechnego o charakterze rekreacji ruchowej, ogólnodostępnym i nieodpłatnym, organizowane na terenie otwartym
  • imprezy zamknięte organizowane przez pracodawców dla pracowników

Masowa i odpłatna – obowiązek ubezpieczenia OC
Art. 53 ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych nakłada na organizatora imprezy masowej, na którą wstęp jest odpłatny, obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) za szkody wyrządzone osobom w niej uczestniczącym. Obowiązek ubezpieczenia powstaje najpóźniej w dniu złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie takiej imprezy. Wynika to z rozporządzenia ministra finansów w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia OC organizatorów imprez masowych. Rozporządzenie to określa także szczegółowy zakres tego ubezpieczenia. Wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej jest uzależniona od charakteru imprezy, miejsca jej przeprowadzenia oraz liczby miejsc dla uczestników imprezy.

Zwykła impreza – bez obowiązku ubezpieczenia OC
Jeżeli organizowana impreza nie jest imprezą masową odpłatną lub w ogóle nie jest imprezą masową w rozumieniu ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, to organizator nie ma obowiązku zawarcia ubezpieczenia OC. Niemniej jednak warto to zrobić i zawrzeć dobrowolne ubezpieczenie OC na zasadach ogólnych, ponieważ konsekwencje braku takiego ubezpieczenia, w przypadku poniesienia szkody przez jakiegoś uczestnika, są bardzo poważne. Towarzystwa ubezpieczeniowe często podają w umowach specjalną klauzulę do OC ogólnego związaną z odpowiedzialnością cywilną organizatora imprezy masowej, która nie podlega pod obowiązkowe ubezpieczenie.

Jako organizator imprezy – odpowiadamy za wszystko, co się podczas tej imprezy może wydarzyć. Jeśli nie mamy ubezpieczenia OC, a będzie stwierdzona odpowiedzialność cywilna organizatora (stowarzyszenia, fundacji), to będzie on musiał zaspokoić roszczenia pokrzywdzonych z własnych środków. Ważne, aby sobie uświadomić, że wcale nie musi tu chodzić od razu o poważne wypadki z dużymi konsekwencjami. Często są to z pozoru drobne sytuacje.

PRZYKŁAD:
Uczestnik pikniku zaczepił nogą o chodnik, przewrócił się i skręcił nogę. W konsekwencji tego zdarzenia, był na zwolnieniu lekarskim, poniósł dodatkowe koszty leczenia, a później okazało się, że noga mimo leczenia jest niesprawna. Uczestnik pikniku doznał krzywdy w wyniku zupełnie niepozornego zdarzenia. Jest świadomy swoich praw – w związku z czym będzie dowodził, że to organizator odpowiednio nie zabezpieczył terenu imprezy i dlatego doszło do wypadku. Jeśli w toku postępowania faktycznie znajdzie to potwierdzenie, wówczas organizator będzie zobowiązany do zaspokojenia uzasadnionych roszczeń poszkodowanego. Może to być zadośćuczynienie za doznaną krzywdę, wyrównanie utraconych w okresie zwolnienia zarobków, pokrycie kosztów leczenia itp.

Tak więc z pozoru niegroźnie wyglądające zdarzenie może mieć dla organizacji dotkliwe konsekwencje finansowe.

Co można poradzić stowarzyszeniu
Trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na zadane na wstępie przez stowarzyszenie pytanie, ponieważ jest ono bardzo ogólne. Ale można założyć, że możliwe są następujące sytuacje:

  • Piknik, który organizuje stowarzyszenie ma charakter artystyczno-rozrywkowy, odbywa się na miejscowym stadionie i planowane jest, że weźmie w nim udział min. 1000 osób, które wykupią bilety wstępu. Jest to wówczas impreza masowa odpłatna. Oznacza to, że stowarzyszenie ma obowiązek zawarcia z zakładem ubezpieczeń ubezpieczenia OC w związku z ewentualnymi szkodami wyrządzonymi uczestnikom pikniku. Zgodnie ze wspomnianym wcześniej rozporządzeniem ministra finansów – jeżeli liczba uczestników nie przekroczy 2000 osób i impreza nie będzie zakwalifikowana jako impreza o podwyższonym ryzyku – minimalna suma gwarancyjna w ubezpieczeniu OC wyniesie równowartość w złotych 30.000 euro (tzn. stowarzyszenie zostanie zabezpieczone na wypadek ewentualnych szkód do wysokości 30.000 euro, wszystko powyżej tej kwoty pokryje z własnych środków).
  • Jeśli organizowany piknik ma co prawda charakter artystyczno-rozrywkowy, ale nie jest odpłatny lub weźmie w nim udział nie więcej niż 200-300 osób, to nie będzie to impreza, która podlega obowiązkowemu OC. Ale wówczas warto rozważyć zakup ubezpieczenia OC dobrowolnego.

W obydwu przypadkach stowarzyszenie nie musi znać dokładnych danych uczestników imprezy. Często jest to nawet niemożliwe. Potrzebna jest mu tylko liczba uczestników. W pierwszym przypadku (czyli jeżeli w grę wchodzi obowiązkowe ubezpieczenia OC) – liczba uczestników będzie odpowiadać liczbie planowanych do sprzedania biletów (nie może być jednak większa niż liczba uczestników, na którą opiewa zgoda właściwych władz wydana na organizację imprezy masowej). W drugim przypadku, czyli jeżeli w grę wchodzi dobrowolne ubezpieczenie OC, liczbę uczestników wystarczy oszacować.

Ubezpieczenie NNW
Czy warto zawrzeć umowę ubezpieczenia NNW, jeśli mamy już ubezpieczenie OC? Warto – jest to dodatkowa ochrona uczestników imprezy. Zawieramy ubezpieczenie zbiorowe NNW, w którym nie musimy wskazywać uczestników z imienia i nazwiska. Wystarczy dookreślić grupę osób ubezpieczonych i podać szacowaną ich liczbę.

Koszt takiego ubezpieczenia nie musi być wysoki. Ponieważ różnice w ofertach zakładów ubezpieczeniowych są dość duże, warto porównać różne oferty (pomiędzy konkretnymi firmami to może być nawet różnica kilkuset złotych). Koszt zależy przede wszystkim od umówionej sumy ubezpieczenia, liczby uczestników i czasu trwania oraz charakteru imprezy (artystyczna czy sportowa?).

Pamiętajmy też, że warto przewidzieć ubezpieczenie NNW – podobnie jak koszt ubezpieczenia OC – w budżecie projektu, jeśli zorganizowanie pikniku, ma być dofinansowane z dotacji, np. od miasta, gminy lub przez innego sponsora.

Podstawa prawna:

 

Wyraź opinię 35 0

na skróty / spis treści