Przejdź do treści głównej

Kontrola podatkowa (wybrane zagadnienia)

Przedstawiamy podstawowe informacje o kontroli podatkowej. Kontrola podatkowa sprawdza w organizacjach pozarządowych (podobnie jak i w innych podmiotach) czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego. Tekst powstał dzięki współpracy ngo.pl i Centrum Pro Bono.

tekst powstał dzięki współpracy ngo.pl i Centrum Pro Bono
opracowanie: Kancelaria SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp. k.
 

Co może, a czego nie może skontrolować organ kontrolujący w organizacji?

Zgodnie z art. 283 § 5 Ordynacji podatkowej zakres kontroli podatkowej nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu do jej przeprowadzenia. Celem kontroli jest natomiast sprawdzenie, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego.

Jak wynika z przepisów Ordynacji podatkowej, kontrola podatkowa powinna zostać zakończona bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie wskazanym w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli. Poza regulacjami Ordynacji podatkowej, do kontroli podatkowej znajdują zastosowanie ogólne ograniczenia co do czasu trwania kontroli, wynikające z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zgodnie z którymi czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy nie może przekroczyć w jednym roku kalendarzowym: 

  • w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,
  • w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,
  • w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,
  • w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością. W toku kontroli podatkowej, na żądanie kontrolujących kontrolowany obowiązany jest zapewnić dostęp do ksiąg podatkowych w swojej siedzibie albo w siedzibie biura rachunkowego, w którym księgi są prowadzone – jeżeli udostępnienie ich w siedzibie kontrolowanego w znacznym stopniu utrudni prowadzenie jego bieżącej działalności. Jeżeli kontrolowany prowadzi działalność w lokalu mieszkalnym, czynności kontrolne są prowadzone w tym lokalu na analogicznych zasadach. 

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne za zgodą kontrolowanego mogą być przeprowadzane również w siedzibie organu podatkowego, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub zrezygnuje on z uczestniczenia w czynnościach kontrolnych.

Zgodnie z art. 287 Ordynacji podatkowej kontrolowany, jego pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani umożliwić w szczególności:

  • nieodpłatnie, filmowanie, fotografowanie, dokonywanie nagrań dźwiękowych oraz utrwalanie stanu faktycznego za pomocą innych nośników informacji, jeżeli film, fotografia, nagranie lub informacja zapisana na innym nośniku może stanowić dowód lub przyczynić się do utrwalenia dowodu w sprawie będącej przedmiotem kontroli;
  • przedstawić (na własny koszt), na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli;
  • przekazać (na własny koszt), za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, wyciąg z ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych zapisany w postaci elektronicznej jednolitego pliku kontrolnego.

Kontrolowany ma obowiązek w wyznaczonym terminie udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty oraz zapewnić kontrolującemu warunki do pracy, a w tym w miarę możliwości udostępnić samodzielne pomieszczenie i miejsce do przechowywania dokumentów.

Reprezentant kontrolowanego, pracownik oraz osoba współdziałająca z kontrolowanym są obowiązani udzielić wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli, w zakresie wynikającym z wykonywanych czynności lub zadań.

Kontrolujący są uprawnieni do wstępu na teren jednostki kontrolowanej oraz poruszania się po tym terenie na podstawie legitymacji służbowej bez potrzeby uzyskiwania przepustki oraz nie podlegają rewizji osobistej przewidzianej w regulaminie wewnętrznym tej jednostki; podlegają natomiast przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy obowiązującym w kontrolowanej jednostce.

Co do zasady nie może być prowadzonych jednocześnie kilku kontroli, jednak nie dotyczy to m.in. przypadków, gdy:

  • przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia;
  • przedsiębiorca wyraził zgodę na równoczesne podjęcie i prowadzenie więcej niż jednej kontroli;
  • przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego;
  • kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu.

Rozpoczęcie kontroli

Kontrola podatkowa jest co do zasady zapowiedziana, o czym stanowi art. 282b Ordynacji podatkowej. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Wszczęcie kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia wymaga zgody lub wniosku kontrolowanego. 

Wszczęcie kontroli podatkowej następuje przez doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do jej przeprowadzenia oraz okazanie legitymacji służbowej.

Organ podatkowy nie zawiadamia podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jedynie w ściśle określonych przypadkach, np. gdy czynności kontrolne mają stanowić działania zapobiegające popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego. W takim wypadku kontrola podatkowa może być wszczęta po okazaniu legitymacji służbowej uprawnionej osobie (np. reprezentantowi kontrolowanego lub pełnomocnikowi), a w razie ich nieobecności:

  • po okazaniu legitymacji służbowej pracownikowi, który może być uznany za osobę, o której mowa w art. 97 kodeksu cywilnego (tj. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa przeznaczonym do obsługiwania publiczności);
  • lub w obecności przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny, niebędący jednak pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Kontrola podatkowa jest przeprowadzana na podstawie imiennego upoważnienia udzielonego przez właściwy organ (tj. naczelnika urzędu skarbowego; wójta, burmistrza (prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa; Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Także w przypadku wszczęcia kontroli po okazaniu legitymacji służbowej, kontrolujący bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli, powinien doręczyć upoważnienie do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli podatkowej powinno zawierać:

  • oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia;
  • wskazanie podstawy prawnej;
  • imię i nazwisko kontrolującego (kontrolujących);
  • numer legitymacji służbowej kontrolującego (kontrolujących);
  • oznaczenie kontrolowanego;
  • określenie zakresu kontroli;
  • datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia kontroli;
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia, z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Jaki może być przebieg kontroli?

Ordynacja podatkowa przyznaje kontrolującym przeprowadzającym kontrolę podatkową szeroki zakres uprawnień. Kontrolujący, w zakresie wynikającym z upoważnienia, są w szczególności uprawnieni do:

  • wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego;
  • wstępu do lokali mieszkalnych;
  • żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do dokonania jego oględzin;
  • żądania udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich odpisów, kopii, wyciągów, notatek, wydruków i udokumentowanego pobierania danych w formie elektronicznej;
  • zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą;
  • zabezpieczania zebranych dowodów;
  • legitymowania osób w celu ustalenia ich tożsamości, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
  • żądania przeprowadzenia spisu z natury;
  • przesłuchiwania świadków, kontrolowanego oraz innych osób, w tym pracowników i reprezentanta kontrolowanego;
  • zasięgania opinii biegłych.

Kontrolujący może również zażądać wydania, na czas trwania kontroli, za pokwitowaniem:

  • próbek towarów;
  • akt, ksiąg i dokumentów:
    • w razie powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że są one nierzetelne, lub
    • gdy podatnik nie zapewnia kontrolującym warunków umożliwiających wykonywanie czynności kontrolnych związanych z badaniem tej dokumentacji, a w szczególności nie udostępnia kontrolującym samodzielnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów.

Należy zwrócić uwagę, że powyższe wyliczenie ma charakter jedynie przykładowy i zależnie od konkretnych okoliczności, może ulegać modyfikacjom.

Co do zasady czynności kontrolne prowadzone są w godzinach prowadzenia działalności przez kontrolowanego, a w przypadku skrócenia w toku kontroli czasu prowadzenia działalności - czynności kontrolne mogą być prowadzone przez 8 godzin dziennie. 

Jakie są uprawnienia kontrolowanego?

Kontrolowany ma przede wszystkim prawo do czynnego udziału w przeprowadzanej kontroli podatkowej, w tym prawo do:

  • udziału w czynności przesłuchania świadka, i dowodu z biegłego, o których powinien być zawiadomiony przynajmniej 3 dni przed terminem ich przeprowadzenia;
  • udziału w czynności dokonywania oględzin, o których powinien być zawiadomiony nie później niż bezpośrednio przed ich podjęciem;
  • żądania przeprowadzenia dowodów;
  • przeglądania akt, sporządzania z nich notatek, odpisów i kopii;
  • złożenia wyjaśnień i zastrzeżeń do protokołu kontroli.

W przypadku podjęcia i prowadzenia przez kontrolujących czynności z naruszeniem obowiązujących przepisów, kontrolowany może wnieść sprzeciw – na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Sprzeciw wnosi się na piśmie w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli do organu podejmującego i wykonującego kontrolę. O wniesieniu sprzeciwu kontrolowany zawiadamia na piśmie kontrolującego. Sprzeciw musi zawierać uzasadnienie jego wniesienia.

Wniesienie sprzeciwu wstrzymuje czynności kontrolne, z chwilą doręczenia kontrolującemu zawiadomienia o wniesieniu sprzeciwu do czasu rozpatrzenia sprzeciwu, a w przypadku wniesienia zażalenia do czasu jego rozpatrzenia.

Sprzeciw wobec podjęcia kontroli i jej wykonywania może dotyczyć w szczególności naruszenia przez organy przepisów w zakresie:

  • braku zawiadomienia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli;
  • podjęcia kontroli bez okazania legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
  • wykonywania kontroli podczas nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej;
  • naruszenia zakazu podejmowania więcej niż jednej kontroli u tego samego przedsiębiorcy;
  • przekroczenia dopuszczalnego czasu trwania kontroli).

Należy mieć jednak na uwadze, że w pewnych, szczególnych przypadkach wniesienie sprzeciwu jest niedopuszczalne, tj. np. gdy przeprowadzenie kontroli jest niezbędne do przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia.

Protokół kontroli i możliwość kwestionowania ustaleń kontroli

Kontrola podatkowa kończy się w dniu doręczenia kontrolowanemu protokołu kontroli.

Protokół kontroli powinien zawierać w szczególności:

  • wskazanie kontrolowanego;
  • wskazanie osób kontrolujących;
  • określenie przedmiotu i zakresu kontroli;
  • określenie miejsca i czasu przeprowadzenia kontroli;
  • opis dokonanych ustaleń faktycznych;
  • dokumentację dotyczącą przeprowadzonych dowodów;
  • ocenę prawną sprawy będącej przedmiotem kontroli;
  • pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń lub wyjaśnień oraz prawie złożenia korekty deklaracji;
  • pouczenie o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego przez kontrolowanego o każdej zmianie swojego adresu dokonanej w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia kontroli podatkowej, jeżeli w toku kontroli podatkowej ujawniono nieprawidłowości, oraz skutkach niedopełnienia tego obowiązku. 

Jak wynika z art. 291 Ordynacji podatkowej, kontrolowany, który nie zgadza się z ustaleniami protokołu, może w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia przedstawić zastrzeżenia lub wyjaśnienia, wskazując równocześnie stosowne wnioski dowodowe.

Złożone przez podatnika zastrzeżenia lub wyjaśnienia kontrolujący jest obowiązany rozpatrzyć w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania zawiadomić kontrolowanego o sposobie ich załatwienia, wskazując w szczególności, które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione, wraz z uzasadnieniem faktycznym i prawnym.

W przypadku niezłożenia wyjaśnień lub zastrzeżeń, przyjmuje się, że kontrolowany nie kwestionuje ustaleń kontroli.

Jeżeli kontrola podatkowa ujawniła nieprawidłowości, a podatnik nie złożył deklaracji lub nie dokonał korekty deklaracji w całości uwzględniającej ujawnione nieprawidłowości, organ podatkowy wszczyna postępowanie podatkowe w sprawie, która była przedmiotem kontroli podatkowej, nie później niż w terminie 6 miesięcy od zakończenia kontroli.
 

W razie jakichkolwiek wątpliwości albo w razie chęci pozyskania wsparcia w zakresie kontroli, zapraszamy do kontaktu z ekspertami Kancelarii SSW. Niniejsze opracowanie nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Kancelaria SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy sp. k. nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji w nim zawartych bez wcześniejszego zasięgnięcia opinii Kancelarii.

 


Centrum Pro Bono

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/


Kancelaria SSW Spaczyński, Szczepaniak i Wspólnicy Sp.k.

Filipek & Kamiński

Kancelaria SSW powstała w 2009 roku, a nasz zespół składa się obecnie z ponad 100 ekspertów. Jesteśmy jedną z największych polskich kancelarii. Współpracujemy z prawnikami, doradcami podatkowymi oraz ekspertami finansowymi, którzy zdobywali doświadczenie w polskich, a także w międzynarodowych kancelariach prawniczych oraz firmach doradczych wielkiej czwórki. Naszym celem i ideą jest dostarczenie klientom usług, które stanowią wartość dodaną dla ich biznesu. Nie postrzegamy siebie wyłącznie jako doradców, lecz jako partnerów i konsultantów, którzy poprzez kompleksowe zrozumienie klienta i jego potrzeb, dostarczają rozwiązania.

Oprócz naszego know-how oferujemy klientom pełne zaangażowanie we współpracę, profesjonalizm, elastyczność w działaniu, innowacyjne rozwiązania i przejrzystą komunikację opartą na najnowocześniejszych technologiach.

Nasze kompetencje potwierdzają rekomendacje międzynarodowych rankingów prawniczych takich jak Legal 500, Chambers Europe, IFLR 1000, które opierają się wyłącznie na opiniach Klientów. 

Posiadamy biura w Warszawie i Poznaniu, a nasze usługi obejmują podmioty z różnych rejonów Polski i świata dzięki stowarzyszeniu kancelarii TAGLaw.

 


Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.
Wyraź opinię 0 0

na skróty / spis treści