Przejdź do treści głównej

Podziękowania dla podatników przekazujących 1% a dane osobowe

Podstawowe informacje na temat danych osobowych należących do osób przekazujących 1% podatku organizacji pozarządowej.

Nasza organizacja, mająca status OPP otrzymała z urzędu skarbowego dane osobowe podatników, którzy przekazali nam swój 1%. Czy ten zbiór trzeba zarejestrować w GIODO?

Każda organizacja pożytku publicznego może otrzymać z urzędu skarbowego (nawet jeśli nie jest to jej do niczego potrzebne), dane osobowe podatników, którzy przekazali jej 1% swojego podatku. Decyzja w tej sprawie została przeniesiona na podatnika, który wypełniając zeznanie podatkowe, może zaznaczyć w nim odpowiednią rubrykę i w ten sposób wyrazić zgodę na przesłanie jego danych organizacji. Prawdopodobnie podatnik nie ma świadomości, że przekazując swoje dane organizacji, może jej przysporzyć dużo niepotrzebnej pracy. Jednocześnie wiele organizacji nie ma do końca świadomości, co oznacza dla niej posiadanie tych danych.

Niewątpliwie organizacje dzięki tym informacjom mogą czerpać wiedzę na temat swoich darczyńców, ale jeśli chcą postępować zgodnie z prawem, nie powinny nic więcej z tą wiedzą robić. Zdaniem Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) wykorzystanie tych danych np. do wysłania podziękowania podatnikowi, będzie użyciem ich niezgodnym z celem przekazania. Więcej na ten temat czytaj tutaj: wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/583518.html

Otrzymując dane OPP staje się administratorem danych osobowych podatników, którzy wpłacili 1%. Przypomnijmy, że jeżeli organizacja posiada zbiór danych (a jest nim każdy posiadający strukturę zestaw danych) albo pojedyncze dane, które przetwarza w systemie informatycznym, podlega szeregowi obowiązków z tego tytułu. Jednym z obowiązków jest ochrona posiadanych danych (a więc właściwe ich zabezpieczenie, zgodnie z wytycznymi określonymi w przepisach prawa), a także zgłoszenie informacji o posiadanym zbiorze do GIODO.

Wydaje się też, że jeżeli OPP nie chce „przetwarzać” tych danych musi taką listę zniszczyć i to najlepiej komisyjnie, sporządzając protokół z jej zniszczenia lub usunąć część danych, tak aby nie pozwalały one na identyfikację osób z listy (można np. usunąć nazwiska i adresy pozostawiając tylko imiona, nazwy miejscowości wysokość przekazanych kwot). Takie częściowe dane mogą służyć np. do celów i statystycznych, jeżeli organizacja chce wiedzieć czy otrzymuje 1% od osób z dużych czy małych miejscowości, kobiet czy mężczyzn, itp.

Czy zgoda, którą wyraża podatnik w PIT może być traktowana jako zgoda na przetwarzanie jego danych osobowych przez OPP? Czy można wysłać podatnikom podziękowania za przekazanie 1%?

Zgoda wyrażona w zeznaniu podatkowym jest zgodą na przekazanie danych organizacji. Informacja o celu szczegółowym, która również znalazła się w picie, dotyczy celu przekazania środków z 1% , a nie celu przetwarzania danych.

W związku z tym nie do końca jest jasne, czy organizacja może po otrzymaniu informacji o podatniku i zapoznaniu się z nimi, dalej te informacje przetwarzać (np. przechowywać). Z pewnością nie powinna ich wykorzystywać w jakimś innym celu (np. aby wysłać podziękowanie). Warto zwrócić uwagę na jedną z zasad przetwarzania danych, jaką jest zasada celowości. Zgodnie z nią dane powinny być zbierane do celów oznaczonych, zgodnych z prawem i znanym osobom, których dotyczą. Można wysnuć tezę, że skoro podatnik zgodził się tylko na przekazanie danych i na nic więcej nie wyrażał zgody (bo nie było o tym mowy w formularzu podatkowym), to organizacja, poznając te dane cel zrealizowała i dane nie są już jej do niczego potrzebne, a więc powinny ulec usunięciu lub zanonimizowaniu.
A zgodnie z przepisami prawa, zgoda na przetwarzanie musi być wyraźnym oświadczeniem woli, i powinna zawierać celu, zakresie i informacje o podmiocie, który otrzymał dane.

Zgodnie z art. 45c ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, naczelnik urzędu skarbowego przekazuje OPP: imię i nazwisko, adres podatnika, wysokość kwoty nieprzekraczającej 1% podatku przekazanej na rzecz tej organizacji, po wyrażeniu przez podatnika w zeznaniu podatkowym lub korekcie zeznania, zgody na ich przekazanie. Informacje te naczelnik urzędu skarbowego przekazuje organizacji pożytku publicznego, w formie pisemnej, w lipcu lub sierpniu roku podatkowego, w którym składane jest zeznanie podatkowe.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie określenia wzorów rocznego obliczenia podatku oraz zeznań podatkowych obowiązujących w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych określa natomiast w załączniku nr 2 wzór zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesienia straty) w roku podatkowym (PIT 37). Formularz zeznania podatkowego określony ww. wzorem przewiduje dobrowolne podanie w poz. 127 m. in. danych ułatwiających kontakt z podatnikiem, a w poz. 129 dobrowolne wyrażenie zgody na przekazanie organizacji pożytku publicznego danych, o których mowa w art. 45c ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jednocześnie w poz. 128 formularza PIT 37 zawarte zostało określenie „cel szczegółowy 1%”, jednakże odnosi się to do możliwości dobrowolnego podania przez podatnika celu, na jaki ma zostać wykorzystany przez organizację pożytku publicznego przekazany 1% podatku.
Należy tu zwrócić uwagę na to, iż zgoda osoby, której dane dotyczą to - w świetle art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych - oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie, zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Co prawda z definicji tej nie wynikają szczegółowe zasady formułowania zgody, niemniej jednak z treści klauzuli zgody na przetwarzanie danych osobowych powinno w sposób niebudzący wątpliwości wynikać w jakim celu, w jakim zakresie i przez kogo dane osobowe mogą być przetwarzane. Wyrażający zgodę musi mieć pełną świadomość tego na co się godzi. Stanowisko to podzielił Naczelny Sąd Administracyjny, który w uzasadnieniu wyroku z dnia 4 kwietnia 2003 r., wydanego w sprawie o sygnaturze akt: II SA 2135/2002, stwierdził, iż zgoda na przekazywanie danych musi mieć charakter wyraźny, a jej wszystkie aspekty muszą być jasne dla podpisującego w momencie jej wyrażania. Nie zmienia tego nawet możliwość zgłoszenia zastrzeżeń wobec pewnych form przetwarzania danych.

UWAGA!

Wykorzystanie tej zgody do kontaktu z podatnikiem, np. w celu wysłania mu podziękowań nie jest zgodne z prawem.


Tak więc jakkolwiek zgoda wyrażana przez podatnika dotyczy przekazania dotyczących go danych przez naczelnika urzędu skarbowego organizacji pożytku publicznego, to jednocześnie z treści „cel szczegółowy 1%” nie można domniemywać celów przetwarzania tych danych przez organizację pożytku publicznego.

Co należy zrobić, jeśli OPP chce wysłać podziękowania podatnikom, którzy przekazali jej 1%?

Zgodnie ze stanowiskiem GIODO organizacja pożytku publicznego powinna zarejestrować informacje o takiej bazie w GIODO i podać cel ich przetwarzania (np. kontakt "z darczyńcami").

Wyraź opinię 17 2

na skróty / spis treści