Przejdź do treści głównej

Jak napisać projekt?

Wszystko co należy wiedzieć o pisaniu projektów w organizacji pozarządowej.

Co to jest projekt w organizacji?

W języku polskim słowo „projekt” oznacza m.in. plan działania lub wstępną wersję czegoś. Mówiąc o projekcie w tym dziale poradnik.ngo.pl w kontekście organizacji pozarządowych mamy na myśli projekt jako metodę pracy.

UWAGA!
Projekt jest owocem planowania działań, które z założenia mają prowadzić do pewnej zmiany społecznej, najczęściej zmiany na lepsze.

Jest przedsięwzięciem zaplanowanym, działaniem mającym określony swój początek i koniec, jego głównym celem jest doprowadzanie do pozytywnych skutków, wytworzenia nowej jakości. Projekt opisuje zastaną rzeczywistość, określa czas, kierunki i sposoby jej zmiany, definiuje niezbędne do tej zmiany zasoby. Cele projektu mają określać, co zmieni się w sytuacji naszych odbiorców lub co zmieni się w środowisku, w którym realizujemy przedsięwzięcie.


PRZYKŁAD:
Projektem możemy nazwać zaplanowane przez organizacje działania zmierzające do popularyzacji zatrudnienia osób starszych i zapobiegania dyskryminacji wiekowej na rynku pracy. Organizacja planująca taki projekt może założyć, że przez okres jednego roku będzie uświadamiać instytucje rynku pracy, samorządy lokalne, organizacje zrzeszające pracodawców w danym  regionie o korzyściach wynikających z zatrudnienia osób posiadających duże doświadczenie życiowe i zawodowe. Narzędzia za pomocą, których będzie chciała zmienić otaczającą rzeczywistość będą akcje informacyjne, warsztaty, konferencje, kampanie promujące, które w efekcie pozwolą zwiększyć szansę zatrudniania osób po pięćdziesiątym roku życia.
 

 

Po co tworzy się projekty w organizacjach pozarządowych?

Istotą pracy organizacji pozarządowych jest dokonywanie pozytywnych zmian w otoczeniu, w którym działają (np. poprawa sytuacji niepełnosprawnych, wzmacnianie postaw proekologicznych, lepszy dostęp do edukacji). Z tego powodu organizacje tworzą projekty – przez ich realizację chcą rozwiązywać problemy społeczne  w otaczającej je rzeczywistości.

Wiele podmiotów traktuje projekt jako kluczowy element w tworzeniu wniosku, którego powodzenie pomaga w pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowych.  Jednak  to chęć dokonania  zmiany społecznej, która wynika z potrzeb pewnej określonej grupy społecznej, powinna być dla tworzenia projektu kluczowa.

Czy projekt to to samo co wniosek lub program?

Projekt, wniosek i program – to słowa, które bardzo często pojawiają się, kiedy myślimy o pozyskiwaniu funduszy na działalność organizacji pozarządowej. Okazuje się, że pojęcia te nie są zamienne, a w praktyce różnią się od siebie.
Poniżej porównujemy to, czym jest projekt, czym wniosek, a czym program w działalności organizacji pozarządowych.

projekt

  • Projekt jest metodą pracy, procesem planistycznym, w który zaangażowany powinien zostać zespół projektowy ( kilka osób). To finalny efekt planowania, który obejmuje analizę sytuacji, wyznaczenie celów, działań, rezultatów, szacowanie zasobów niezbędnych do jego wykonania.
  • Projektów nie składamy. Gotowe projekty są naszym narzędziem pracy. Określają zmianę, jaką chcemy przeprowadzić i narzędzia, jakie będą potrzebne do tej zmiany. Dobry projekt jest zatem podstawą do tego, by złożyć dobry, logiczny i spójny wniosek.
  • Na jeden projekt możemy też napisać kilka wniosków, które wzajemnie będą się uzupełniać.

wniosek

  • Wniosek to  oferta na realizację naszego projektu (bądź jego fragmentu) przedstawiana sponsorowi w zaproponowanym przez niego formacie (w odpowiednich tabelkach), może zostać sporządzony przez jedną osobę.
  • Wniosek jest aplikacją o fundusze, którą składamy u sponsora. To narzędzie zdobycia pieniędzy lub środków materialnych na realizację zaplanowanego projektu.
  • Wypełnienie wniosku to czynność techniczna i administracyjna. Ważnym elementem są załączniki. Do wniosku, w zależności od wymagań sponsora, należy załączyć: statut organizacji, wyciąg z odpowiedniego rejestru, bilans, sprawozdanie merytoryczne, CV kluczowych osób, itp.

program

  • Program to grupa najczęściej ściśle połączonych ze sobą projektów, które wspólnie tworzą jedną całość i pozwalają osiągnąć wspólny cel nadrzędny, który nie byłby możliwy do osiągnięcia, gdyby każdy z projektów był realizowany z osobna.

Jak pozyskać pieniądze na realizację projektu?

Aby zrealizować projekt trzeba znaleźć sponsora, który może być zainteresowany finansowaniem naszego pomysłu. Są dwie drogi poszukiwania źródła wsparcia:

  • konkursy ogłaszane przez sponsorów;
  • złożenie wniosku poza konkursem.


Pierwsza ścieżka jest najczęściej wykorzystywanym sposobem w zdobywaniu pieniędzy na projekt. Konkursy najczęściej ogłaszane są  poprzez zamieszczone na stronie internetowej sponsora ogłoszenia konkursowe. Najlepszym sposobem na monitorowanie wielu podmiotów ogłaszających takie konkursy jest śledzenie stron, które zbierają i udostępniają takie ogłoszenia. Dobrym przykładem jest  tu portal organizacji pozarządowych www.ngo.pl, w którym publikowane są informacje o niemal wszystkich większych konkursach (więcej informacji: http://fundusze.ngo.pl).

Fundusze dostępne dla organizacji pozarządowych można podzielić  na kilka źródeł finansowania:

  • fundusze prywatne – najczęściej przekazywane przez  fundacje, które realizują swoje cele poprzez przekazywanie pieniędzy na realizację projektów przez inne organizacje pozarządowe;
  • fundusze rządowe – środki publiczne przekazywane przez ministerstwa i urzędy centralne przede wszystkim w formie otwartych konkursów na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
  • fundusze samorządowe – środki publiczne przekazywane przez samorządy różnych szczebli (gmina, powiat, samorząd wojewódzki) w formie otwartych konkursów, ofert na wspieranie realizacji zadań publicznych przez organizacje pozarządowe i tzw. organizacje kościelne;
  • fundusze strukturalne – środki publiczne przekazywane przez wyznaczone instytucje, najczęściej w formie otwartych konkursów; środki te pochodzą z funduszy Unii Europejskiej i realizują cele zapisane w programach operacyjnych;
  • fundusze unijne – środki publiczne przekazywane przez Komisję Europejską lub wyznaczone instytucje na poziomie krajowym;
  • fundusze zagraniczne – środki przekazywane przez zagraniczne fundacje lub zagraniczne rządy bezpośrednio lub poprzez polskie organizacje lub instytucje, działające w imieniu organizacji lub rządów zagranicznych.


Znalezienie ogłoszenie konkursowego i potencjalnego sponsora to nie wszystko, aby otrzymać pieniądze na realizacje projektu, trzeba jeszcze zapoznać się z:

  • wytycznymi  dla wnioskodawców, regulaminem  konkursu – w tych dokumentach znajdziemy szczegółowe informacje o obszarach konkursu; podmiotach uprawnionych do startowania w konkursie; formie, miejscu i terminie złożenia wniosku; sposobie oceny i ogłoszenia wyników konkursu;
  • wzorem  formularza wniosku – dokument najczęściej udostępniany przez sponsora, z którego należy bezwzględnie skorzystać, aby móc wypełnić wniosek rzetelnie;
  • instrukcją wypełniania formularza – kluczowy dokument, z którego  dowiemy się m.in. jakiego typu informacje należy wprowadzać w poszczególnych polach wniosku, jak obszernie (np. w ilu znakach) powinniśmy opisać poszczególne punkty we wniosku, w jaki sposób przedstawić koszty w budżecie.

UWAGA:
Przed przystąpieniem do pisania wniosku, warto zwrócić uwagę na to, ile możemy otrzymać środków na realizację zadań. Od tego zależeć będzie zakres merytoryczny wniosku. Należy także zwrócić uwagę, jakiej wysokości i jakiego rodzaj wkład własny wymagany jest przez sponsora – aby ocenić swoje możliwości jego pozyskania. Jeżeli nie zdobędziemy wkładu własnego do realizowanego projektu, może się okazać, że całość dotacji będzie trzeba zwrócić.

Jak się tworzy projekt? Jak powstaje projekt?

Aby stworzyć dobry projekt trzeba wykonać dobre planowanie. Niezbędna jest wiedza o rzeczywistości, w której pracujemy. Wiedza ta nabywana jest na podstawie naszego własnego doświadczenia, obserwacji, ale też – co ważne – rzetelnej analizy dostępnych zewnętrznych źródeł danych (np. oficjalnych statystyk). Na tej podstawie określić możemy, co i w jaki sposób chcemy zmienić. Możemy zatem sformułować nasze cele i sposoby działania. Wiedząc to możemy zapytać, czego do tej zmiany potrzebujemy, ile będzie nas to kosztowało i ile czasu zajmie nam ta zmiana. Wreszcie stwierdzić możemy, jakich rezultatów się spodziewamy i jak będziemy je oceniać, czy faktycznie osiągnęliśmy nasze wstępne zamierzenia.

Systematyzując , aby stworzyć projekt trzeba zadać sobie kilka pytań:
  • Dlaczego chcemy zrealizować projekt i jakie są potrzeby społeczne?
  • Po co chcemy osiągnąć zmianę społeczną?
  • Jak chcemy realizować projekt?
  • Kto powinien zostać zaangażowany w jego realizację?
  • Kiedy będziemy go realizować?
  • Za ile – jakie koszty się z nim wiążą?
  • Co osiągniemy na koniec realizacji projektu?
 
Można wyróżnić kilka kluczowych elementów projektu:
  • opis zastanego problemu;
  • cel główny, szczegółowy;
  • metody działania;
  • zasoby potrzebne do realizacji projektu (osobowe – zespół realizujący projekt i podmiotowe – baza lokalowa);
  • harmonogram działań;
  • budżet, szczegółowy kosztorys, który jednoznacznie określi budżet, jaki będzie potrzebny w realizacji projektu;
  • określenie rezultatów, zarówno miękkich( zmian postaw, zachowań, wiedzy, które zaszły na skutek działań projektu) jak i twardych( jasno zdefiniowanych, policzalnych efektów np. liczby godzin szkoleń, nakład publikacji);
  • monitoring i ewaluacja.

Co to jest monitoring projektu? Co to jest ewaluacja projektu?

Różnice w pojęciach: monitoring i ewaluacja projektu są zasadnicze – opisujemy je poniżej.

 

  montoring ewaluacja
Czym jest?
- proces zbierania informacji;
- systematyczne badanie, które opiera się na pytaniach: czy projekt przebiega zgodnie z planem, czy udaje się osiągać zamierzone produkty i rezultaty?;
- monitoring wykonywany jest w trakcie realizacji projektu, bada trzy elementy projektu:  harmonogram działań, budżet oraz zaplanowane rezultaty;
- osoby odpowiedzialne za monitoring to osoby zarządzające projektem.
- proces ciągły,systematyczne badanie wybranych elementów projektu;
- odpowiada na pytanie: czy i jak udało nam się osiągnąć zamierzone cele oraz  w jaki sposób udało nam się je osiągnąć?;
- ewaluacja wykonywana jest po wybranym elemencie projektu lub po całościowej realizacji projektu;
- osoby odpowiedzialne za ewaluację to osoby zarządzające projektem ( jeśli przeprowadzamy „samoewalucję”- ewaluację wewnętrzną) albo wynajęta instytucja/osoba (jeśli przeprowadzamy ewaluację zewnętrzną).
Czemu służy?  
- pozwala ocenić postępy z prowadzonych działań, zweryfikować tempo i kierunek, w którym zmierza projekt;
- pozwala także na bieżącą modyfikację działań, harmonogramu, budżetu – tak by w razie potrzeby móc dostosować projekt do zmieniających się warunków, bądź do aktualnej sytuacji;
- dane pochodzące z monitoringu są podstawą do wykorzystania w ewaluacji.
 
- pozwala pomóc w planowaniu kolejnych działań;
- dostarcza konkretnej oceny projektu analizując poszczególne kryteria precyzując tym samym jakie elementy projektu trzeba usprawnić i jak to zrobić;
- dostarcza informacji niezbędnych do podjęcia decyzji ;
- ocenia , czy i jak udało się osiągnąć zakładany cel;
- dane pochodzące z ewaluacji pomagają  w planowaniu kolejnych projektów, a nie stanowią krytycznej oceny naszej pracy.
Jakie wykorzystuje narzędzia?  
- cząstkowe sprawozdania z realizacji projektu ustne lub pisemne;
- karta pracy;
- lista obecności na zajęciach;
- zestawy wydawanych certyfikatów;
- dyplomy;
- ankiety;
- testy;
- raporty finansowe określające stopień wykorzystania budżetu.
 
- ankiety uczestników po poszczególnych szkoleniach;
- wywiady z uczestnikami;
- wywiady z trenerami;
- raporty trenerów.

 

 

Wyraź opinię 106 18

na skróty / spis treści