Przejdź do treści głównej

Rozstania i pożegnania

Jak rozstać się z pracownikiem w organizacji pozarządowej?

Organizacja rozstaje się z człowiekiem

Organizacja może (a czasem musi) rozstać się z pracownikiem.

Naturalne są rozstania w przypadku zakończenia realizacji projektu i zadań, do których osoba była zatrudniona, a organizacja nie ma możliwości zaproponowania innej pracy. W takiej sytuacji przestajemy współpracować wraz z końcem przedsięwzięcia. Jest to sytuacja przewidywalna i łatwa do zaplanowania dla obu stron.

UWAGA!
Osoby, które zatrudniamy do pracy przy konkretnym, określonym w czasie przedsięwzięciu można zatrudnić na umowę na czas określony (wtedy datą końca zatrudnienia określoną w umowie, jest koniec projektu) lub na umowę na czas wykonania określonej pracy (wtedy datą końca zatrudnienia jest zakończenie realizacji zadania). Wybór jednej z dwóch umów ułatwia formalności związane z wypowiedzeniami – umowy po prostu się kończą i przestają obowiązywać obie strony.

Jeśli byliśmy zadowoleni z pracownika i mamy takie możliwości, warto przedstawić perspektywę współpracy w przyszłości (np. spodziewane kolejne przedsięwzięcia) oraz być w kontakcie. Oczywiście może się zdarzyć, że gdy będziemy chcieli znów zatrudnić tę osobę, w międzyczasie podejmie ona inną pracę. Ale jest to wpisane w ryzyko pracy projektowej, zwłaszcza w organizacjach pozarządowych.

Są sytuacje w których organizacja nie chce z kimś kontynuować współpracy np. nie jest zadowolona z wyników pracy, nie ma ‘chemii’ w zespole.

W przypadku gdy jest to współpracownik czasowy (np. na umowę cywilnoprawną) należy wypowiedzieć warunki współpracy zgodnie z zapisami danej umowy.

Gdy jest to osoba zatrudniona na umowę o pracę można także rozwiązać umowę za porozumieniem stron, który to tryb dla pracodawcy, jak i pracownika jest wygodną formułą, okres wypowiedzenia może być dowolnie ustalony. Praktycy uważają, że wypowiedzenie nie powinno być zbyt długie (szczególnie, jeżeli stroną wypowiadającą jest pracodawca), ponieważ efektywność działania pracownika będącego w okresie wypowiedzenia bardzo się zmniejsza. Długość wypowiedzenia powinna pozwolić na uporządkowanie prowadzonych dotąd spraw i przekazanie ich następcy.

Można również wypowiedzieć umowę o pracę: zarówno formuła, jak i okres trwania wypowiedzenia będą zależne m.in. od formy umowy, staży pracy u danego pracodawcy. Szczegółowo zasady wypowiedzenia umowy o pracę są uregulowane w Kodeksie pracy.

Kodeks pracy nakłada też obowiązki na pracodawcę, jeśli ten wypowiada umowę o pracę na czas nieokreślony. 

Może się zdarzyć, że przed organizacją stanie konieczność zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia ze względu na: naruszenie obowiązków pracowniczych (np. niezgodne z prawem prowadzenie księgowości), popełnienie przestępstwa, utratę uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy (np. kierowca traci prawo jazdy), czy długą nieobecność. Szczegółowo te sytuacje i warunki regulują art. 52 i 53 Kodeksu pracy.

Człowiek rozstaje się z organizacją

Pracownicy rozstają się z organizacją na stałe lub na jakiś czas. To proces, który wystąpi w każdym zespole.

Są sytuacje gdy pracownik podejmuje decyzje o zmianie pracy (częste są przejścia pomiędzy współpracującymi organizacjami). Może zaproponować rozwiązanie umowy za porozumieniem stron lub korzystać z okresu wypowiedzenia, którego czas trwania zależy od rodzaju umowy. Dłuższe okresy wypowiedzenia sprawdzają się, gdy odchodzi długoletni pracownik, ze specjalistyczną wiedzą i umiejętnościami. Ten czas jest potrzebny na przekazanie obowiązków i wdrożenie następców. Dłuższy okres sprawdzi się także w sytuacji „pokojowego” rozstawania się stron. Ten czas pożegnania powinien być odpowiednio zaplanowany, aby odchodzący pracownik zakończył, uporządkował i przekazał swoje zadania merytoryczne oraz formalne np. rozliczył delegacje, zaliczki, sprzątnął miejsce pracy.

UWAGA!
Jeśli mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, to zawsze musi być  zawarta umowa o pracę! W sytuacji gdy nie zmieniają się zadania ani sposób pracy takiej osoby, zatrudnienie na umowę cywilnoprawną zamiast umowy o pracę jest niezgodne z przepisami.

Zdarzają się też sytuacje, w których pracownicy rozstają się z organizacją na pewien określony czas i zamierzają realizować pasje naukowe, podróżnicze czy zainteresowania (i korzystają z urlopu bezpłatnego). Mogą też korzystać z przysługujących im uprawnień rodzicielskich (urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze) lub zachorować. Szczegóły związane z nieobecnością z tych przyczyn i konsekwencjami dla obu stron reguluje Kodeks pracy. W tych sytuacjach należy zaplanować zastępstwo (jeśli zadania mają być kontynuowane i planowana nieobecność pracownika nie zbiega się np. z końcem realizacji projektu) i omówić (jeśli to możliwe) perspektywy powrotu. W określonych przepisami sytuacjach, pracodawca może zatrudnić nową osobę w miejsce czasowo nieobecnej na podstawie umowy na zastępstwo.

W organizacjach ma często miejsce również sytuacja, gdy pracownik zmienia swój sposób współpracy z organizacją np. z etatowego pracownika staje się okazjonalnie współpracującym ekspertem. W sytuacji zgody obu stron co do takiego rozwiązania, należy taką zmianę odpowiednio zaplanować: w jakiej formie i zakresie będzie prowadzona współpraca; oraz przeprowadzić ją od strony formalnej.  

Zaplanowanie i przeprowadzenie zmiany personalnej w zespole

Obowiązkiem lidera organizacji jest nie tylko dobrze się pożegnać z odchodzącym pracownikiem, ale również zatroszczyć się o tych, którzy w organizacji pozostają i będą kontynuować działania.

UWAGA!
Odejście każdej osoby z zespołu jest równoznaczne z wystąpieniem fazy rozstania w życiu grupy.

Aby dobrze przeprowadzić zespół przez trudy pożegnania i adaptowania się do nowych warunków należy:

  • zakomunikować zmianę: informację o planowanym odejściu pracownika (bądź zmianie formuły współpracy) trzeba jak najszybciej przekazać całemu zespołowi. Pozwoli to uniknąć niedomówień, plotek i zachować płynność działań organizacji. Zmniejsza to także poczucie dyskomfortu odchodzącego pracownika, który często nie wie jak ma się zachować „na wypowiedzeniu” i nosi w sobie tajemnicę. Najlepiej zrobić to podczas spotkania zespołu (cyklicznego bądź zwołanego specjalnie na tę okazję), w którym uczestniczy odchodząca osoba oraz lider. Wyjątkiem będą sytuacje dyscyplinarnych i natychmiastowych zwolnień, które lider komunikuje tak szybko, jak to możliwe.
  • zaplanować zmianę: osoby, które pozostają w organizacji chcą wiedzieć co z zadaniami odchodzącej osoby. Dlatego najlepiej podczas spotkania (lub dość szybko) należy zapowiedzieć, czy i kto przejmuje obowiązki: czy ktoś z dotychczasowych pracowników, czy też rozpoczynamy poszukiwania nowej osoby. Każde z rozwiązań powinno być przemyślane i zaplanowane przez osoby zarządzające organizacją.
  • wdrożyć zmianę: jeśli obowiązki przejmuje ktoś z obecnych pracowników, należy dążyć, aby mógł popracować z odchodzącą osobą. Pozwoli to na przekazanie zadań, kontaktów i rożnych "zawodowych tajemnic" związanych ze stanowiskiem. Takie przekazanie pracy jest bardzo istotne z punktu widzenia organizacji pozarządowych, jako że czasami wykonywane zadania wybiegają poza oficjalnie zdefiniowany zakres obowiązków, są pewne niepisane sposoby działania lub też cenne kontakty, które nie są oczywiste dla nowego pracownika. W niektórych stowarzyszeniach lub fundacjach są okoliczności w których można poprosić odchodzącą osobę, aby przez jakiś czas po odejściu służyła jako mentor i źródło informacji dla przejmującego jej obowiązki (poprzez kontakt telefoniczny lub okazjonalne spotkania).

Jeśli osoba, która ma przejąć te zadania będzie rekrutowana, trzeba określić kto w okresie przejściowym i które zadania będzie wykonywał. 

Warto zadbać, aby osoba odchodząca z pracy podczas okresu wypowiedzenia zakończyła bieżące działania merytoryczne, przekazała dokumentację swoich zadań, udostępniła listy ważnych kontaktów (np. partnerów, kontrahentów). W dobrym tonie jest, aby (jeśli współpracowała z zewnętrznymi partnerami) przesłała mail z podziękowaniem za współpracę oraz wskazała z kim z organizacji należy się kontaktować. 

Odpowiednio zakomunikowana, zaplanowana i wdrożona zmiana zwiększa poczucie bezpieczeństwa pozostających pracowników (wiedzą co się dzieje, nie są zaskakiwani nagłymi sytuacjami) oraz zmniejsza poczucie frustracji (które może wywołać m.in. nagłe obciążenie dodatkowymi zadaniami).

UWAGA!
Zadbaj o tych ludzi, którzy zostają w organizacji po odejściu innej osoby!

W przypadku każdego rozstania (na stałe czy na trochę) z pracownikiem warto poświęcić czas na spokojną rozmowę zwaną „exit interview” czyli „rozmową na pożegnanie”. Podczas niej dobrze jest podsumować dotychczasową współpracę i zebrać opinie od pracownika (gdy rozstajemy się na stałe), przedstawić i poznać plany na przyszłość (gdy rozstajemy się na trochę). Taka rozmowa może dostarczyć informacji na temat prowadzonych działań, funkcjonowania organizacji czy też współpracy między pracownikami. Czasami jest to jedyny moment, aby omówić drażliwe kwestie, dowiedzieć się rzeczy, które w innych okolicznościach pracownik zatrzymałby dla siebie. Uwaga! Nie muszą to być wyłącznie opinie negatywne.

Osobę odchodzącą z pracy (na stałe) warto zespołowo pożegnać i podziękować za wspólną pracę. Często dostaje ona miły, sentymentalny prezent od dotychczasowego zespołu.  

UWAGA!
To, w jaki sposób się rozstajesz z pracownikami wpływa na wizerunek twojej organizacji!

Po stronie organizacji jest kilka spraw formalnych do dopełnienia:

  • wydanie świadectwa pracy
  • wyrejestrowanie z ZUS
  • przygotowanie deklaracji podatkowej
  • usunięcie adresu byłego pracownika z list mailingowych, dyskusyjnych organizacji oraz stron internetowych
  • ustawienie w skrzynce pocztowej byłego pracownika autorespondera ze informacją o zakończeniu współpracy oraz przekierowaniem do nowej osoby
Wyraź opinię 9 1

na skróty / spis treści