Przejdź do treści głównej

Wdrożenie nowego pracownika

Podstawowe informacje na temat wdrażania nowego pracownika lub współpracownika organizacji pozarządowej.

Przyjęcie do pracy – aspekty formalne

Przygotowując rekrutację na samym jej początku musimy określić kwestie formalne, związane z zatrudnieniem:

  • w jakiej formie chcemy zatrudnić osobę (umowa o pracę, o dzieło, zlecenie)?
UWAGA!
Jeśli wskazujesz czas i miejsce pracy, nadzorujesz jej wykonanie, a osoba otrzymuje wynagrodzenie to masz obowiązek zatrudnić ją na umowę o pracę!
  • w jakim wymiarze czasowym chcemy zatrudnić osobę
  • jakie możemy zaproponować wynagrodzenie i z jakich środków będzie ono pokrywane?
  • jakie inne formalności wiążą się ze stanowiskiem: konieczność przeszkolenia? Jakich dokumentów potrzebujemy? Czy w organizacji możemy szybko udostępnić miejsce pracy?

Często odpowiedzi na te pytania są gotowe, gdy wiążą się z zatrudnieniem pracownika do realizacji konkretnego przedsięwzięcia/projektu, w którym są już określone zadania, wynagrodzenie i często forma zatrudnienia.

Wszystkie formalności pracownik musi poznać w trakcie rekrutacji: część z nich podajemy w ogłoszeniu, o pozostałych z dużym prawdopodobieństwem rozmawiamy podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Wszystkie zbiorczo i jeszcze raz podsumowujemy z wybranym kandydatem podczas rozmowy ustalającej rozpoczęcie pracy.

UWAGA!
Upewnij się, że przyszły pracownik zna wszystkie warunki zatrudnienia i się na nie zgadza! Najlepiej przedstaw je na piśmie, aby uniknąć niedomówień!

Dobrze jest podpisać określoną umowę regulującą współpracę pierwszego dnia obecności nowego pracownika. Można to również zrobić wcześniej, przed rozpoczęciem pracy. W przypadku umowy o pracę reguluje to Kodeks pracy (art. 29). Więcej o formalnościach (m.in. zawartość umowy o pracę) znajdziesz w dziale poradnik.ngo.pl poświęconym zatrudnianiu ludzi.

Jest również kilka formalności, które powinny zostać spełnione przed rozpoczęciem pracy, w przypadku zatrudniania osoby na umowę o pracę:

  • skierowanie na badania pracownicze
  • przeprowadzenie szkolenia BHP
  • dostarczone i uzupełnione przez pracownika dokumenty niezbędne do przygotowania teczki osobowej

Zatrudniając na umowę o pracę warto przewidzieć okres próbny – czas dla obu stron, gdy mogą się wzajemnie sprawdzić. Pracodawca może przekonać się, czy pracownik spełnia oczekiwania, pasuje do zespołu, a pracownik ocenić czy na danym stanowisku może faktycznie realizować określone zadania, jak mu się pracuje z zespołem. Czas trwania okresu próbnego zależy m.in. od rodzaju umowy, czasu planowanej współpracy i stanowiska. Jest również określony w Kodeksie pracy.

UWAGA!
Okres próbny to „zawór bezpieczeństwa” – powinien być dobrze zaplanowany i służyć realnej ocenie współpracy stron!

Gdy okres próbny zbliża się do końca, trzeba umówić się z pracownikiem na rozmowę oceniającą: podsumować zadania i sposób pracy, wskazać mocne strony i obszary do rozwoju, zebrać opinie od pracownika i zakomunikować decyzję o zatrudnieniu bądź rozstaniu. Pamiętaj! Jeśli nie zdecydujesz się zatrudnić po okresie próbnym – nie ma żadnych konsekwencji.

Adaptacja i wdrażanie nowej osoby

Gdy zatrudniliśmy nową osobę do pracy, czas na kolejny krok – adaptację i wdrożenie. To bardzo ważny, chociaż niejednokrotnie bagatelizowany lub niezaplanowany etap. A ma on olbrzymie znaczenie dla efektywności i sukcesu zatrudniania! Od pierwszego spotkania i wrażenia w nowym miejscu pracy zależy bardzo dużo m.in.: jak szybko dana osoba stanie się częścią zespołu, po jakim czasie będzie samodzielna w pracy, jak będzie się z nią współpracować. Jest to także moment, który bardzo wpływa na ogólne nastawienie do pracy i motywację pracownika. Jeżeli trafi on do miejsca, gdzie nikt nie zwróci na niego uwagi, stanowisko pracy nie zostało przygotowane, przełożony nie bardzo wie co nowoprzyjęta osoba ma robić, a koledzy nie są życzliwie nastawieni i chętni do pomocy, trudno wymagać wielkiego zapału do pracy, chęci nauki nowych obowiązków, poczucia przynależności do organizacji i efektywnego działania.

Najważniejsze korzyści z zaplanowanej adaptacji:

  • pozwala szybciej nowej osobie wdrożyć się w wykonywanie obowiązków i zwiększa jej efektywność
  • ułatwia pierwszy okres nowej pracy, gdy wszystko wydaje się nieznane
  • zmniejsza prawdopodobieństwa szybkiego odejścia (a w konsekwencji kolejnej rekrutacji)
  • zmniejsza czas na korygowanie pracy w przyszłości
  • zapewnia lepsze samopoczucie nowej osoby i osób z zespołu, wpływa na dobrą atmosferę
  • daje większe poczucie bezpieczeństwa
  • zapewnia płynność w realizacji zadań i większą spójność w zespole
  • pozwala na identyfikację nowej osoby z organizacją, ułatwia wejście w kulturę organizacyjną, a tym samym zwiększa zaangażowanie w pracę

Przed rozpoczęciem pracy przez nowego pracownika warto wyznaczyć osobę, która będzie się nim opiekować. Może to być przełożony/a, kolega z zespołu: ktoś kto zadba zarówno o formalności, jak i o samopoczucie, wprowadzi w zadania merytoryczne, objaśni zasady funkcjonowania organizacji (zwłaszcza te niepisane!) i będzie pierwszą osobą kontaktową w okresie adaptacyjnym. Dobrze jest z nowym pracownikiem zaplanować ten czas tak, aby został on efektywnie spożytkowany oraz określić orientacyjny termin jego zakończenia.

Można wyróżnić 4 obszary adaptacji:

1. MISJA i CELE ORGANIZACJI: zapoznanie z misją organizacji, jej celami, planami długofalowymi. Nowy pracownik może zacząć od lektury raportu rocznego i strategii (dokumentów, które kompleksowo opisują działalność organizacji od strony merytorycznej). Warto się upewnić (i trzeba!) czy je rozumie, bo to są merytoryczne drogowskazy jego pracy. Prawdopodobnie z jego zadaniami wiążą się jakieś cele strategiczne, więc powinien je poznać i zrozumieć.

2. ZESPÓŁ: zapoznanie się z zespołem organizacji – z kim pracuje, jaka jest struktura i jakie są zależności między osobami. Należy powiadomić członków zespołu o przyjściu nowego pracownika, jego zadaniach, miejscu w strukturze. Nowy pracownik powinien zostać przedstawiony pozostałym osobom i poinformowany o ich rolach w organizacji. Warto, aby zespół wsparł nową osobę opieką i przychylnym traktowaniem.

3. ZASADY PRACY: wprowadzenie w regulaminy, praktyki i zasady funkcjonowania organizacji. Warto przygotować pakiet informacyjny, zawierający spisane zasady funkcjonowania organizacji: jedna, dwie strony z najważniejszymi informacjami np. terminy zebrań zespołu, narzędzia komunikacji, zasady rozliczania zaliczek. Dobrze, aby ktoś także opowiedział o praktycznym stosowaniu  zasad, a także o niepisanych prawach i obowiązkach.

4. ZADANIA I OBOWIĄZKI, MIEJSCE PRACY: szczegółowe zapoznanie z obowiązkami (jakie zadania ma wykonać osoba i jakich rezultatów się spodziewamy), system komunikacji i sprawozdawczości, wyposażenie miejsca pracy. Gdy osoba przejmuje czyjeś obowiązki, trzeba zapewnić jej dostęp do dokumentów poprzednika i zaoferować wprowadzenie. Należy przygotować miejsce pracy (np. materiały biurowe) dla tej osoby, ewentualnie dopilnować przygotowania miejsca przez pracownika, po którym nowa osoba będzie przejmowała stanowisko.

Po mniej więcej tygodniu należy dokonać pierwszej oceny pracy (wszelkie błędy pojawiające się w trakcie należy korygować na bieżąco), przedyskutować niejasne kwestie dotyczące sposobu wykonywania pracy, wrócić do zakresu obowiązków oraz dokonać podsumowania. Warto dowiedzieć się jak najwięcej od pracownika: co jest dla niego zrozumiałe, a co wymaga objaśnienia. Obserwowanie nowego pracownika w pierwszych dniach i tygodniach pozwoli na szybsze wyeliminowanie błędów i na większą samodzielność.

UWAGA!
Im lepiej zaplanujesz adaptację nowej osoby, tym mniej czasu potem poświęcisz na korygowanie jej pracy!

Okres adaptacji powinien trwać w zależności od osoby, zadań przez nią wykonywanych, kultury organizacyjnej. Im bardziej specjalistyczne stanowisko, rozbudowane zadania i zależności oraz złożona merytorycznie praca, tym dłużej osoba będzie się wdrażała w życie organizacji i swoje zadania. W trakcie tego czasu (bardzo często trwa on tyle, ile okres próbny), trzeba regularnie omawiać z pracownikiem przebieg pracy odnosząc się do poszczególnych 4 obszarów adaptacji.

Osoba przełożona i odpowiedzialna powinna w wyraźny sposób zakończyć i podsumować okres adaptacji: upewnić się, że wszystkie sprawy dotyczące sposobu pracy, miejsca pracy, relacji w zespole oraz wykonywanych zadań są zrozumiałe, jasne.  

Wyraź opinię 51 5

na skróty / spis treści