Przejdź do treści głównej

Zapytaj prawnika… Jak zniszczyć dokumenty z danymi osobowymi

pixabay.com, CC0 Public Domain
Czy organizacja pozarządowa, chcąc zniszczyć starą listę uczestników szkolenia, musi przestrzegać określonej procedury? Przeczytaj wyjaśnienia kancelarii Gide w ramach cyklu ngo.pl i Centrum Pro Bono!

PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ

Działamy od 10 lat i mamy papierowe listy uczestników organizowanych przez nas szkoleń dla nauczycieli i bibliotekarzy z lat 2006-2011. Chcielibyśmy je zniszczyć, ponieważ nie są już nam potrzebne. Jakie procedury musimy zachować? Czy możemy to zrobić wykorzystując niszczarkę udostępnioną nam przez zaprzyjaźnioną instytucję?

ODPOWIEDŹ KANCELARII GIDE

Ustawa o ochronie danych osobowych nie przewiduje specjalnych procedur dla procesu usunięcia danych osobowych.

Zgodnie ze stanowiskiem wyrażonym na stronie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, na podstawie art. 7 pkt 3 ustawy usuwanie danych polega na ich niszczeniu lub modyfikacji.

Usunąć należy tak, aby uniemożliwić identyfikacje osoby

Aby można było mówić o usunięciu danych osobowych, należy dokonać tej czynności w sposób niepozwalający na odtworzenie ich treści, czyli tak, aby po dokonaniu usunięcia danych niemożliwe było zidentyfikowanie osób, których dotyczą.

Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r.
Art. 7. Ilekroć w ustawie jest mowa o:
(...)
5) usuwaniu danych - rozumie się przez to zniszczenie danych osobowych lub taką ich modyfikację, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osoby, której dane dotyczą


Istnieje przy tym dowolność w wyborze środków służących usuwaniu danych. Można zatem, w celu usunięcia danych, skorzystać z niszczarki (jak w przypadku pytającej organizacji pozarządowej) lub zanonimizować dokument, czyli usunąć z niego dane osobowe, np. zaczerniając je, tak aby nie było możliwe ich odtworzenie.

Tylko nie na śmietnik!

Warto zwrócić uwagę na błędy popełniane w procesie pozbywania się zbędnych dokumentów zawierających dane osobowe. Częstym procederem jest wyrzucanie tych dokumentów na śmietnik, bez uprzedniego sprawdzenia ich treści. Stanowi to naruszenie norm o zabezpieczeniu danych osobowych, ponieważ umożliwia zapoznanie się z treścią danych osobom nieuprawnionym.


zobacz też w serwisie GIODO:
Czy GIODO wydaje pozwolenia dla firm, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentów?  Czy istnieje podstawa prawna przekazania dokumentów do firmy, która profesjonalnie zajmuje się niszczeniem dokumentów?


Centrum Pro Bono

Program Centrum Pro Bono jest realizowany przez Fundację Uniwersyteckich Poradni Prawnych od 2007 roku. Inicjatywa Centrum Pro Bono zaspokaja rosnącą potrzebę pomocy prawnej pro bono na rzecz organizacji III sektora. Głównym obszarem działalności Centrum Pro Bono jest pośredniczenie pomiędzy organizacjami pozarządowymi poszukującymi wsparcia prawnego, a prawnikami, chętnymi do świadczenia pomocy prawnej pro bono. Dodatkowo, ścisła współpraca z kancelariami prawnymi i najlepszymi ekspertami w swoich dziedzinach pozwala nam podejmować wyzwania w postaci różnych projektów edukacyjnych i szkoleniowych skierowanych do organizacji non-profit. Obecnie z Centrum Pro Bono współpracuje 30 kancelarii z całej Polski.

Więcej informacji: http://www.centrumprobono.pl/

Kancelaria Gide

Kancelaria Gide, założona w Paryżu w 1920 roku, jest jedną z największych międzynarodowych kancelarii prawnych. Posiada 14 biur w 12 krajach i zatrudnia ponad 600 prawników. Kancelaria oferuje najwyższej jakości pomoc prawną w zakresie prawa gospodarczego krajowego i międzynarodowego.

Gide jako jedna z pierwszych międzynarodowych kancelarii otworzyła biuro w Polsce w 1991 r. Obecnie w warszawskim biurze kancelarii Gide pracuje około 40 adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych. Klientami warszawskiego biura kancelarii są między innymi instytucje finansowe, banki, firmy ubezpieczeniowe, inwestorzy zagraniczni, spółki i inne przedsiębiorstwa krajowe w tym spółki Skarbu Państwa oraz instytucje z sektora publicznego.

Prawnicy kancelarii mają rozległe doświadczenie w doradztwie w zakresie obowiązków administratorów danych osobowych oraz innych podmiotów przetwarzających dane osobowe i regularnie doradzają swoim klientom (mającym siedziby zarówno w państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego jak i w państwach trzecich) w sprawach z zakresu bezpieczeństwa danych osobowych, ich przetwarzania oraz udostępniania innym podmiotom.

Kancelaria Gide od lat angażuje się w działania pro bono.


Jak przestrzegać prawa w NGO, jakie przepisy są ważne dla NGO – dowiesz się w serwisie poradnik.ngo.pl.
Informacja własna portalu ngo.pl

Źródło: inf. własna (poradnik.ngo.pl)
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 2 0

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • dane osobowe
  • dokumentowanie działań
  • obowiązki
  • organizacje pozarządowe
  • prawo