Menu Na skróty
Pracownicy, współpracownicy, wolontariusze NGO jeżdżą czasami w podróże służbowe własnymi samochodami. Należy im się wówczas zwrot, tzw. potocznie „kilometrówka”. Co zrobić, jeśli oficjalna stawka zwrotu zł za km jest wyższa niż środki, którymi dysponuje NGO?
Pytanie
PYTANIE ORGANIZACJI POZARZĄDOWEJ: W projekcie od urzędu miasta mamy przewidziane koszty transportu. Obcięto nam dotację, więc i ta kwota musiała się zmniejszyć. Nasz współpracownik robi badania w terenie, jeździ po wylosowanych miejscowościach swoim samochodem. Już wiemy, że nie starczy nam pieniędzy z projektu, jeśli będziemy rozliczać go stawką z rozporządzenia. Czy możemy obniżyć kwotę zwrotu za kilometr? Czy możemy rozliczać po prostu faktury za benzynę?
Odpowiedź
Zasady rozliczania podróży służbowych
Nie ma w prawie zasad rozliczania podróży służbowych odnoszących się wyłącznie do organizacji pozarządowych. Dlatego NGO powinna sama ustalić zasady rozliczania podróży służbowych (potocznie: delegacji). Jeśli NGO nie ustaliła takich zasad, przyjmuje wtedy zasady obowiązujące w jednostkach budżetowych.
W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną w NGO na podstawie umowy o pracę (kodeks pracy), umowy-zlecenia, umowy o dzieło (ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych), członka stowarzyszenia, wolontariusza (ustawa o działalności pożytku publicznego).
W przypadku osób samozatrudnionych koszty podróży powinny być uwzględnione w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej przez te osoby, czyli powinny być częścią kosztów usługi świadczonej przez tę osobę.
W przypadku współpracowników: osób zatrudnionych na umowę-zlecenie czy umowę o dzieło informacja o rozliczeniu ich podróży powinna być zawarta w tych umowach.
W praktyce stowarzyszenia i fundacje stosują często regulacje przygotowane dla sfery budżetowej (państwowej lub samorządowej), czyli:
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r., poz. 167)
- rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Jak NGO ustala „swoje” zasady rozliczania podróży służbowych
Jak wspomniano, NGO może zdecydować się na ustalenie innych niż w rozporządzeniach zasad zwrotu kosztów podróży samochodem prywatnym. NGO może przyjąć np. 60% stawki za kilometr podanej w rozporządzeniu lub przyjąć zasadę, że stawka odpowiada cenie paliwa.
Przyjęte przez NGO zasady rozliczania podróży służbowych są częścią polityki rachunkowości. Należy przyjąć je uchwałą uprawnionego organu (zazwyczaj zarządu). Zasady te powinno się też umieścić w regulaminie wynagrodzeń czy umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji.
Czy stawka za kilometr może być wyższa niż w rozporządzeniu
Teoretycznie stawka za kilometr (tj. kwota zwrotu kosztów podróży wynikająca z zasad ustalonych przez NGO) może być wyższa niż w rozporządzeniu regulującym stawki w sferze budżetowej. Należy przy tym pamiętać, że w takiej sytuacji „nadwyżka” dla osoby delegowanej będzie dochodem, od którego będzie ona odprowadzała podatek dochodowy. Dla organizacji, która przyjęłaby taką zasadę, nadwyżka nie będzie stanowiła kosztu uzyskania przychodu, co również wiąże się z płaceniem podatku dochodowego. Ze względu na to, że stawka obowiązująca w sferze budżetowej jest stosunkowo wysoka, sytuacja taka wydaje się mało prawdopodobna.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Bez względu na to, jakie zasady rozliczania podróży służbowych samochodami prywatnymi przyjmie NGO, rozliczenie to następuje na podstawie tzw. ewidencji przebiegu pojazdu. Jest to zestaw danych, które muszą zostać zebrane, aby zwrot kosztów podróży służbowej nie podlegał opodatkowaniu (jako przychód delegowanego) i by został uznany za koszt uzyskania przychodu (w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych). Dlatego nawet jeśli NGO przyjmie, że jej stawka rozliczeniowa to koszt paliwa, powinna rozliczyć podróż za pomocą ewidencji przebiegu pojazdu, a nie za pomocą np. samej faktury za paliwo.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:
- nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu
- numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika
- kolejny numer wpisu (jeśli w ewidencji rozlicza się kilka podróży)
- datę i cel wyjazdu
- opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów
- przyjętą stawkę za jeden kilometr przebiegu
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu
- podpis osoby reprezentującej podmiot zlecający podróż (pracodawcy) i dane tego podmiotu.
Dane składające się na ewidencję przebiegu pojazdu są zazwyczaj częścią tzw. delegacji – dokumentu, który stosuje się w rozliczeniach podróży służbowych (sprawdź kalkulatory podróży służbowych).
Wyliczanie „kilometrówki”
Jak w praktyce wylicza się należną do zwrotu kwotę? Kwotę zwrotu za wyjazd służbowy wylicza się mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez przyjętą przez NGO stawkę za jeden kilometr przebiegu.
Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 17.01.2023):
- samochód o poj. do 900 cm3 – 0,89 zł/km;
- samochód o poj. pow. 900 cm3 – 1,15 zł/km;
- motocykl – 0,69 zł/km;
- motorower – 0,42 zł/km.
Liczbę przejechanych kilometrów podaje się na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudne, można skorzystać ze stron internetowych wyznaczających trasy i obliczających liczbę kilometrów między miejscowościami.
Odpowiadając na pytanie NGO
NGO może zmniejszyć stawkę „kilometrówki” w rozliczeniach. Decyzja taka powinna być podjęta przez uprawniony organ, zazwyczaj zarząd, poprzez uchwałę. Uchwała ta staje się częścią polityki rachunkowości. O stawce powinno się o poinformować (współ)pracowników, członków, wolontariuszy, jakie zasady są przyjęte w NGO – w regulaminie wynagrodzeń, umowach itp.
