Przejdź do treści głównej

Przyjęcie darów rzeczowych przez organizację

archiwalne
fot. sxc.hu (http://www.sxc.hu/photo/1370148)
Dary rzeczowe to przekazywane organizacjom przez osoby fizyczne lub prawne niepotrzebne darczyńcom, ale wartościowe rzeczy. Organizacja pozarządowa może przyjąć dary rzeczowe tylko na realizację swoich działań zgodnych z jej celami statutowymi. Dary te wyceniamy i kwalifikujemy jako statutowe przychody organizacji.

Nasze stowarzyszenie prowadzi warsztaty artystyczne dla dzieci. Często rodzice dzieci przychodzą i proponują, że mogą nam przynieść za darmo różne rzeczy, których już nie potrzebują: pomoce szkolne, książki, zabawki. Nie wiemy czy już teraz się nam przydadzą, ale czy możemy je przyjąć? Jeśli tak to czy należy je zewidencjonować?

Przekazane pomoce szkolne, książki i zabawki to darowizna rzeczowa na rzecz organizacji pozarządowej. Nieodpłatnie otrzymane dary rzeczowe stanowią przychody organizacji pozarządowej. (par. 2 ust 2 rozporządzenia MF w sprawie szczególnych zasad rachunkowości).

Dary rzeczowe przyjmujemy w statutowe przychody organizacji wyceniając je w oparciu o ich wartość rynkową. Oceniamy, jaką kwotę stowarzyszenie musiałoby wydać, jeśli chciałoby zakupić używane pomoce szkolne, książki i zabawki przekazane przez rodziców (w przypadku nowych, nieużywanych należałoby zrobić to samo). Wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży (ceny brutto) takiej samej lub podobnej rzeczy, przedmiotu (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Dowód na przyjęcie darowizny

Każdą darowiznę, nawet o niskiej wartości, wyceniamy (art. 22g ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od osób fizycznych). Nawet najmniejsza darowizna stanowi przychód z działalności statutowej, a organizacja ma obowiązek ujawnienia wszystkich przychodów. Organizacje, które nie ujawnią nieodpłatnie otrzymanych składników majątku (także np. darowizn rzeczowych) mogą zostać ukarane przez urząd skarbowy za nieujawnienie przychodów, kosztów i aktywów organizacji (art. 6, 46, 47 ustawy o rachunkowości). Nieujawnienie w księgowości przyjętej darowizny grozi organizacjom mającym status organizacji pożytku publicznego (OPP) utratą tego statusu (art. 33a ust. 2 pkt 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie).

Wycena jest podstawą do przyjęcia darowizny rzeczowej w przychody stowarzyszenia. Wartość darowanej używanej rzeczy możemy ująć w:

  • umowie darowizny (wzór umowy);
  • protokole przekazania / przyjęcia darowizny – sposób sporządzenia protokołu przyjęcia darów rzeczowych opisany jest w artykule „Przyjęcie żywności w darze przez organizację” (dla darów rzeczowych można go sporządzić na wzór tego dokumentu);
  • lub w oświadczeniu o przyjęciu darowizny (wzór oświadczenia). Przyda się ono darczyńcom, którzy chcą skorzystać z ulgi podatkowej (osoby fizyczne – do 6% dochodu, osoby prawne – do 10% dochodu).

Sporządzenie umowy, protokołu lub innego dokumentu potwierdzającego fakt przekazania i przyjęcia darowizny jest niezbędne do udowodnienia, że darowizna rzeczowa przekazana  organizacji stała się jej własnością (art. 888 i 890 Kodeksu cywilnego). W przypadku mniej wartościowych rzeczy wystarczyć powinno oświadczenie o przyjęciu.

Konieczna wycena

Pamiętajmy, że wycena jest konieczna – samo wpisanie do ewidencji liczby (sztuk) otrzymanych rzeczy, nie jest wystarczające.

W przypadku nowych rzeczy, które darowane zostały przez darczyńcę na cele organizacji pozarządowej, wycenę darów należy przeprowadzić w oparciu o faktury, rachunki lub paragony zakupu. Wprost możemy poprosić darczyńcę o przekazanie kopii dokumentów zakupu. Cenę zakupu możemy sprawdzić u producenta, sprzedawcy, w sklepach internetowych. Wycena darowizny w protokole przekazania / przyjęcia równa byłaby wartości brutto darów na tych dokumentach.

W przypadku rzeczy używanych, a tak jest w opisywanym przypadku, staramy się zebrać jak najwięcej informacji o otrzymanych przedmiotach: kiedy były kupione, czy mają jakieś znaki szczególne w oparciu o które można dokonać określenia ich obecnej wartości. Jeśli są to książki możemy je wycenić w internetowych bibliotekach lub sklepach (ich znalezienie ułatwią np. numery ISBN). W przypadku cennych rzeczy (np. używany sprzęt elektroniczny) jest to np. polisa ubezpieczeniowa, jeśli darczyńca ją posiada. Jeśli jest to sprzęt elektroniczny w oparciu o znaki i typy modeli również wyszukujemy wartości w rejestrach sklepów internetowych itp. Jeśli darowana rzecz (np. sprzęt elektroniczny, urządzenie techniczne) posiada polisę ubezpieczeniową prosimy o jej kopię, ponieważ właśnie w polisie jest zawarta bieżąca lub zbliżona do rynkowej wartość daru. Także portal allegro lub ebay są źródłami informacji o oferowanych cenach rzeczy używanych.

Dużym ułatwieniem w przyjęciu i wycenie darowizny jest opracowanie i wdrożenie regulaminu przyjmowania darów w organizacji (przykładowy wzór regulaminu), w tym wyznaczenie osób (komisji) do wyceny i przyjęcia darów. Będzie on na pewno przydatny w przypadku organizacji, z której celów statutowych wynika częste zbieranie darów rzeczowych.

UWAGA: Takie samo postępowanie, ujęcie wartości brutto przekazanych darów w umowie i/lub protokole przekazania / przyjęcia, trzeba zastosować w przypadku, gdy dary przekazywane są nie przez osoby fizyczne, ale przez osoby prawne (firmy, przedsiębiorstwa, inne organizacje pozarządowe).

Jak traktować księgowo darowizny rzeczowe

  • Jeśli organizacja otrzyma w darze wszelkiego rodzaju surowce, materiały pomocnicze, paliwo, środki czystości i higieny, materiały gospodarcze, żywność (nieobjęte ewidencją magazynową), które zużyje do realizacji swoich celów statutowych, to uznaje po zużyciu te darowizny rzeczowe jako materiały.
  • Jeśli otrzyma drobne przedmioty, środki trwałe, wyposażenie, o wartości poniżej 3500 zł, takie, które zużyje w ciągu roku realizując swoje cele statutowe, zalicza te darowizny również w materiały.
  • Jeśli otrzyma środki trwałe powyżej kwoty 3500 zł, np. sprzęt techniczny, elektroniczny, urządzenia i maszyny, środki transportu (np. samochody, łódki), kontenery, namioty, hale (niezwiązane trwale z gruntem, np. duży całoroczny namiot, kontener zdjęty z samochodu dostawczego służący jako miejsce na magazyn) i inne zalicza je do środków trwałych.

Może zaistnieć sytuacja, że darczyńcy przekazują za darmo niepotrzebne rzeczy w dużych ilościach. Organizacji te rzeczy nie są potrzebne, jednak nie chce odmówić im możliwości przekazywania darów, chociażby dlatego że mogą nadejść „chude” czasy i te dary będą niezbędne. Jeżeli darczyńca przekazał darowiznę ogólnie „na cele statutowe” i nie podał szczegółowego celu przeznaczenia, w którym ma ona zostać zużyta, to organizacja, zgodnie z jej celami statutowymi, może dowolnie dysponować przekazanymi bezpłatnie rzeczami.

Jeśli statut organizacji na to pozwala darowane bezpłatnie rzeczy można przekazać bezpłatnie innym, sprzedać, przeznaczyć jako nagrody w konkursie itp. W przypadku dalszego bezpłatnego przekazania lub sprzedaży znów będzie potrzebna wycena i sporządzenie protokołu przekazania lub wystawienie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego sprzedaż. Prawidłowe przyjęcie darowizny rzeczowej w księgach od dnia jej otrzymania ułatwi prawidłowe rozporządzanie rzeczami w przyszłości.

Zgodnie z dobrą gospodarką nie należy gromadzić w organizacjach rzeczy, które obecnie nie są potrzebne i nie służą realizacji celów statutowych. Rzeczy wymagają właściwych warunków przechowywania, często ubezpieczenia, przeglądów itp. Nieużywane dary rzeczowe powinniśmy jak najszybciej zużyć do realizacji celów statutowych (przekazać lub sprzedać).

W opisanej sytuacji

Stowarzyszenie, które zostało obdarowane przez rodziców używanymi pomocami szkolnymi musi podjąć następujące kroki:

  1. Spisać i wycenić darowane rzeczy.
  2. Sporządzić oświadczenie dla darczyńców (rodziców) o przyjęciu darowizny na cele statutowe i podpisać je zgodnie z reprezentacją, jeśli darczyńca chce skorzystać z ulgi podatkowej.
  3. Zaksięgować przyjęte nieodpłatnie składniki majątku (pomoce szkolne).
  4. Wpisać otrzymane dary rzeczowe do ewidencji składników majątku, jeśli wymagają tego wewnętrzne przepisy organizacji.
  5. Przekazać podziękowanie darczyńcom – jeśli to możliwe ze szczegółową informacją o tym, w jaki sposób darowizna zostanie zagospodarowana.

Podstawy prawne:

  • Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 r., Nr 96 poz. 873 z późn. zm.)
  • Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 1994 r., Nr 121, poz. 591)
  • Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. z 2001 r., Nr 137, poz. 1539)
  • Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. z 1991 r., Nr 80, poz. 350).
  • Ustawa Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.)

Sprawdź, jakie przepisy wiążą się z przyjmowaniem darowizn przez organizację skorzystaj z bezpłatnego narzędzia samooceny spełniania standardów formalno-prawnych http://standardy.ngo.pl


Powyższa informacja została opublikowana przez portal ngo.pl w związku z realizacją projektu "Standardy w organizacjach pozarządowych", współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 23 0

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • dobroczynność, filantropia
  • prawo