Poradnik - ngo.pl

Koszty związane z lokalem

Koszt utrzymania lokalu jest kosztem statutowym organizacji, gdyż służy realizacji jej celów. W tym rozumieniu również koszty eksploatacyjne: energii, gazu, ogrzewania, wody, ochrony, ubezpieczenia – a także remontów – mogą być poniesione przez organizację. Organizacja może także ponosić specyficzne koszty dla niektórych lokali, jeśli nie są one pokrywane przez administratora lokalu, takie jak badania przewodów kominowych, wentylacyjnych, wymiana rur.

Koszty związane z użyczonym lokalem, sprzętem

Dość często organizacje korzystają z użyczonego lokalu czy sprzętu, np. kserokopiarki. Jednak i wówczas ponoszą koszty eksploatacyjne, np. energii, naprawy czy konserwacji sprzętu. Podstawą do ich poniesienia jest umowa użyczenia, która powinna określać przedmiot użyczenia (np. lokal czy kserokopiarkę) oraz stronę pokrywającą pozostałe koszty, czyli organizację.

W takim wypadku należy zadbać, aby umowa na usługi np. dostarczenia energii była zawarta z organizacją i w efekcie faktura była wystawiona na organizację. Jeśli jest to niemożliwe, instytucja użyczająca lokal powinna „refakturować” fakturę za usługi dostarczenia energii, czyli wystawić fakturę na rzecz organizacji.

Co kto ubezpiecza

Nie ma takiej praktyki i nie ma takiej potrzeby, ponieważ zgodnie z Kodeksem cywilnym ubezpieczamy to, "w czym" mamy interes. W tym przypadku to właściciel mieszkania ma interes w tym, aby ten lokal ubezpieczyć – co zresztą, jak wynika z zadanego pytania, uczynił. Oznacza to, że zapewne zawarł on umowę ubezpieczenia „elementów stałych” lokalu (mieszkania), czyli mówiąc prościej – konstrukcji lokalu, budynku, a więc jego ścian, stropu, podłogi itd. Ubezpieczenie takie daje ochronę na wypadek uszkodzenia lub zniszczenia mieszkania (budynku) wskutek różnych zdarzeń, np. pożaru, powodzi, eksplozji, huraganu, zalania („szkody wodociągowe”) lub dewastacji itp.

Takie ubezpieczenie nie chroni jednak tego, co jest w środku – czyli ruchomości (rzeczy ruchomych, majątku), które są wyposażeniem, sprzętem stowarzyszenia. Dlatego właśnie interes ubezpieczenia tego, co znajduje się w mieszkaniu, ma wynajmujące je stowarzyszenie.

Ubezpieczenie majątku – wyposażenia, kosztów inwestycyjnych

W tym przypadku stowarzyszenie będzie zatem zainteresowane ubezpieczeniem swojego wyposażenia w wynajętym lokalu (meble, komputery, inne sprzęty), czyli zawarciem umowy (polisy) na mienie ruchome. Gdyby, np. doszło do kradzieży z włamaniem czy zniszczenia wskutek pożaru, to ubezpieczyciel wypłaci stowarzyszeniu, za to zniszczone czy skradzione mienie, odszkodowanie.

Zapewne stowarzyszeniu zadającemu pytanie wystarczy ubezpieczenie swojego wyposażenia. Jeśli jednak planuje ono inwestować pieniądze w wynajęte mieszkanie to warto też zawrzeć umowę ubezpieczenia tzw. nakładów adaptacyjnych, czyli ubezpieczyć koszty poniesione na dostosowanie lokalu do potrzeb własnej działalności.

Umowa ubezpieczenia na nakłady adaptacyjne to standardowa oferta w zasadzie wszystkich zakładów ubezpieczeniowych dostępnych na rynku. Zabezpiecza ono stowarzyszenie na wypadek gdyby w razie jakiegoś zdarzenia losowego (np. w wyniku pożaru czy powodzi) zostało zniszczone całe mieszkanie. Wówczas stowarzyszenie dostanie odszkodowanie za te części stałe lokalu czy budynku, które przystosowało na własny koszt do swojej działalności. Jeśli zostałby zniszczony cały lokal, a stowarzyszenie miałoby tylko polisę na mienie ruchome to żadne odszkodowanie za poniesiony wkład adaptacyjny nie przysługiwałoby mu – mimo ewidentnej w tym przypadku straty, jaką poniosło stowarzyszenie. Odszkodowanie przysługiwałoby wyłącznie właścicielowi zniszczonego lokalu (z jego ubezpieczenia), a stowarzyszenie otrzymałoby tylko odszkodowanie za swoje zniszczone wyposażenie.

Przez umowę najmu wynajmujący (np. firma, spółdzielnia, organizacja pozarządowa) zobowiązuje się oddać najemcy (np. fundacji, stowarzyszeniu) rzecz do używania przez jakiś czas, a najemca zobowiązuje się płacić w tym czasie wynajmującemu umówiony czynsz.

Na czym to polega

• Przedmiotem umowy najmu (czyli tym, co możemy poprzez nią przekazać) mogą być rzeczy ruchome (np. samochód), jak też nieruchomości (lokal, mieszkanie, dom).

• Można ją zawrzeć na czas oznaczony – określony w umowie, po jego upływie umowa przestaje obowiązywać bez uprzedniego wypowiedzenia (chyba że zawarta umowa określa przypadki, kiedy jest to możliwe) lub nieoznaczony – niezamknięty w umowie żadną datą. Zawarcie umowy na czas nieoznaczony oznacza, że strony umowy mogą ją wypowiedzieć z zachowaniem terminów wynikających z umowy lub z Kodeksu cywilnego.

• Umowa najmu może mieć dowolną formę, także ustną. Jednak umowa najmu nieruchomości, lokalu zawarta na dłużej niż rok powinna być pisemna. Niezachowanie tej formy wywoła skutek odmienny niż początkowo strony chciały ustanowić, tj. zamiast umowy na czas określony (np. najem mieszkania na trzy lata), z mocy prawa przyjmuje się, że strony zawarły umowę na czas nieoznaczony.

• Najem zawarty na dłużej niż 10 lat, po upływie tego terminu przyjmuje się za zawarty na czas nieoznaczony. Czyli po upływie tego 10-letniego okresu umowa najmu przekształca się w umowę na czas nieoznaczony – to umożliwia jej wypowiedzenie przez każdą ze stron w terminie wynikającym z umowy, a jeżeli umowa nie przewiduje terminu wypowiedzenia, to stosuje się te przewidziane w Kodeksie cywilnym.

• Umowa najmu to umowa odpłatna – najemca płaci czynsz za używanie rzeczy wynajmującego. Robi to w umówionym terminie, który najlepiej jest określić w umowie. Określenie wysokości czynszu jest, obok wskazania przedmiotu najmu, niezbędnym elementem umowy. Czynsz może mieć postać: pieniężną lub niepieniężną (np. wykonanie usług w zamian za wynajem).

• Wynajmujący musi wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania umowy. Jeżeli najemca dokona ulepszeń, np. doprowadzi instalacje, założy ogrzewanie, a umowa milczy w tym przedmiocie, to wynajmujący ma prawo zatrzymać te ulepszenia za wynagrodzeniem albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego, czyli bez ulepszeń. Jednak, jeśli rzecz najęta uległa zniszczeniu z powodów, za które wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności – wtedy nie ma on obowiązku przywrócenia stanu poprzedniego. Strony mogą przewidzieć np. zakaz dokonywania jakichkolwiek ulepszeń czy zmian bez pisemnej zgody wynajmującego, z wyjątkiem tych, które wynikają z normalnego zużycia rzeczy (np. wymiana żarówek w lokalu).

• Wynajmujący odpowiada za wady fizyczne i prawne najętej rzeczy na zasadzie ryzyka, jak i winy, np. popsuty samochód nienadający się do używania, wilgoć w pomieszczeniach, brak ogrzewania, brak sanitariatów, albo inne osoby mające roszczenia wobec najętej rzeczy, które uniemożliwiają korzystanie z niej zgodnie z umową (np. istnieje służebność mieszkania, a lokal został odnajęty na siedzibę firmy).

• Najemca powinien udokumentować stan wynajmowanej rzeczy (np. spisać protokół z przyjęcia lokalu), gdyż jeśli w czasie najmu dojdzie do sporów z wynajmującym dotyczących stanu wynajmowanej rzeczy, to wówczas zgodnie z Kodeksem cywilnym domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym, przydatnym do umówionego użytku i w razie sporu z wynajmującym to najemca musi obalić domniemanie, że tak nie było.

• Najemca pokrywa drobne wydatki wynikające ze zwykłego używania wynajmowanej rzeczy, np. za zakup benzyny do wynajętego samochodu czy naprawę gniazdka w wynajętym mieszkaniu. Natomiast wydatki związane np. z utrzymaniem lokalu w należytym stanie i naprawami ponosi w pełni wynajmujący.

• Jeżeli w czasie trwania najmu okażą się potrzebne naprawy, które obciążają wynajmującego, najemca powinien go o tym niezwłocznie zawiadomić. Jeżeli wynajmujący nie zrobi tych napraw, najemca może wyznaczyć mu termin, w którym możliwe jest ich wykonanie (np. miesiąc na remont łazienki w wynajmowanym mieszkaniu). Po upływie tego terminu najemca może sam wykonać konieczne naprawy na koszt wynajmującego.

• Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, jak również roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot wydanych pieniędzy albo o zwrot nadpłaconego czynszu, przedawniają się z upływem roku od dnia zakończenia umowy.

• Najemca może rzecz najętą podnajmować (np. część wynajmowanego domu podnająć innej organizacji), jeżeli nie zabrania mu tego umowa.

• Najem kończy się w terminie określonym w umowie. Terminy wypowiedzenia najmu przewidziane w Kodeksie cywilnym zależą od sposobu płacenia czynszu. Gdy czynsz był płatny np. miesięcznie – to dla wypowiedzenia przyjmuje się termin miesiąca naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

• Wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, np. gdy najemca zaniedbuje mieszkanie, tak że jest ono narażone na uszkodzenie, albo gdy nie płaci czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności.

• Najemca może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia, np. jeżeli w chwili wydania najemcy lokalu miał on wady, które uniemożliwiają jego używanie przewidziane w umowie.

Ponieważ przy najmie mamy do czynienia z czynszem, który otrzymuje wynajmujący (czynsz jest jego przychodem), to obowiązki podatkowe będą dotyczyć właśnie wynajmującego. Jeśli wynajmujący jest osobą fizyczną (tzn. wynajmuje mieszkanie jako Jan Kowalski), to powinien zapłacić podatek dochodowy (wcześniej zgłasza najem do urzędu skarbowego).

Jeśli wynajmującym jest organizacja, to czynsz z wynajmu jest jej przychodem podlegającym podatkowi od osób prawnych (ale tu dla większości organizacji możliwe będzie zwolnienie na zasadach wynikających z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych).

Wynajmujący ma też obowiązek zapłacenia VAT