Przejdź do treści głównej

Co to są dokumenty księgowe, jak się je opisuje i przechowuje?

Co to są dokumenty księgowe (dowody księgowe)?

W polityce rachunkowości należy określić rodzaj dowodów księgowych (dowodów źródłowych) przyjmowanych do ewidencji, są to m.in.:

  • dowody zewnętrzne obce – dokumenty otrzymane od zewnętrznych kontrahentów, np. faktury, rachunki;
  • dowody zewnętrzne własne – dokumenty wystawiane przez organizację i przekazywane w oryginale kontrahentowi, np. faktury wystawiane przez stowarzyszenie/fundację, noty księgowe, rachunki;
  • dowody wewnętrzne – dotyczące dokumentowania operacji wewnątrz organizacji, np. listy płac, rachunek rozliczenia umów zlecenia i umów o dzieło, dokumenty obrotu kasowego (KP, KW, druk zaliczki, druk rozliczenia zalicz­ki), dokumenty obrotu magazynowego (PZ, RW, MM), dokumenty obrotu środ­ków trwałych (OT, PT, LT);
  • dowody zbiorcze – np. raport kasowy.

Co powinien zawierać dokument księgowy (np. rachunek, faktura)?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości każdy dokument księgowy powinien zawierać:

  • określenie rodzaju dowodu;
  • określenie stron (nazwa, adres, numery indentyfikacyjne), pozwalające jednoznacznie zidentyfikować uczestników danej operacji;
  • treść (opis) danej operacji, jej wartość, jeśli to możliwe ilość (liczbę) i cenę jednostkową;
  • datę operacji i sporządzenia dowodu;
  • podpisy (czytelne) osób odpowiedzialnych za operacje, pozwalające je jednoznacznie zidentyfikować;
  • zapis stwierdzający sprawdzenie dowodu oraz opis kwalifikujący dowód do ewidencji (dekretacja dowodu) wraz z podpisem osób odpowiedzialnych – zgodnie z zapisami w statucie.

Jak prawidłowo opisywać dokumenty księgowe?

Dokumenty powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz dekretacją do jakiego programu, konta księgowego dany wydatek jest przypisany, zatwierdzony do zapłaty. Dodatkowo na dokumencie powinien być naniesiony numer księgowy, jakim został oznaczony w księgach. Dla wygody warto posługiwać się gotową pieczątką, dzięki której będzie można szybko nanieść te opisy. 

UWAGA!
Każdy dokument księgowy (rachunek, faktura, lista płac, umowa, nota księgowa, itd.) powinien być zatwierdzony pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym przez upoważnioną do tego osobę i opisany w sposób niepozostawiający wątpliwości co do klasyfikacji danego wydatku, źródeł jego finansowania i zgodności z celami statutowymi naszej organizacji.
 
Na przykład pod względem formalno-rachunkowym zatwierdzać może osoba odpowiadająca za prowadzenie księgowości, pod względem merytorycznym prezes organizacji lub upoważniony koordynator programu (składane podpisy muszą być zgodne ze stosownymi upoważnieniami zarządu). Dobrą praktyką jest wpisywanie daty zatwierdzenia dokumentu. Instytucje finansujące zwykle mają bardzo szczegółowe wymagania co do opisu, który musi być umieszczony na dokumencie, np. może być wymagany numer umowy grantowej, numer kategorii budżetowej, tytuł projektu, itd. Przed rozpoczęciem gromadzenia i opisywania dokumentacji projektowej musimy zapoznać się szczegółowo z wytycznymi w tym zakresie.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty powinny być przechowywane w porządku chronologicznym w podziale na miesiące dodatkowo w podziale na rodzaj kosztów: kasa, dokumenty kosztowe, wynagrodzenia, wyciąg. Można dodatkowo podzielić na projekty. Należy znaleźć swój praktyczny sposób odpowiadający naszej sytuacji.

Dokumentacja finansowa powinna być zabezpieczona i przechowywana w porządku chronologicznym przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Dokumentacja dotycząca zatrudnienia osób i ich wynagrodzenia musi być przechowywana przez pięćdziesiąt lat. Osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji finansowej.

Jak archiwizować dokumenty księgowe? Jakie są terminy i zasady przechowywania rachunków, faktur?

W polityce rachunkowości należy opisać sprawy związane z archiwizacją dokumentów księgowych oraz zapewnieniem należytej ochrony dokumentacji papierowej i zbiorów danych komputerowych. Powinna się więc tu znaleźć informacja o systemie komputerowym, z którego korzysta organizacja lub o innej metodzie prowadzenia ksiąg rachunkowych. Musi się tu też znaleźć informacja, w jaki sposób dane księgowe są chronione przed uszkodzeniem zbiorów (zasady archiwizacji zbiorów danych), a także jak dane są zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych (np. hasła zabezpieczające dla poszczególnych użytkowników w przypadku systemu komputerowego).

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie organizacji lub oddziału w oryginalnej postaci. Terminy przechowywania dokumentacji są następujące:
  • księgi rachunkowe – 5 lat;
  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – jeden rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
  • pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat.
Ustalone okresy przechowywania dokumentów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.
 
Dokumenty księgowe można udostępniać do wglądu w siedzibie organizacji za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, poza siedzibą organizacji za pisemną zgodą kierownika jednostki oraz pozostawienia w organizacji potwierdzonego spisu wyniesionych dokumentów. Więcej na ten temat także w serwisie wiadomosci.ngo.pl – kliknij tutaj: http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/450605.html
 
Dokumentację księgową musimy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera powinniśmy dokonać zabezpieczenia w dostępie do programu oraz należytej archiwizacji.
 
Księgi rachunkowe prowadzi się wyłącznie na terytorium Polski i to w siedzibie organizacji. W przypadku, gdy:
  • organizacja posiada oddziały krajowe – księgi rachunkowe tych oddziałów można prowadzić w siedzibie głównej albo siedzibie oddziałów w języku polskim i w polskiej walucie;
  • organizacja posiada oddziały za granicą – księgi rachunkowe tych oddziałów prowadzone są w ich siedzibie, tzn. w języku i walucie, a także według prawa obowiązującego w kraju siedziby oddziału.
Oznacza to, że księgi rachunkowe muszą być prowadzone w tej siedzibie, gdzie jest prowadzona działalność.
O miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych należy powiadomić w terminie 15 dni od wydania zlecenia właściwy urząd skarbowy oraz zapewnić dostępność do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie organizacji (oddziału, zakładu).
O przejęciu prowadzenia ksiąg przez biuro rachunkowe zawiadamiamy urząd skarbowy w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy.

Kiedy organizacja może wystawiać faktury, rachunki (przy działalności odpłatnej lub gospodarczej)?

W przypadku dokumentów zewnętrznych organizacja, oprócz przyjmowania dokumentów potwierdzających przepływ i wydatkowanie środków wystawionych przez inne podmioty, sama też tworzy dokumenty potwierdzające, np. operacje kasowe lub przychody organizacji.

Przychody organizacji, które w większości są darowiznami, potwierdzane są zwykle przez deklarację samych darczyńców na wpłacie bankowej lub przekazywane są na podstawie odpowiednich umów między darczyńcą a organizacją.
 
W niektórych jednak sytuacjach organizacja zobligowana jest do wystawienia dokumentów potwierdzających konkretne zdarzenia, np. potwierdzenie przyjęcia opłaty za działania związane z odpłatną działalnością pożytku publicznego.
Wystawia wtedy faktury VAT – jeśli jest płatnikiem podatku VAT, albo rachunki w przypadku gdy korzysta ze zwolnienia od tego podatku.
 
W ramach działalności gospodarczej stowarzyszenie (fundacja) wystawia rachunki, o ile nie jest płatnikiem VAT, zobowiązanym do wystawiania faktur VAT. Podobnie jest w przypadku działalności odpłatnej.
Inaczej rzecz ma się w przypadku stowarzyszenia zwykłego, które nie przyjmuje darowizn ani subwencji oraz utrzymuje się głównie ze składek. Można zatem przyjąć, że rachunkowość będzie prowadziło w oparciu o raport kasowy. W takim przypadku przychody z działalności dokumentować będzie asygnatami przychodowymi KP, zatem będzie wystawiać dowód KP (kasa przyjęła).

Według jakich zasad wystawia się rachunek?

Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Podatnicy wystawiający rachunki są zobowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia przez 5 lat kalendarzowych, licząc od końca roku, w którym wystawiono rachunek.
Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi jest wystawiany z kopią i zawiera co najmniej:
  • imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego, bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
  • datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
  • określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowej;
  • ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie;
W przypadku, gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu lub zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera wyraz: DUPLIKAT oraz datę jego ponownego wystawienia.
Rachunki mogą być sporządzane odręcznie, maszynowo lub przy zastosowaniu techniki informatycznej.

Warto również zauważyć, że przepisy art. 87 Ordynacji podatkowej nakładają na podatnika obowiązek wystawiania rachunków na żądanie kupującego lub usługobiorcy, lecz nie zabraniają wystawienia rachunków w sytuacji, gdy takie żądanie nie jest zgłaszane. A zatem rachunki takie mogą być wystawiane i przekazywane odbiorcom również wtedy, gdy nie są przez nich żądane.

 

Wyraź opinię 20 0

na skróty / spis treści

Co to są dokumenty księgowe (dowody księgowe)?

Co powinien zawierać dokument księgowy (np. rachunek, faktura)?

Jak prawidłowo opisywać dokumenty księgowe?

Jak należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jak archiwizować dokumenty księgowe? Jakie są terminy i zasady przechowywania rachunków, faktur?

Kiedy organizacja może wystawiać faktury, rachunki (przy działalności odpłatnej lub gospodarczej)?

Według jakich zasad wystawia się rachunek?

Czy walne musi zatwierdzać sprawozdanie finansowe w stowarzyszeniu?

Aneta Krawczyk, poradnik.ngo.pl
W stowarzyszeniu najwyższą władzą jest walne zebranie członków. Tworzą je wszyscy członkowie. Jego kompetencje są zapisane w statucie organizacji. Są takie zadania, które muszą przypisane właśnie walnemu (np. zmiana statut czy likwidacja organizacji), innymi może ono dzielić się z zarządem lub komisją rewizyjną. A co z przyjmowaniem sprawozdania finansowego organizacji?
14