Przejdź do treści głównej

Wybory do władz i zatrudnianie osób będących we władzach

Od kiedy zaczyna działać nowy zarząd? Czy członkowie władz (np. zarządu, komisji rewizyjnej) mogą pobierać wynagrodzenie za swoje funkcje w tych organach? Czy można ich zatrudniać?

Od kiedy zaczyna działać nowy zarząd – od momentu wybrania czy od momentu rejestracji w KRS?

Przepisy nie są w tym zakresie jednoznaczne, w związku z tym i praktyka bywa różna.  
W literaturze i w praktyce spotyka się stanowisko, że nowy zarząd może zacząć działać od momentu wybrania go na walnym zebraniu (w stowarzyszeniu) lub przyjęcia uchwały o jego wyborze przez właściwy organ (w fundacji).
Wydaje się, że w działającym już stowarzyszeniu/fundacji udzielnie absolutorium (czyli przyjęcie sprawozdania z działalności przygotowanego przez zarząd i uznanie go za poprawne), oznacza, że stary zarząd powinien oddać władze nowym członkom i że nie może dalej prowadzić działalności w imieniu organizacji.
Bywa jednak i tak, że nowy zarząd może rozpocząć działalność dopiero po zarejestrowaniu go (wpisaniu nazwisk) w KRS, bo np. sponsor nie chce podpisać umowy, dopóki nie zostanie wpisany aktualny skład zarządu do KRS.
Kiedy może pojawić się problem? W sytuacji gdy KRS nie zarejestrował jeszcze zgłoszonych przez nas zmian, a nowy zarząd musi wystąpić w imieniu naszej organizacji, np. podpisać umowę ze sponsorem. Skład zarządu będzie inny niż ten wynikający z wyciągu z KRS, co może budzić wątpliwość partnera. Jeśli więc nowy zarząd musi wystąpić w imieniu naszej organizacji, np. podpisać jakąś umowę, ale nie został jeszcze zarejestrowany w KRS, to do podpisywanej umowy możemy dołączyć uchwałę o jego wyborze, a jeśli zmianę zgłoszono już do KRS to załączamy też ksero tego dokumentu (wniosku do KRS).

Czy członkowie władz (np. zarządu, komisji rewizyjnej) mogą pobierać wynagrodzenie za swoje funkcje w tych organach?

Pobieranie wynagrodzenia za pełnienie funkcji w zarządzie wygląda inaczej w stowarzyszeniu niż w fundacji.
W stowarzyszeniu, zarówno członkowie władz jak i wszyscy jego członkowie, mają obowiązek działać społecznie na rzecz organizacji, której są członkami. W związku z tym nie mogą być zatrudnieni na stanowisku „członka zarządu”. Oznacza to, że nie mogą pobierać wynagrodzenia za działania społeczne, w które się dobrowolnie angażują. Nie wyklucza to jednak możliwości zatrudnienia członków zarządu stowarzyszenia do różnych zadań, które wynikają z realizowanych projektów. W takich przypadkach trzeba bardzo starannie i precyzyjnie określić zakres obowiązków w umowie z takim pracownikiem. W zakresie obowiązków pracownika nie mogą znajdować się zadania wykonywane przez niego z racji członkostwa w zarządzie.
W fundacji będzie inaczej, zarząd może otrzymywać wynagrodzenie za wykonywanie swoich obowiązków, a więc może być zatrudniony w fundacji. W umowie o pracę może być wpisane także takie stanowisko, jak „członek zarządu”.
Członkowie organów kontroli i nadzoru wewnętrznego w stowarzyszeniu (czyli komisji rewizyjnej) nie mogą pobierać wynagrodzenia za pełnienie swoich funkcji. W fundacji nie ma takich przeciwwskazań wynikających z przepisów. Jednak w sytuacji, gdy byliby oni pracownikami organizacji, a więc podlegali by zarządowi (z tytułu zatrudnienia), mogłyby pojawić się zastrzeżenia co do rzetelności ich pracy jako członków organu wewnętrznego, np. oceniania dokumentów przedstawianych im przez zarząd. Chociaż zatem przepisy nie zabraniają tego wprost, taka sytuacja nie powinna mieć miejsca, gdyż budzi poważne wątpliwości związane z przejrzystością organizacji.
Wprost zakaz zatrudniania członków organów nadzoru wewnętrznego dotyczy natomiast organizacji pożytku publicznego (OPP). Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie muszą one mieć organ kontroli wewnętrznej (dotyczy to również fundacji), a ponadto jego członkowie muszą spełniać odpowiednie warunki. Zgodnie z art. 20 ust. 1 pkt 4a tej ustawy nie mogą oni być „członkami organu zarządzającego ani pozostawać w związku małżeńskim, we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości służbowej”. Jednocześnie jednak mogą otrzymywać z tytułu pełnienia funkcji w organie nadzoru zwrot uzasadnionych kosztów lub wynagrodzenie w wysokości nie wyższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw ogłoszone przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok poprzedni (art. 20 ust. 1 pkt 4c).

Czy prezes (lub inny członek władz) stowarzyszenia może być w nim zatrudniony?

Nie ma przeszkód prawnych do zatrudniania pracowników w stowarzyszeniu, dotyczy to także członków zarządu.
Przeczy temu często nastawienie społeczne, np. organy samorządu terytorialnego, podejmując decyzję o udzieleniu dotacji, zarzucają organizacjom zatrudniającym osoby z zarządu, że postępują nieetycznie. Najczęściej podnoszona jest wątpliwość, czy organizacje, które zatrudniają członków zarządu, np. jako koordynatorów projektów, mogą wypłacać im wynagrodzenia z dotacji. Poza tym, że zarzuty te są dyskusyjne (można zastanawiać się, co jest nieetycznego w płaceniu pracownikowi, nawet, jeśli jest członkiem zarządu, za wykonane zadania?) to nie znajdują one także poparcia w przepisach. Choć sytuację tę trzeba nieco inaczej rozpatrywać dla stowarzyszeń i dla fundacji.
Warto tu przytoczyć opinię Sądu Apelacyjnego w Warszawie (postanowienie z dn. 7 kwietnia 1992 roku), w której Sąd stwierdził: „Oparcie działalności stowarzyszenia na pracy społecznej członków nie wyłącza możliwości poddania pewnej sfery działalności regułom odpłatności. Możliwość łączenia członkostwa z pracą na rzecz stowarzyszenia może dotyczyć w ograniczonym zakresie także członków zarządu”. W uzasadnieniu dodano, że „zawężenie możliwości pozostawania członkiem stowarzyszenia jedynie do nie pracowników nie znajduje żadnego uzasadnienia ani w przepisie ustawy, ani w zasadach współżycia społecznego; przeciwnie, względy celowości (...) pozwalają mniemać, że efekty pracy członków stowarzyszenia będą z reguły lepsze, zważywszy na dodatkowe powiązanie takich pracowników z pracodawcą”.
Od strony prawnej nie ma przeszkód, aby osobą zatrudnioną przez stowarzyszenie był członek zarządu. Stowarzyszenia często zatrudniają pracowników pełniących funkcje kierownicze na różne formy umowy o pracę. Niezależne jednak od rodzaju umowy zawartej z pracownikiem (który jest także członkiem zarządu) należy zadbać, aby wynikało z niej jasno, że jego obowiązki pracownicze nie pokrywają się z obowiązkami jako członka zarządu (lub organu kontroli wewnętrznej, np. komisji rewizyjnej).
Nie można podpisać z członkiem zarządu umowy o pracę, w której w zakresie obowiązków wpisane są zadania wynikające z postanowień statutu organizacji (zadania określające kompetencje zarządu lub komisji rewizyjnej). Te kompetencje muszą być rozdzielone, ponieważ członkowie władz nie mogą pobierać wynagrodzenia za działania społeczne w zarządzie. Niewłaściwe jest pobieranie wynagrodzenia np. za reprezentowanie organizacji na zewnątrz, tworzenie planów działalności itp. (tak samo, jak pobieranie wynagrodzenia przez członków organu kontroli wewnętrznej).
Ustawa Prawo o stowarzyszeniach nie zabrania zatrudniania członków zarządu stowarzyszenia. Jest to w dużej mierze decyzja dotycząca polityki stowarzyszenia i wymaga szczególnej dbałości o oddzielenie obowiązków członka zarządu od obowiązków pracownika (np. poprzez wyraźne zapisanie w zakresie obowiązków).

Czy prezes (lub inny członek władz) fundacji może być w niej zatrudniony?

W przepisach nie ma wyraźnego wskazania, że fundacja może zatrudniać pracowników, ale nie ma też zapisu, który by sugerował, że członkowie zarządu fundacji pracują na jej rzecz tylko społecznie. Tak więc fundacja może zatrudnić zarząd nie tylko do wykonywania działań merytorycznych (czyli realizacji projektów), ale też do wykonywania pracy i obowiązków wynikających z bycia członkiem zarządu.
Najlepiej zawrzeć stosowne zapisy które określą kto z władz może podpisać umowę z prezesem, np. w statucie, uchwałach.
Do podpisania umowy o pracę z członkiem zarządu organizacji uprawnione są osoby, które zgodnie ze statutem mają prawo jej reprezentowania. Sytuacja patowa może wystąpić, jeżeli sposób reprezentacji przewiduje konieczność działania prezesa i równocześnie to właśnie prezes ma być zatrudniony przez organizację. Wówczas dobrze byłoby, aby taka umowa była podpisana z bezpośredniego upoważnienia organu kontroli wewnętrznej, który określi warunki zawarcia umowy.

W jaki sposób wybiera się członków organów stowarzyszenia? Jak można uzupełnić skład władz?

Decyzja o wyborze zarządu i komisji rewizyjnej stowarzyszenia jest zawsze zarezerwowana dla walnego zebrania członków.
W statucie podajemy dokładne informacje o sposobie wyboru:
  • Czy wybór jest jawny czy tajny?
  • Ilu członków musi być obecnych na walnym, aby decyzja była prawomocna?
  • Czy zawsze musi być kworum1 by wybrać władze? Jak często wybierane są władze?
PRZYKŁAD:
Zarząd jest wybierany przez walne zebranie w głosowaniu jawnym zwykłą większością, przy obecności co najmniej połowy członków uprawnionych do głosowania.
 
Ze względów praktycznych warto przewidzieć także możliwość uzupełnienia składu zarządu czy komisji rewizyjnej w trakcje trwania kadencji (o ile przewidujemy kadencję).
 
PRZYKŁAD:
Zarząd to 3 osoby. Jedna z nich musi zrezygnować z bycia członkiem zarządu z powodu konfliktu interesów. Statut przewiduje możliwość dokooptowania członka zarządu. Oznacza to, że nie musimy zmieniać całego zarządu, tylko dobieramy jedną osobę.
 
Ponadto, statut powinien określać warunki, kiedy członek zarządu albo komisji rewizyjnej może zrezygnować z pełnienia funkcji w organie oraz kiedy, na jakiej podstawie można odwołać członka zarządu czy komisji rewizyjnej, bądź cały organ z pełnionych funkcji.
 
PRZYKŁAD:
Zarząd może być odwołany w przypadku nierealizowania celów statutowych stowarzyszenia.
 
PRZYKŁADOWY ZAPIS W STATUCIE:
1. Władze Stowarzyszenia wybierane są przez Walne Zebranie Członków w głosowaniu tajnym zwykłą większością głosów. Walne Zebranie może zdecydować o przeprowadzeniu głosowania tajnego.
2. W razie, gdy skład władz Stowarzyszenia ulegnie zmniejszeniu w czasie trwania kadencji uzupełnienie ich składu może nastąpić w drodze kooptacji, której dokonują pozostali członkowie organu, który uległ zmniejszeniu. W tym trybie można powołać nie więcej niż połowę składu organu.

Czy władze stowarzyszenia/fundacji mogą być jednoosobowe? Ilu członków musi mieć zarząd i komisja rewizyjna?

Władze organizacji powinny być organami kolegialnymi, a więc nie jednoosobowymi. Decyduje o tym zarówno praktyka, obowiązujące prawo, jak i społeczny charakter fundacji/stowarzyszeń – dlatego jedna osoba nie może decydować o działaniu organizacji.
Niekiedy w odniesieniu do fundacji pojawiały się wątpliwości czy zarząd ma być organem kolegialnym. W tej sprawie wypowiedział się Sąd Najwyższy w postanowieniu z 8 grudnia 1992 r. (I CRN 182/92, OSNC 1993 poz.139) stwierdzając, że „zarząd fundacji jest organem kolegialnym”.
  • Przepisy nie określają maksymalnej liczby członków, ale powinno być to przynajmniej dwie osoby. Z praktycznych względów warto przyjąć liczbę nieparzystą, np. 3 lub 5. W wypadku nieparzystej liczby członków łatwiej jest ustalić większość w głosowaniu, przy podejmowaniu uchwał i decyzji przez nasz organ.
  • Można też ustalić ilość członków w przedziale np. od 3 do 5. To pomoże, jeśli których z członków zrezygnuje, bądź z przyczyn niezależnych nie będzie mógł dalej pełnić funkcji. Nie będziemy musieli natychmiast zmieniać składu naszego organu i zgłaszać tej zmiany do KRS.
Te zasady dotyczą zarówno zarządu, jak i organu kontroli (np. komisji rewizyjnej). Ilość członków władz naszej organizacji musi być określona w statucie.

Czy osoby będące w zarządzie mogą wchodzić w skład organu nadzoru i kontroli? Czy jedna osoba może być w kilku organach?

Członkowie jednego organu nie powinni być jednocześnie członkami innego organu w tym samym stowarzyszeniu bądź fundacji. Zwykle władze te pozostają w stosunku do siebie w różnych zależnościach, np. zarząd jest w jakiś sposób zależny od komisji rewizyjnej (bo ma ona prawo kontrolować zarząd), i dlatego łączenie funkcji w organach nie jest możliwe.
W przypadku organizacji pożytku publicznego przepisy nie tylko nie pozwalają na jednoczesnie bycie w zarządzie i komisji rewizyjnej, ale też członków organu kontroli i członków zarządu nie może łączyć stosunek pokrewieństwa, powinowactwa i zatrudnienia.
Warto jeszcze wspomnieć o roli fundatora w fundacji. Może ona być dwojaka. Fundator może ufundować fundację (być jej fundatorem), a następnie „umieścić siebie” w którymś z organów władzy (w zarządzie lub radzie) i w ten sposób dalej uczestniczyć w życiu tej fundacji. Wówczas będzie po prostu członkiem organów władzy i będzie miał kompetencje właściwe dla tego organu. Ta więc można być fundatorem fundacji, a później jej prezesem. Rola fundatora może też zakończyć się z chwilą założenia fundacji: fundator zakłada fundację, powołuje jej organy i dalej nie uczestniczy w jej życiu, czasem może się znaleźć w jakimś organie doradczym, opiniotwórczym.
 
 
Wyraź opinię 52 0

na skróty / spis treści

Od kiedy zaczyna działać nowy zarząd – od momentu wybrania czy od momentu rejestracji w KRS?

Czy członkowie władz (np. zarządu, komisji rewizyjnej) mogą pobierać wynagrodzenie za swoje funkcje w tych organach?

Czy prezes (lub inny członek władz) stowarzyszenia może być w nim zatrudniony?

Czy prezes (lub inny członek władz) fundacji może być w niej zatrudniony?

W jaki sposób wybiera się członków organów stowarzyszenia? Jak można uzupełnić skład władz?

Czy władze stowarzyszenia/fundacji mogą być jednoosobowe? Ilu członków musi mieć zarząd i komisja rewizyjna?

Czy osoby będące w zarządzie mogą wchodzić w skład organu nadzoru i kontroli? Czy jedna osoba może być w kilku organach?

Co musisz wiedzieć o władzach fundacji [infografika]

źródło: ngo.pl
Nie wszyscy, podejmując decyzję o zaangażowaniu się we władze fundacji, zdają sobie sprawę z odpowiedzialności, jaka się z tym wiąże. Tymczasem zasiadanie we władzach to nie tylko możliwość wpływania na losy organizacji, ale także obowiązki. Warto o tym pamiętać – zobacz naszą infografikę!
5