Przejdź do treści głównej

Obowiązki wobec wolnotariuszy

Jakie są obowiązki wobec wolontariuszy? Wszystko co powinny wiedzieć fundacje i stowarzyszenia.

Jakie obowiązki ma organizacja wobec swoich wolontariuszy?

Zawarcie porozumienia z wolontariuszem

Przed przystąpieniem do współpracy strony muszą zawrzeć porozumienie o współpracy, które określać będzie warunki, przedmiot i zakres współpracy. W zależności od czasu trwania współpracy taka umowa być ustna lub pisemna.

 

Poinformowanie o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania świadczeń

Organizacja korzystająca z pomocy wolontariusza musi poinformować go o bezpiecznych i higienicznych warunkach wykonywania świadczeń oraz musi zapewnić takie warunki. Często poinformowanie takie utożsamiane jest z koniecznością zapewnienia szkolenia w zakresie BHP. Nic bardziej mylnego. W stosunku do wolontariusza nie ma takiego obowiązku - wolontariusz nie jest pracownikiem.

Aby jednak ustrzec go od niebezpieczeństw związanych z wykonywana pracą musi on znać zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych, np. znać przebieg dróg ewakuacyjnych, zasady zachowania w trakcie pożaru, właściwego wykonywania powierzonych mu czynności. Taki instruktarz może przeprowadzić w placówce osoba do tego uprawniona, najczęściej dyrektor lub inna przez niego wyznaczona. W zakładach gdzie jest stanowisko inspektora BHP będzie to właśnie osoba pełniąca tę funkcję.

 

Zapewnienie środków ochrony osobistej

Powierzając wolontariuszowi do wykonania zadanie, należy zaopatrzyć go w odpowiednie środki ochrony osobistej. Np. jeśli wolontariusz będzie pomagał nam w pracach porządkowych w ogrodzie powinien mieć ubiór chroniący go przed ewentualnymi skaleczeniami, jeśli odwiedzał będzie dzieci w szpitalu to powinien mieć fartuch i obuwie ochronne. Od specyfiki pacy zależeć będzie jakie środki ochrony należy zagwarantować wolontariuszowi.

 

Zaświadczenie

Na życzenie wolontariusza organizacja ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające współpracę lub (również na życzenie wolontariusza) przygotować opinię o sposobie wykonywania przez niego  zadań. Jest to nic innego jak forma rekomendacji, o którą często proszą wolontariusze.

Czy organizacja musi zawrzeć umowę z wolontariuszem? Kiedy musi być ona pisemna?

Obowiązkiem wynikającym z ustawy jest zawarcie umowy (porozumienia) pomiędzy korzystającym i wolontariuszem. Jest to kontrakt, który reguluje zobowiązania obydwu stron. Porozumienie może być pisemne lub ustne, w zależności od czasu współpracy:

  • Jeśli okres współpracy wynosi do 30 dni – umowa może mieć formę ustną.
  • Przy okresie współpracy powyżej 30 dni – umowa obligatoryjnie musi mieć charakter pisemny.

Porozumienie, które zawieramy z wolontariuszem musi mieć formę pisemną także wtedy, gdy wolontariusz zażąda sporządzenia pisemnej umowy (art. 44 ust. 2 i 4).

Czy ustawowe 30 dni to okres 30 dni kalendarzowych liczonych od dnia pierwszej aktywności ochotnika czy to 30 jednorazowych dni świadczeń, które po zsumowaniu dadzą okres 30 dni? Należy przyjąć, że jest to okres 30 dni kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia, w którym wolontariusz wykonał dla nas świadczenie.

PRZYKŁAD:
Tomek przeszedł pomyślnie rekrutację wolontariuszy, którzy zostaną zaangażowani do współpracy z Domowym Hospicjum Dziecięcym. Tomek porozumiał się, że będzie odwiedzał chorego Pawełka w jego domu dwa razy w tygodniu, począwszy od 4 marca. W czasie odwiedzin będzie uczył Pawła obsługi komputera i korzystania z Internetu.

Kiedy przedstawiciel hospicjum powinien podpisać z Tomkiem porozumienie o współpracy? Czy należy to zrobić 4 kwietnia czy dopiero w czwartym miesiącu pracy Tomka licząc, że skoro odwiedza Pawełka dwa razy w tygodniu to w miesiącu świadczy on pomoc osiem razy. Zatem dopiero w czwartym miesiącu minie 30 dzień świadczenia przez Tomka pomocy. Takie rozumowanie jest błędne! W tym przypadku porozumienie powinno zostać sporządzone na piśmie 4 kwietnia, po upływie 30 dni kalendarzowych. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby porozumienie o współpracy z wolontariuszem zawierać od pierwszego dnia jego aktywności. Jest to możliwe i zależy tylko od woli korzystającego.

Więcej o porozumieniu o współpracy z wolontariuszem (także jego wzór) tutaj. Wzór porozumienia można też znaleźć na stronach Centrum Wolontariatu.

 

Czy organizacja powinna ubezpieczyć wolontariusza? O jakie rodzaje ubezpieczenia chodzi?

Ubezpieczenie NNW
Ustawa o wolontariacie nakłada na korzystającego (organizację) obowiązek zapewnienia wolontariuszowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Jeżeli czas współpracy jest krótszy niż 30 dni kalendarzowych ubezpieczenie to należy wykupić w dowolnej firmie ubezpieczeniowej. Jeśli czas współpracy jest dłuższy niż 30 dni ubezpieczenie NNW jest gwarantowane przez państwo polskie na podstawie znowelizowanej tzw. małej ustawy wypadkowej (ustawa o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach). W takiej sytuacji konieczne jest podpisanie z wolontariuszem porozumienia o współpracy – umowy wolontarystycznej, która jest niejako promesą polisy ubezpieczeniowej.
Nowela ustawy nakazuje także zapewnić ubezpieczenie NNW  wolontariuszowi, który na podstawie zawartego porozumienia będzie pracował za granicą, na terenie gdzie trwa konflikt zbrojny, wystąpiła klęska żywiołowa lub katastrofa naturalna.
Jeśli wolontariusz jest wysyłany do pracy za granicą lecz nie będzie pracował w niebezpiecznych wymienionych wyżej warunkach to korzystający ze świadczenia może wykupić wolontariuszowi ubezpieczenie NNW.
W przypadku pracy wolontariusza za granicą nie stosuje się przepisu art. 46 ust. 2 dotyczącego zaopatrzenia wolontariusza z tytułu wypadku przy wykonywanych świadczeniach.  
 
Ubezpieczenie kosztów leczenia
Znowelizowana ustawa zobowiązuje również do zapewnienia wolontariuszowi ubezpieczania „kosztów leczenia podczas pobytu za granicą, jeżeli kosztów tych nie pokrywa się z innego tytułu, w szczególności na podstawie przepisów o koordynacji, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych”, który na podstawie zawartego porozumienia będzie pracował za granicą, na terenie gdzie trwa konflikt zbrojny, wystąpiła klęska żywiołowa lub katastrofa naturalna.
 
Jeśli wolontariusz jest wysyłany do pracy za granicą lecz nie będzie pracował w niebezpiecznych wymienionych wyżej warunkach to korzystający ze świadczenia może wykupić wolontariuszowi koszty leczenia podczas pobytu za granicą, jeżeli kosztów tych nie pokrywa się z innego tytułu, w szczególności na podstawie przepisów o koordynacji, w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych”.
 
Ubezpieczenie OC
Ustawodawca nie wskazuje konieczności wykupienia ubezpieczenia OC na okoliczność współpracy z wolontariuszami. Warto jednak zadbać o takie ubezpieczenie, gdyż chroni ono korzystającego (organizację, placówkę) przed ewentualnymi roszczeniami osób trzecich, w wyniku działań wolontariuszy.
 
Oferty towarzystw ubezpieczeniowych
Praktycznie każdy ubezpieczyciel jest w stanie przygotować ofertę ubezpieczenia dla wolontariuszy. Oferty różnią się zakresem odpowiedzialności, sumą gwarancyjną czy też wysokością składki.
 
Co zrobić w razie wypadku
Postępowanie powypadkowe będzie zależne od rodzaju umowy zawartej z wolontariuszem, a co się z tym wiąże rodzaju ubezpieczenia, które mu zapewniliśmy.
W przypadku porozumienia ustnego (czas współpracy do 30 dni) organizacja angażująca zobowiązana jest wykupić wolontariuszowi ubezpieczenie w wybranej firmie ubezpieczeniowej. Warunki szczegółowe wykupionej polisy określać będą tryb postępowania w razie wypadku.
 
W przypadku porozumienia pisemnego (czas współpracy powyżej 30 dni) należy:
  • wypełnić kartę wypadkową, która określa okoliczności zaistniałego wypadku;
  • udać się do lekarza i uzyskać zaświadczenie o stwierdzonym urazie;
  • sporządzić ksero porozumienia z wolontariuszem;
Te trzy dokumenty po zakończeniu leczenia i ewentualnej rehabilitacji należy przesłać do oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, właściwego ze względu na miejsce działania organizacji, z którą współpracował wolontariusz. To właśnie ZUS jest instytucją, którą podobnie jak w przypadku wypadków pracowniczych, może przeprowadzić procedurę odszkodowawczą.

Jakie mogą być koszty związane z wolontariuszami?

Koszty związane z wolontariuszami

Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organizacja może pokrywać następujące koszty wolontariuszy:
  • koszty podróży służbowych i diet;
  • koszty szkoleń wolontariuszy;
  • inne niezbędne koszty związane z wykonaniem świadczeń na rzecz organizacji; ustawa nie precyzuje, jakie;
  • koszty ubezpieczeń (NNW i leczenia za granicą)
1) Organizacja ma obowiązek pokryć koszty podróży służbowych i diet (na zasadach określonych w odrębnych przepisach, takich jak dla pracowników)
Chcąc wysłać wolontariusza na szkolenie, które będzie mu pomocne w wykonywaniu świadczeń organizacja zobowiązana jest pokryć koszty podróży i wyżywienia wolontariusza w czasie odbywania takiej podróży. Dzięki temu wolontariusz nie będzie ponosił kosztów swojej aktywności, a dla wielu z nich jest to bardzo istotny problem. Wysokość diet dla wolontariusza odpowiada wysokości diet przysługujących pracownikom i są one określane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej.
 
PRZYKŁAD:
Na spotkanie z wojewódzkim koordynatorem ds. wolontariatu w ośrodkach pomocy społecznej jedzie reprezentant stowarzyszenia, który koordynuje pracę wolontariuszy w tej placówce. Dyrektor biura stowarzyszenia zamierza wydelegować z koordynatorem wolontariusza, który jest bardzo aktywny i pomaga koordynatorowi w codziennych obowiązkach.
W tym przypadku zarówno pracownikowi stowarzyszenia (koordynatorowi ds. wolontariatu), jak i wolontariuszowi, z nim współpracującemu przysługuje dieta na pokrycie kosztów podróży i wyżywienia w tej samej wysokości. Diety te zobowiązany jest zapewnić korzystający ze świadczeń wolontariusza - w tym przpadku jest to stowarzyszenie.
 
Choć Art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pozytku publicznego i o wolontariacie nakłada na korzystającego obowiązek pokrywania kosztów diet to jednak ustawodawca dopuszcza odstępstwo od tego.

2) Organizacja może pokryć koszty szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu o współpracy.
Dzięki temu zapisowi organizacja może opłacić wolontariuszowi kursy, szkolenia lub inne formy zajęć, które pomocne mu będą w dalszej jego aktywności jako wolontariusza. Oczywiście zakres szkolenia powinien być spójny z zakresem świadczeń, jakie zostały określone w porozumieniu.
 
PRZYKŁAD:
Joanna z wykształcenia jest ekonomistą. Współpracuje ze świetlicą środowi-skową dla dzieci z rodzin dysfunkcyjnych. W ramach swoich obowiązków pomaga dzieciom odrabiać lekcje. Kontakt z trudną wychowawczo młodzieżą powoduje, że Joanna chciałaby zdobyć wiedzę w zakresie psychologicznych i pedagogicznych uwarunkować pracy z dziećmi z rodzin dysfunkcyjnych. Znalazła na stronie internetowej ofertę takich zajęć. Są one płatne i to stanowi duży problem dla Joanny.
 
Jest to klasyczny przykład, który obrazuje możliwość zastosowania wspomnianego przepisu. Organizator świetlicy może opłacić koszt szkolenia dla Joanny, oczywiście w sytuacji jeśli uzna że warto i chce “inwestować” w nią jako wolontariuszkę. Oczywiście w tym i podobnych przypadkach należy pamiętać o podpisanym porozumieniu o współpracy z wolontariuszem. Wydaje się ono niezbędne na wypadek kontroli i ewentualnego kwestionowania na jakiej podstawie wydatkowano środki na wolontariusza. Porozumie o współpracy oczywiście wiąże w sposób formalny korzystającego z wolontariuszem i daje podstawę do wydatkowania na niego środków.
 
3) Korzystający może pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, także inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego.
Zapis ten umożliwia zwrot wolontariuszowi kosztów, które ponosi on w związku ze swoją aktywnością na rzecz organizacji. Do najczęściej spotykanych kosztów tego rodzaju są koszty dojazdu do “pracy” (np. bilety MZK, PKS), koszty rozmów telefonicznych, które wolontariusz prowadził ze swojego telefonu w związku z realizacją zadania (np. kontakty ze sponsorami, innymi wolontariuszami, organizatorami akcji czy festynu). Na podstawie przedstawionych rachunków, biletów, billingu rozmów telefonicznych można precyzyjnie określić wysokość kosztów jakie wolontariusz poniósł i te koszty mu zwrócić.
 
PRZYKŁAD:
Marta jest studentką Akademii Sztuk Pięknych i jako wolontariuszka pomaga w szpitalu dziecięcym przygotować scenografię na spotkanie ze Św. Mikołajem. W tym celu konieczny jest zakup drobnych materiałów plastycznych. Ponieważ materiały te kosztują niewiele nie jest możliwe wzięcie faktury VAT, są to z reguły paragony fiskalne. Marta po wykonaniu scenografii przedstawiła dowody zakupu materiałów w księgowości szpitala i na tej podstawie zwrócono jej poniesione koszty. Oczywiście warto ustalić z wolontariuszem wysokość kwoty, za którą ma on dokonać zakupów. Uchroni to nas przed niespodziankami oznaczającymi np. za wysokie koszty.
 
 
PRZYKŁAD:
W ramach wolontariatu terapeuta prowadzi dla dzieci zajęcia z psem. Czy stowarzyszenie w ramach umowy wolontariackiej może pokryć koszty szczepionki przeciw wściekliźnie?
Organizacja musi dbać o bezpieczeństwo swoich podopiecznych, może więc pokryć koszt szczepienia psa wolontariusza biorącego udział w zajęciach dogoterapii. Fakt ten powinien być uwzględniony w umowie z wolontariuszem o świadczenie usług na rzecz organizacji. Istotne jest właściwe opisanie faktury za szczepienie psa uzasadniające poniesienie tego kosztu względami bezpieczeństwa uczestników warsztatu.
 
Pamiętajmy też, że ze względu na niewystarczające środki finansowe, jakimi dysponują z reguły korzystający ze świadczeń wolontariuszy, ci ostatni mogą na piśmie zrezygnować z diet i zwrotu kosztów podróży służbowych (art. 45 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Zrezygnować można z całości diet lub tylko w części. To zależy od wolontariusza, ale jak się też wydaje i od korzystającego. Należy to wspólnie ustalić. Należy pamiętać, aby to zwolnienie było sporządzone na piśmie – w innym przypadku będzie nieważne.

Jakie są zasady rozliczania podróży służbowych z wolontariuszem?

Jeśli organizacja chciałaby wysłać w podróż służbową osobę z nią niezwiązaną umowami lub członkostwem to najlepiej jest podpisać z taką osobą umowę wolontariacką – rozliczenie podróży w takim przypadku odbędzie się na zasadach dotyczących pracowników.

 
PRZYKŁAD:
Koordynatorka projektu „Mazowsze to lubię” Fundacji X na konferencji w Krakowie dowiaduje się o interesujących Targach Regionów Europy, które mają się odbyć w Paryżu. Językiem oficjalnym targów jest francuski. W Fundacji X nikt nie mówi tym językiem. Na szczęście w Stowarzyszeniu Y, które jest partnerem Fundacji przy realizacji projektu „Mazowsze to lubię” pracuje ekspertka, która zna ten język. Fundacja X umawia się z nią na zwrot kosztów podróży na konferencję do Paryża. Przed konferencją podpisuje z nią umowę wolontariacką. 

 

Oddelegowanie zatrudnionego najlepiej udokumentować poprzez wypełnienie formularza polecenia wyjazdu służbowego. Dokument ten wypełniany jest przez pracodawcę a podpisywany jest przez obie strony. W dokumencie tym określona jest też wysokość ewentualnej zaliczki, którą pracownik może dostać na pokrycie kosztów podróży.

 

Wyraź opinię 78 3

na skróty / spis treści