Przejdź do treści głównej

Rejestracja stowarzyszenia - formularze, dokumenty

Na jakich formularzach rejestruje się nowe stowarzyszenie w KRS? Jak się je wypełnia?

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa na urzędowych formularzach:

  • KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu)
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla komisji)
  • KRS-WF – służy do zgłoszenia informacji o osobach wchodzących w skład komitetu założycielskiego (składamy ten formularz tylko wtedy, gdy rejestrujemy stowarzyszenie, które na zebraniu założycielskim nie wybrało władz)
  • KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej  i wpisania, tym samym, stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców; składamy go tylko wtedy, gdy organizacja ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tę działalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń,

UWAGA!
Od 1 grudnia 2014 do KRS zgłaszane jest maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej w tym przedmiot przeważającej działalności. Reszta (o ile jest więcej niż 10 przedmiotów działalności gospodarczej) prowadzona jest na podstawie zarejestrowanego statutu.

 

Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treści wniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polach formularza):

  1. nazwę i wydział sądu
  2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru)
  3. określenie formy prawnej organizacji (np. stowarzyszenie lub fundacja)
  4. adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego
  5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby)
  6. informacje o formularzach załączników i dokumentach

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:

  • Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami.
  • Trzeba wypełniać tylko pola jasne.
  • Wszystkie pola, których nie wypełniamy (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
  • W polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).

Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia będzie informacją, że organizacja zapomniała wpisać właściwą treść. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter), a także właściwie podpisane.

Na kolejnych stronach formularzy, przy poszczególnych polach, też mogą znajdować się dodatkowe instrukcje, np. „W przypadku, gdy podmiot nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców, pole oznaczone numerem 33 należy przekreślić."

Jakie dokumenty załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które nie zgłasza do KRS działalności gospodarczej, załączamy:

  • statut stowarzyszenia – dwa egzemplarze, podpisane przez komitet założycielski
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały  zostały podjęte)

 

UWAGA!
Od 15 stycznia 2015 r. dodatkowym dokumentem wymaganym przy rejestracji może być zgoda osoby/osób (pisemna) powoływanej/powoływanych do zarządu (organu reprezentacji organizacji).

 

Zgody takiej nie trzeba dołączać jeśli:

  •  osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
    W przypadku nowego stowarzyszenia pod formularzami podpisuje się komitet założycielski. Praktycznym rozwiązaniem w tym wypadku jest zatem wybór tych samych osób do komitetu założycielskiego i do zarządu. W takim przypadku jeśli podpiszą się pod formularzami o rejestrację w KRS to nie trzeba będzie składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu.

  • zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał
    W przypadku nowego stowarzyszenia wystarczy jeśli w protokole zostanie zapisana informacja, że osoby wyraziły zgodnę na kandydowanie do zarządu. Potwierdzeniem będzie zatem protokół z zebrania założycielskiego zawierający taką informację podpisany przez przewodniczącego i protokolana. Kandydaci do zarządu nie muszą podpisywać protokołu, ponieważ ich podpisy są na liście członków założycieli, która jest załączana do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w KRS.  

Wszystkie dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu), a drugi zostaje w KRS.

UWAGA!
Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.

Nie musi występować o nie samodzielnie i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które zgłasza do KRS także działalność gospodarczą, załączamy:

  • statut stowarzyszenia –dwaegzemplarze, podpisane przez komitet założycielski
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały  zostały podjęte)
  • dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców
  • dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Wprowadzono jednak nowy przepis mówiący o tym, że dodatkowym dokumentem wymaganym przy rejestracji może być:

  •  zgoda osoby/osób (pisemna) powoływanej/powoływanych do zarządu (organu reprezentacji organizacji)

Zgody takiej nie trzeba dołączać jeśli:

  •  osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
    W przypadku nowego stowarzyszenia pod formularzami podpisuje się komitet założycielski. Praktycznym rozwiązaniem w tym wypadku jest zatem wybór tych samych osób do komitetu założycielskiego i do zarządu. W takim przypadku jeśli podpiszą się pod formularzami o rejestrację w KRS to nie trzeba będzie składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu.
  • zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał
    W przypadku nowego stowarzyszenia wystarczy jeśli w protokole zostanie zapisana informacja, że osoby wyraziły zgodnę na kandydowanie do zarządu. Potwierdzeniem będzie zatem protokół z zebrania założycielskiego zawierający taką informację podpisany przez przewodniczącego i protokolana. Kandydaci do zarządu nie muszą podpisywać protokołu, ponieważ ich podpisy są na liście członków założycieli, która jest załączana do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w KRS.

Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu).

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.  Nie musi składać dodatkowych formularzy/dokumentów i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.  

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Ile egzemplarzy dokumentów stowarzyszenia do KRS

Dokumentacja rejestracyjna
Rejestrując nowo powstałe stowarzyszenie w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy do wniosku rejestracyjnego załączyć znaczną liczbę dokumentów. Trzeba przedstawić w sądzie statut, protokół z zebrania założycielskiego, listę członków założycieli stowarzyszenia oraz szereg uchwał dotyczących powołania organizacji, przyjęcia statutu, wyboru komitetu założycielskiego, zarządu i komisji rewizyjnej. Dodatkowo stowarzyszenie musi wypełnić urzędowe formularze*.

Liczba egzemplarzy
Wszystkie dokumenty,  które stowarzyszenie załącza do sądu powinny być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Zarówno oryginały, jak i kopie powinny być złożone w liczbie dwóch egzemplarzy (każdy dokument). Dlaczego? Dzieje się tak, ponieważ działalność stowarzyszenia jest nadzorowana przez organy samorządu terytorialnego albo organy administracji rządowej właściwe ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Oznacza to, że w procesie rejestracji organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym bierze udział drugi podmiot – organ nadzoru, który otrzymuje dokumentację rejestrową stowarzyszenia od KRS. (Ma on 14 dni na ustosunkowanie się do złożonego wniosku).

Stowarzyszenie jest więc zobowiązane złożyć w KRS dwa oryginalne komplety identycznych dokumentów, ponieważ jeden z nich jest przesyłany przez KRS do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu). Drugi komplet oryginałów zostaje w KRS.

UWAGA!
Zasada składania podwójnych egzemplarzy dotyczy również stowarzyszeń zarejestrowanych w KRS, które dokonują zmian w swoim statucie.  Jeśli podczas prowadzenia swojej działalności organizacja dokonuje aktualizacji statutu (nawet jeśli są to zmiany tylko porządkujące np. zmiana numeracji, dopisanie jednego paragraf) to ma obowiązek przedstawić w sądzie dwa komplety dokumentów zatwierdzających te zmiany.  

*W przypadku stowarzyszeń, które rejestrując się w KRS jednocześnie rejestrują się w rejestrze przedsiębiorców dodatkowo do wniosku o rejestrację załącza się: wzory podpisów członków zarządu, formularz RG-1, NIP-2, zaświadczenie do ZUS, dowód opłaty za wpis do rejestru przedsiębiorców.

Kto podpisuje formularze o rejestrację nowego stowarzyszenia?

Wszystkie składane formularze muszą być podpisane przez komitet założycielski (nawet jeżeli został wybrany zarząd formularze podpisują członkowie komitetu założycielskiego)

W jakim czasie od zebrania założycielskiego trzeba zarejestrować stowarzyszenie w KRS?

Na złożenie wniosku o zarejestrowanie stowarzyszenia mamy 7 dni od zebrania założycielskiego, czyli od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis.

Czy wszystkie stowarzyszenia muszą być zarejestrowane w KRS?

Nie wszystkie stowarzyszenia muszą rejestrować się w KRS. Nie mają tego obowiązku m.in.:

  • stowarzyszenia zwykłe
  • kluby sportowe, działające w formie stowarzyszeń, o których jest mowa w ustawie o sporcie i nieprowadzące działalności gospodarczej

Organizacje te są wpisywane do ewidencji prowadzonej przez starostów powiatów (właściwych ze względu na siedzibę organizacji).

Wyraź opinię 40 2

na skróty / spis treści

Na jakich formularzach rejestruje się nowe stowarzyszenie w KRS? Jak się je wypełnia?

Jakie dokumenty załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Ile egzemplarzy dokumentów stowarzyszenia do KRS

Kto podpisuje formularze o rejestrację nowego stowarzyszenia?

W jakim czasie od zebrania założycielskiego trzeba zarejestrować stowarzyszenie w KRS?

Czy wszystkie stowarzyszenia muszą być zarejestrowane w KRS?

Nowelizacja stowarzyszeń. Apel o zakończenie prac [relacja]

Sejm RP. Fot. Tomasz Kaczor, ngo.pl
Posiedzenia podkomisji, pracującej nad prezydencką nowelizacją ustawy Prawo o stowarzyszeniach, przeciągną się na lipiec. Zostaje coraz mniej czasu na przyjęcie proponowanych rozwiązań. Reprezentujący wnioskodawcę Henryk Wujec apeluje o mobilizację, zamknięcie debaty na tym etapie i niepowracanie do odrzuconych wcześniej wątków.
1