Przejdź do treści głównej

Rejestracja stowarzyszenia - formularze, dokumenty

Na jakich formularzach rejestruje się nowe stowarzyszenie w KRS? Jakie dokumenty trzeba do nich załączyć?

Na jakich formularzach rejestruje się nowe stowarzyszenie w KRS? Jak się je wypełnia?

Od 20 maja 2016 roku obowiązują nowe zasady dotyczące rejestracji stowarzyszeń.

Wniosek o rejestrację stowarzyszenia w KRS składa się na urzędowych formularzach:

  • KRS-W20 – formularz podstawowy, służący do zgłoszenia stowarzyszenia – jego nazwy, siedziby itd.
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład zarządu (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do zarządu wybraliśmy np. cztery osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla zarządu)
  • KRS-WK – służy do zgłoszenia osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (na jednym formularzu KRS-WK możemy wpisać dane dwóch osób, zatem jeśli do komisji rewizyjnej wybraliśmy np. trzy osoby to wypełniamy dwa takie formularze dla komisji)
  • KRS-WM – służy do zgłoszenia zakresu działalności gospodarczej  i wpisania, tym samym, stowarzyszenia do rejestru przedsiębiorców; składamy go tylko wtedy, gdy organizacja ma zapisaną w statucie możliwość prowadzenia działalności gospodarczej i chce rozpocząć tę działalność od razu po zarejestrowaniu w rejestrze stowarzyszeń,

UWAGA!
Od 1 grudnia 2014 do KRS zgłaszane jest maksymalnie 10 przedmiotów działalności gospodarczej w tym przedmiot przeważającej działalności. Reszta (o ile jest więcej niż 10 przedmiotów działalności gospodarczej) prowadzona jest na podstawie zarejestrowanego statutu.

Przykładowo wypełnione formularze do KRS znajdują się pod linkiem: http://www.poradnik.ngo.pl/formularze-zakladanie-stowarzyszenia

Formularz podstawowy (KRS-W20) służy do zgłoszenia głównej treści wniosku, a więc wpisuje się w nim (zgodnie ze wskazaniami w polach formularza):

  1. nazwę i wydział sądu
  2. rodzaj dokonywanej rejestracji (może to być np. zarejestrowanie albo przerejestrowanie z innego rejestru)
  3. określenie formy prawnej organizacji (np. stowarzyszenie lub fundacja)
  4. adres do korespondencji i ewentualnie dane pełnomocnika procesowego
  5. zasadniczą treść zgłoszenia (np. powstanie organizacji i przyjęcie statutu lub dokonanie zmiany statutu, siedziby)
  6. informacje o formularzach załączników i dokumentach

Na pierwszej stronie formularza podstawowego znajduje się krótka instrukcja, zgodnie z którą trzeba go wypełnić. Działając zgodnie z instrukcją unikniemy błędów, i tak:

  • Formularz trzeba wypełnić w języku polskim, czytelnie, na maszynie, komputerowo, lub odręcznie, wielkimi, drukowanymi literami.
  • Trzeba wypełniać tylko pola jasne.
  • Wszystkie pola, których nie wypełniamy (nieważne z jakich przyczyn) należy przekreślić (najlepiej przekreśleniem ukośnym przez całą rubrykę, tak aby było jasne, że kreska nie została postawiona przypadkiem),
  • W polach, w których istnieje możliwość wyboru, trzeba wstawić znak X w jednym z kwadratów (chyba, że instrukcja pod polem informuje, że, w przypadku gdy zawartość pola w ogóle nie dotyczy organizacji, pole trzeba przekreślić).

Bardzo ważną zasadą jest przekreślanie pól niewypełnionych, o czym często się zapomina. Brak przekreślenia będzie informacją, że organizacja zapomniała wpisać właściwą treść. Formularze muszą być wypełnione czytelnie (stąd zasada drukowanych liter), a także właściwie podpisane.

Na kolejnych stronach formularzy, przy poszczególnych polach, też mogą znajdować się dodatkowe instrukcje, np. „W przypadku, gdy podmiot nie jest wpisany do rejestru przedsiębiorców, pole oznaczone numerem 33 należy przekreślić."

Jakie dokumenty załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które nie zgłasza do KRS działalności gospodarczej, załączamy:

  • statut stowarzyszenia – dwa egzemplarze, podpisane przez zarząd stowarzyszenia
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego, jeśli taka uchwała zostanie podjęta; uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej)

 

UWAGA! W zwiazku z nowymi przepisami dotyczącymi stowarzyszeń, które weszły w życie 20 maja 2016 roku  do wniosku o rejestrację nowego stowarzyszenia, organizacja nie musi załączać już pisemnych zgód osoby/osób powoływanej/powoływanych do zarządu (organu reprezentacji organizacji) jak było to do tej pory. Wszyscy członkowie zarządu stowarzyszenia podpisują dokumnety do KRS przy rejestracji stąd nie jest potrzebna dodatkowa zgoda tych osób na kandydowanie do zarządu. 

 

Wszystkie dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet w celach informacyjnych jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu), a drugi zostaje w KRS.

Zmiana : Do 19 maja 2016 roku organ nadzoru brał czynny udział w postępowaniu rejestrowym stowarzyszenia i analizował dokumenty związane z rejestracją. W tej chwili organ nadzoru jest jedynie informowany o rejestracji nowego stowarzyszenia w KRS, a sąd przesyła w tym celu do starostwa dokumenty

UWAGA!
Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.

Nie musi występować o nie samodzielnie i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które zgłasza do KRS także działalność gospodarczą, załączamy:

  • statut stowarzyszenia –dwa egzemplarze, podpisane przez zarząd stowarzyszenia
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego jeśli taka uchwała została podjęta; uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej)
  • dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców
  • dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany informacyjnie przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu) właściwego ze względu na siedzibę stowarzyszenia .

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.  Nie musi składać dodatkowych formularzy/dokumentów i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.  

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Ile egzemplarzy dokumentów stowarzyszenia do KRS

Dokumentacja rejestracyjna
Rejestrując nowo powstałe stowarzyszenie w Krajowym Rejestrze Sądowym, należy do wniosku rejestracyjnego załączyć znaczną liczbę dokumentów. Trzeba przedstawić w sądzie podwójne egzemplarze dokumnetów takich jak: statut, protokół z zebrania założycielskiego, listę członków założycieli stowarzyszenia oraz szereg uchwał dotyczących powołania organizacji, przyjęcia statutu, wybor, zarządu i komisji rewizyjnej. Dodatkowo stowarzyszenie musi wypełnić urzędowe formularze*.

Liczba egzemplarzy
Wszystkie dokumenty, które stowarzyszenie załącza do sądu powinny być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Zarówno oryginały, jak i kopie za wyjątkiem urzędowych formularzy powinny być złożone w liczbie dwóch egzemplarzy  Dlaczego? Dzieje się tak, ponieważ działalność stowarzyszenia jest nadzorowana przez organy samorządu terytorialnego albo organy administracji rządowej właściwe ze względu na siedzibę stowarzyszenia. Choć po zmianie przepisów 20 maja 2016 roku organ nadzoru nie bierze już udziału w  procesie konsultacji dokumnetów rejstrowych stowarzyszenia to mimo to otrzymuje dokumentację stowarzyszenia od KRS w celach informacyjnych.

Kto podpisuje formularze o rejestrację nowego stowarzyszenia?

 

Od 20 maja 2016 roku wszystkie składane formularze muszą być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia.

 

To zmiana wprowadzona zmianą ustawy Prawo o stowarzyszenaich. Do 20 maja 2016 roku formularze nowo powstającego stowarzyszenia podpisywał komitet założycielski.

W jakim czasie od zebrania założycielskiego trzeba zarejestrować stowarzyszenie w KRS?

Na złożenie wniosku o zarejestrowanie stowarzyszenia mamy 7 dni od zebrania założycielskiego, czyli od dnia zdarzenia uzasadniającego wpis.

Czy wszystkie stowarzyszenia muszą być zarejestrowane w KRS?

Nie wszystkie stowarzyszenia muszą rejestrować się w KRS. Nie mają tego obowiązku m.in.:

  • stowarzyszenia zwykłe
  • kluby sportowe, działające w formie stowarzyszeń, o których jest mowa w ustawie o sporcie i nieprowadzące działalności gospodarczej

Organizacje te są wpisywane do ewidencji prowadzonej przez starostów powiatów (właściwych ze względu na siedzibę organizacji).

Wyraź opinię 362 18

na skróty / spis treści