Przejdź do treści głównej

Cykliczne obowiązki

Obowiązki wynikające z przepisów prawnych i rekomendowane przez ekspertów standardy dotyczące cyklicznych obowiązków organizacji pozarządowych.

Coroczne sprawozdanie finansowe

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Organizacja pozarządowa sporządza coroczne sprawozdanie finansowe [na które składają się: bilans, informacja dodatkowa, rachunek wyników (a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej rachunek zysków i strat), informacja dodatkowa] do końca 3. miesiąca po końcu roku obrotowego.
  2. Jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, to dodatkowo sporządza wprowadzenie do sprawozdania finansowego.
  3. Jeśli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej (tylko nieodpłatną, odpłatną), to sporządza sprawozdanie wg wzoru z rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej.
  4. Jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, to sporządza sprawozdanie zgodnie z wzorem ustawy o rachunkowości.
  5. Sprawozdanie finansowe jest podpisane przez wszystkich członków zarządu i osobę odpowiedzialną za sporządzenie.
  6. Sprawozdanie finansowe jest zatwierdzone przez właściwy, określony w statucie, organ – do końca 6. miesiąca po końcu roku obrotowego.
  7. Organizacja ma obowiązek złożenie sprawozdania finansowego w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia.
  8. Jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą, to dodatkowo składa sprawozdanie do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia.

Rekomendowane standardy

  1. Sprawozdanie finansowe powinno być jawne i dostępne (np. opublikowane na stronie internetowej organizacji).
  2. Informacja dodatkowa, zawarta w sprawozdaniu finansowym, powinna być opisana wyczerpująco i zrozumiale, tak aby była dobrym źródłem wiedzy o finansach i kondycji organizacji. Oprócz elementów obowiązkowych powinna zawierać dane takie jak: rozliczenie dotacji, projektów; liczba pracowników i współpracowników; wyjaśnienia dotyczące zmian w finansach organizacji.
  3. Ze sprawozdania finansowego powinno wynikać, jakie są koszty i przychody w działalności nieodpłatnej,  odpłatnej (jeśli jest prowadzona), gospodarczej (jeśli jest prowadzona).
  4. Sprawozdanie finansowe, razem ze sprawozdaniem merytorycznym, powinno być podstawą do sporządzenia raportu rocznego, który jest jawny i dostępny (np. opublikowany na stronie internetowej organizacji).
  5. Sprawozdanie finansowe i merytoryczne (np. w formie raportu rocznego) jest przedstawiane darczyńcom i partnerom.

Fundacje: coroczne sprawozdanie z działalności

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Fundacja sporządza sprawozdanie z działalności fundacji zgodnie ze wzorem Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji.
  2. Fundacja wysyła sprawozdanie z działalności ministrowi, który sprawuje nad nią nadzór (i jest wskazany w statucie fundacji).

Rekomendowane standardy

  1. Sprawozdanie powinno być sporządzone najpóźniej do końca roku następującego po roku sprawozdawczym.
  2. Jeśli fundacja ma radę fundacji, to sprawozdanie z działalności fundacji powinno być jej przekazane.
  3. Sprawozdanie z działalności fundacji powinno być przekazane partnerom fundacji.
  4. Sprawozdanie z działalności fundacji powinno być jawne i dostępne (np. na stronie fundacji).

Coroczna deklaracja podatkowa CIT

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Organizacja pozarządowa, do ostatniego dnia trzeciego miesiąca roku następującego po roku obrotowym (tj. zazwyczaj do 31 marca) sporządza i wysyła do urzędu skarbowego rozliczenie podatkowe na formularzu CIT8 wraz z załącznikami (jeśli jej dotyczą) CIT8/O oraz CIT D. Obowiązek ten dotyczy także tych organizacji, które w danym roku nie osiągnęły żadnych przychodów – składają one wtedy tzw. deklarację zerową.
  2. Deklaracja podatkowa jest podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania organizacji (zgodnie ze statutem – zazwyczaj są to członkowie zarządu) oraz przez osobę odpowiedzialną za obliczenie podatku.

Rekomendowane standardy

  1. Organizacja pozarządowa powinna mieć i przechowywać (przez 5 lat) kopię deklaracji podatkowej CIT8 (i załączników) oraz poświadczenie złożenia deklaracji w terminie.
  2. Deklaracja powinna być złożona do urzędu skarbowego osobiście lub przesyłką poleconą.
  3. Organizacja pozarządowa wysyła terminowo roczną deklarację podatkową, nawet jeśli w danym roku nie miała żadnych wpływów.
  4. Jeśli organizacja popełni błąd w deklaracji podatkowej lub nie złoży jej w terminie, może go skorygować, składając do urzędu skarbowego korektę i tzw. czynny żal.

Posiedzenia organów organizacji

Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)

  1. Organizacja pozarządowa zwołuje posiedzenia organów (zarządu, walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia, rady fundacji, komisji rewizyjnej itd.) zgodnie z zapisami w statucie, dotyczącymi trybu zwoływania i terminów spotkań.
  2. Członkowie organów (zarządu, walnego zgromadzenia członków stowarzyszenia, rady fundacji, komisji rewizyjnej itd.) są skutecznie zawiadamiani o spotkaniach.
  3. Decyzje podjęte przez organy (zarząd, walne zgromadzenie członków stowarzyszenia, radę fundacji, komisję rewizyjnej itd.) są dokumentami organizacji pozarządowej. Mają formę pisemną i są przechowywane we właściwych warunkach.

Rekomendowane standardy

  1. Posiedzenia organów powinny być dokumentowane.
  2. Wskazane jest, aby na posiedzeniach organów sporządzana była lista obecności.

Sprawozdanie zarządu z działań organizacji

Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)

  1. Jeżeli organizacja jest zapisami w statucie zobowiązana do przedstawienia rocznego sprawozdania zarządu z działalności organizacji właściwemu organowi (np. walnemu zgromadzeniu członków lub radzie fundacji), to zarząd organizacji sporządza i przedstawia takie sprawozdanie zgodnie z terminami określonymi w statucie.

Rekomendowane standardy

  1. Sprawozdanie zarządu powinno mieć formę pisemną.
  2. Roczne sprawozdanie z działań organizacji powinno być rzetelne i wyczerpujące, by jako raport roczny (sporządzony także na podstawie sprawozdania finansowego) mogło być upublicznione, np. na stronie internetowej organizacji oraz przekazane partnerom, członkom (stowarzyszenia), grantodawcom, darczyńcom.

Sprawozdanie do GUS

Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli Główny Urząd Statystyczny (GUS) przeprowadza badanie fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych, organizacja powinna wziąć udział w tym badaniu, wysyłając wypełniony formularz SOF-1 do urzędu lub przekazać go za pośrednictwem strony internetowej.
  2. Jeśli organizacja pozarządowa dostanie indywidualne wezwanie do wzięcia udziału w pogłębionym badaniu GUS, powinna wziąć w nim udział.

Księgowe i finansowe zamknięcie roku (obrotowego)

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja przyjmuje lub dokonuje płatności gotówką (czyli prowadzi kasę), to na koniec roku sporządza protokół z kontroli kasy. Przeliczona gotówka pozostała w kasie powinna zgadzać się z ostatnim raportem kasowym.
  2. Jeśli organizacja przyjmuje lub dokonuje płatności gotówką (czyli prowadzi kasę), to na koniec roku przeprowadza weryfikację sald z zapisami w księgach. Stan kasy musi zgadzać się z dokumentem księgowym przedstawiającym stan środków w kasie.
  3. Jeśli organizacja ma rachunek (konto) w banku, to na koniec roku przeprowadza weryfikację sald na rachunku bankowym z zapisami w księgach. Stan konta bankowego na koniec roku powinien zgadzać się z dokumentem księgowym przedstawiającym stan środków w banku. 
  4. Jeśli organizacja ma przepływy finansowe (wydatki, wpływy), to na koniec roku przeprowadza weryfikację sald należności i zobowiązań i w przypadku stwierdzenia rozbieżności wysyła potwierdzenie sald należności do podmiotów, które są winne wobec organizacji albo uiszcza zaległe zobowiązania.

Rekomendowane standardy

  1. Wskazane jest, aby weryfikacja sald należności i zobowiązań dotyczyła również pracowników/pracownic i wolontariuszy/ek (np. rozliczania zaliczek).
  2. Jeśli organizacja ma płatności wobec urzędu skarbowego (np. zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych), ZUS i korzysta z pieniędzy publicznych, to zwykle, zgodnie z zapisami umowy dotacyjnej, jest zobowiązana do zapłacenia podatków i składek w grudniu danego roku (czyli przed ustawowym terminem).
  3. Jeśli organizacja ma płatności wobec urzędu skarbowego (np. zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych), ZUS, to wskazane jest, aby zwrócić szczególną uwagę na rozliczenie tych zobowiązań na podstawie sald księgowych

Inwentaryzacja

Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)

  1. Jeśli organizacja przyjmuje lub dokonuje płatności gotówką (czyli prowadzi kasę), ma konto (rachunek) w banku, to co najmniej co roku przeprowadza inwentaryzację środków pieniężnych (gotówki, środków na koncie bankowym).
  2. Jeśli organizacja posiada wyposażenie, to co najmniej raz na dwa lata, przeprowadza inwentaryzację (spis z natury).
  3. Jeśli organizacja posiada majątek trwały, to co najmniej raz na cztery lata, przeprowadza inwentaryzację (spis z natury).

 

Wyraź opinię 25 1

na skróty / spis treści