Przejdź do treści głównej

Rekrutacja w organizacji pozarządowej

Praktyczne informacje na temat rekrutacji pracowników i współpracowników organizacji pozarządowej.

Co to jest rekrutacja?

Rekrutacja to „kompleksowy proces obejmujący poszukiwanie, informowanie oraz przyciąganie kandydatów na określone stanowisko”. Jej celem jest pozyskanie nowych pracowników o kwalifikacjach zgodnych z potrzebami organizacji: spośród określonej liczby kandydatów i kandydatek dokonuje się selekcji i wybiera właściwą osobę na dane stanowisko. Należy jak najlepiej dopasować kandydata (jego kompetencje, potencjał) do wymagań danego stanowiska pracy i kultury organizacyjnej.

Rekrutacja dzieli się na:

  • zewnętrzną: poszukiwanie pracownika wśród osób niezwiązanych dotychczas z organizacją
  • wewnętrzną: poszukiwanie pracownika wśród osób już zaangażowanych w działanie organizacji np. przez zaoferowanie awansu lub zmianę dotychczas wykonywanych zadań

Najczęściej organizacje pozarządowe cały proces rekrutacyjny przygotowują i przeprowadzają własnymi siłami. Każda rekrutacja kosztuje przynajmniej czas i pracę osób ją przygotowujących i przeprowadzających. Czasem trzeba ponieść koszty opublikowania ogłoszenia o pracę w prasie lub specjalistycznym serwisie (kilkaset złotych jednorazowo) lub wynajęcia sali na rozmowę rekrutacyjną (stawki będą różne w zależności od miejsca i czasu trwania rozmowy). Gdy organizacja zdecyduje się na zlecenie przeprowadzenia rekrutacji profesjonalnej agencji doradztwa personalnego (rekrutacyjnej, pośrednictwa pracy itp.) to koszty wzrosną do kilku tysięcy złotych. Korzystanie z usług profesjonalnych firm ma zastosowanie gdy rekrutujemy na bardzo specjalistyczne lub wysokie stanowisko – organizacje bardzo rzadko z tego korzystają m.in. ze względu na wysokie koszty i specyfikę swojego działania

UWAGA!
Aby rekrutacja skończyła się zatrudnieniem właściwej osoby, powinna być przygotowana i zaplanowana.

Rekrutacja składa się z 5 podstawowych kroków:

1. określenie potrzeb i możliwości organizacji m.in. opis stanowiska pracy

2. przygotowanie i publikacja ogłoszenia o pracę

3. analiza nadesłanych aplikacji i selekcja kandydatów/kandydatek

4. rozmowa kwalifikacyjna (rekrutacyjna)

5. wybór właściwej osoby i decyzja o zatrudnieniu

Jak i gdzie szukać osób do pracy?

Kiedy w organizacji zaczyna się szukać i myśleć o nowej osobie do pracy? Najczęściej w kilku sytuacjach:

  • z zespołu odchodzi dotychczasowy pracownik (nagle lub planowo)
  • rozpoczyna się realizacja nowego projektu/przedsięwzięcia, a dotychczasowi członkowie zespołu są w dostatecznym stopniu obarczeni zadaniami
  • planowane są nowe działania, do których potrzeba osób o kompetencjach dotychczas niewystępujących w zespole (np. lokalne stowarzyszenie promujące aktywność mieszkańców, rozpoczyna działania na rzecz seniorów i potrzebuje specjalistów do pracy z tą grupą)

Gdy jest określona potrzeba powiększenia zespołu, władze organizacji powinny sprawdzić, czy są możliwości zatrudnienia nowej osoby: finansowe (pieniądze na wynagrodzenie) i organizacyjne (np. miejsce do pracy).

Wtedy można podjąć decyzję o rozpoczęciu procesu rekrutacji.

a. opisz stanowisko pracy

W pierwszej kolejności trzeba określić precyzyjnie KOGO SZUKASZ: DO JAKIEJ PRACY, ZADAŃ jest potrzebna osoba oraz jakie kompetencje (umiejętności, wiedza, doświadczenie, wykształcenie) są potrzebne żeby dobrze tę pracę wykonać. Odpowiedzi na te pytania służą do przygotowania OPISU STANOWISKA PRACY.

Opis stanowiska pracy to dokument, który charakteryzuje określone stanowisko i zawiera następujące elementy:

  • obowiązki i zadania: co pracownik ma konkretnie robić, jakie są cele jego pracy, jakie czynności i działania ma wykonywać, za co odpowiada i z czego będzie rozliczany
  • miejsce w strukturze organizacji (zależności i relacje): komu pracownik podlega, czy ktoś jemu podlega, z kim i na jakiej zasadzie współpracuje
  • wymagania: jakie kompetencje (wiedza, umiejętności, doświadczenie) są potrzebne aby wykonać pracę; czy wiążą się z nią wymagania dodatkowe (np. gotowość do wyjazdów) oraz jakie są szanse rozwoju
  • formalności: jaki jest przedział wynagrodzenia, dodatkowe świadczenia, możliwe formy zatrudnienia

Opisy stanowisk pracy warto stworzyć nie tylko na potrzeby rekrutacji, ale dla wszystkich osób zatrudnionych i współpracujących z organizacją. Będą przydatne np. przy monitorowaniu zadań, rozmowach pracowniczych.

UWAGA!
Opis stanowiska pracy nie musi być długi, ale czas poświęcony na jego przygotowanie pozwoli szybciej zredagować ogłoszenie o pracę oraz przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej.

Mając opis stanowiska pracy, zanim opublikujesz ogłoszenie o pracę, zastanów się CZY KTOŚ Z ZESPOŁU organizacji nie byłby zainteresowany tą pracą? Być może za chwilę zwolnią się czyjeś moce przerobowe (np. kończy się projekt), a ma kompetencje do realizacji tych zadań? Albo ktoś posiada dokładnie te kwalifikacje, a wykonuje inną pracę w organizacji? Warto skorzystać z rekrutacji wewnętrznej! Jeśli uznasz, że osoba do poszukiwanej pracy może pochodzić z zespołu organizacji:

  • zaproponuj konkretnej osobie zmianę stanowiska pracy (najpierw przemyśl, kto przejmie jej dotychczasowe obowiązki – być może to na to stanowisko lepiej zrobić rekrutację?)
  • przygotuj ogłoszenie i roześlij je do członków zespołu (gdy uważasz, że więcej osób w zespole może być zainteresowanych tą pracą); pamiętaj tylko, że przy większej liczbie zgłoszeń, będzie trzeba dokonać selekcji

 

PRZYKŁAD:
Fundacja prowadzi świetlicę, w której organizuje regularne zajęcia edukacyjne dla dzieci i młodzieży. Zatrudnia sześć animatorek i animatorów, współpracuje z psychologiem i trenerami sportowymi. Za codzienne funkcjonowanie świetlicy odpowiadają dwie osoby z recepcji pracujące na zmiany. Przed rozpoczęciem nowego roku szkolnego prezeska fundacji dowiedziała się, że dwie najbardziej doświadczone animatorki wyjeżdżają na zagraniczne stypendium i rezygnują z pracy. Prezeska wie, że zatrudnienie nowych osób będzie wymagało przeorganizowania dotychczasowego grafiku (do którego przyzwyczajone są dzieci i rodzice), zmienienia zasad działania świetlicy – nowe osoby nie będą w stanie od początku przejąć pełnej odpowiedzialności i zakresu zadań.
Jedna z odchodzących animatorek podpowiedziała prezesce zatrudnienie dotychczasowego recepcjonisty jako animatora – zna bardzo dobrze zasady działania świetlicy, dzieci i rodziców korzystających z zajęć, ma doświadczenie we współpracy z zespołem. Prezeska po zastanowieniu się nad tą kandydaturą dostrzegła też, że chętnie pomagał merytorycznie przy przygotowaniach do zajęć mimo, że nie było to w jego obowiązkach i zostawał dłużej w pracy (pracował na 2/3 etatu). W wakacje skończył kurs przygotowujący do prowadzenia zajęć muzycznych z dziećmi, czym pochwalił się na ostatnim spotkaniu.
Po analizie sytuacji prezeska stwierdziła, że łatwiej będzie zatrudnić sprawdzonego recepcjonistę jako animatora i zwiększyć jego czas pracy. Pracę w recepcji można zaproponować dotychczasowej wolontariuszce, która pomagała przy jednym z projektów wakacyjnych. W ten sposób trzeba znaleźć tylko jedną animatorkę, a przez pierwszy miesiąc, gdzie ruch nie jest wielki uda się prowadzić działania bez zbędnych zmian w grafiku.

 

b. przygotuj i opublikuj ogłoszenie o pracę

Na podstawie opisu stanowiska pracy, zawierającego sprecyzowane oczekiwania organizacji w stosunku do poszukiwanej osoby, można przygotować OGŁOSZENIE O PRACĘ. To podstawowe narzędzie wykorzystywane w procesie rekrutacji.

Ogłoszenie o pracę powinno zawierać następujące informacje:

  • kto szuka: nazwa organizacji, krótki opis jej działań; nie więcej niż 3-4 proste i konkretne zdania (zareklamuj organizację jako atrakcyjnego i wiarygodnego pracodawcę!)
  • kogo szuka: nazwa stanowiska i zakres obowiązków (konkretnie i kompletnie!); nie trzeba opisywać szczegółowo wszystkich zadań określonych w opisie stanowiska pracy, a raczej skupić się na tych kluczowych i charakterystycznych
  • jakie są wymagania: doświadczenie, umiejętności, wiedza (jasno i precyzyjnie!); jeśli szczególnie zależy nam, aby osoba miała ukończony konkretny kurs, znała określony program komputerowy, trzeba to wyraźnie zaznaczyć w ogłoszeniu. Można podzielić wymagania na obowiązkowe (w ogłoszeniu najczęściej jako wymagania) oraz dodatkowe (w ogłoszeniu zwykle jako mile widziane).
  • jakie są warunki współpracy: forma zatrudnienia, czas, wynagrodzenie itp. Im precyzyjniej określimy stronę formalną, tym zwiększamy szansę, że na ogłoszenie odpowiedzą osoby realnie zainteresowane ofertą i gotowe spełnić nasze warunki. Jeśli nie decydujemy się na publikowanie wszystkich warunków (np. wysokości wynagrodzenia) powinno się je dobrze przemyśleć zanim ogłoszenie się ukaże. Takie  kwestie jak: wysokość wynagrodzenia, środki z jakich będzie pokryte, termin podjęcia pracy, miejsce pracy itp. pomogą nam przygotować się do rozmowy, podczas której najprawdopodobniej tematy te zostaną poruszone.
  • do kogo, jakie dokumenty i w jakim terminie należy wysyłać, aby zgłosić swoją kandydaturę na to stanowisko; standardowo prosi się osoby kandydujące o przeslanie życiorysu (CV) oraz listu motywacyjnego. W zależności od charakteru stanowiska można poprosić o jakieś zadanie dodatkowe – na tym etapie opisowe (np. tekst na określony temat, odpowiedź na jakieś pytanie związane z działaniami organizacji)
  • formalności: spodziewany termin odpowiedzi oraz zastrzeżenie kontaktu z wybranymi osobami; formułę antydyskryminacyjną

Zwróć uwagę, czy Twoje ogłoszenie nie dyskryminuje nikogo m.in. ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę i religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie lub orientację seksualną. Jest to niezgodne z Kodeksem pracy (art. 183a).

UWAGA!
Tak przygotuj ogłoszenie, aby pełniło rolę preselekcji – ograniczyło przypadkowość zgłoszeń! Zadbaj o szczegółowe opisanie swoich oczekiwań, podanie możliwie największej liczby konkretnych informacji. Zostawiając ogólne sformułowania możesz się spodziewać dużej liczby aplikacji, z których 80% będzie nieadekwatnych.

Gdzie zamieścić ogłoszenie o pracę?

Decydując się na rekrutację zewnętrzną, organizacja ma wiele możliwości na poinformowanie otoczenia o potrzebach zatrudnienia. Warto zastanowić się, gdzie potencjalni kandydaci i kandydatki szukają ofert pracy i w jaki sposób możemy do nich dotrzeć. Tam właśnie trzeba zamieścić ogłoszenie.

W tabelce przedstawiamy wybrane rozwiązania rekrutacyjne.

 

Gdzie?

W jaki sposób?

portal organizacji pozarządowych www.ngo.pl: serwis darmowych ogłoszeń ogłoszenia.ngo.pl

ngo.pl to portal organizacji pozarządowych – branżowe medium, korzystają z niego osoby związane z działalnością społeczną, w dużej mierze świadome specyfiki pracy w organizacjach pozarządowych (ale nie tylko!). Znajduje się w nim dedykowany serwis ogłoszenia.ngo.pl, który odwiedza miesięcznie ok. 60 000 użytkowników . Cieszy się on wielką popularnością, a korzystanie z niego jest proste. Ogłoszenia są publikowane w serwisie oraz rozsyłane w newsletterze. Aby zamieścić ogłoszenie należy wejść na ogłoszenia.ngo.pl i wybrać opcję „dodaj ogłoszenie’.

Każda organizacja może samodzielnie i bezpłatnie zamieścić w portalu ngo.pl ogłoszenie o poszukiwanej osobie do pracy.

Polacy chętnie szukają pracy w Internecie i prasie – robi tak 62% poszukujących zatrudnienia.

poczta pantoflowa, znajomości

Nieformalne kanały, za pomocą których rozsyłamy lub publikujemy ogłoszenie np.: maile do znajomych osób i zaprzyjaźnionych organizacji z prośbą o rozesłanie ogłoszenia rekrutacyjnego do znajomych, zamieszczenie w mediach społecznościowych (np. na facebook’u organizacji). To ostatnie rozwiązanie wśród wielu organizacji staje się coraz popularniejsze.

Pamiętajmy jednak, że czasem wykorzystanie nieformalnych źródeł może rodzić niezręczności, zarówno w sytuacji odrzucenia aplikacji, jak i przyjęcia do pracy znajomej osoby. Szczególnie w takiej sytuacji trzeba zwrócić uwagę na przejrzystość rekrutacji i adaptację w organizacji.

Korzystanie z nieformalnych kanałów dotarcia do kandydatów jest coraz popularniejsze wśród organizacji, jest to tanie i efektywne rozwiązanie. Istnieje bowiem duża szansa, że zgłoszą się osoby, które w większym stopniu rozumieją specyfikę pracy w organizacji, są wprowadzone przez swoich znajomych w arkana pozarządowe.

prasa: wersje drukowane lub internetowe (odpłatne)

Wiele mediów lokalnych i krajowych prowadzi specjalne sekcje z ogłoszeniami o pracę (w wersji drukowanej i/lub internetowej). Można w nich zamieścić (najczęściej odpłatnie) ogłoszenie o wolnym stanowisku.

Ogłoszenia w prasie drukowanej są dostępne krótko – do czasu ukazania się następnego wydania.

 

Zamieszczone ogłoszenie dotrze do wielu odbiorców w bardzo krótkim czasie, może zaowocować to wieloma zgłoszeniami kandydatów i kandydatek. Zgłoszenia te mogą być dość przypadkowe, co przełoży się na długą selekcję i może skutkować brakiem kandydatur pasujących do specyfiki pracy w III sektorze.

 

Ten kanał komunikacyjny może się sprawdzić w przypadku prasy lokalnej, która ukazuje się na określonym terenie, szczególnie w przypadku znanej regionalnej czy lokalnej organizacji pozarządowej. Prawdopodobnie taka organizacja może też liczyć na zniżki wykupując ogłoszenie.

specjalistyczne strony internetowe, publikujące wyłącznie ogłoszenia o pracę

Istnieją strony (np. pracuj.pl), które zajmują się wyłącznie gromadzeniem i publikowaniem ofert o pracę. W takich specjalistycznych serwisach zamieszczenie ogłoszenia również jest odpłatne (w zależności od form i czasu publikacji kosztuje od ok. 150 do 800 zł). Jeśli wybierzemy ten kanał, warto dowiedzieć się o zniżkę dla organizacji pozarządowych – wiele serwisów ma takie udogodnienia.

 

Zaletą takich form jest większa trwałość ogłoszenia (jest dostępne przez dłuższy czas niż w druku), zasięg oraz ułatwienia w selekcji (np. w zależności od wybranego pakietu nie musimy gromadzić drukowanych aplikacji, mamy dostęp do dokumentów on-line w jednym miejscu).

 

Może się to sprawdzić w przypadku rozpoznawalnych organizacji, szukających pracowników na typowe stanowiska (np. specjalista ds. PR, księgowy itp.), którym zależy na szerokim dotarciu do kandydatów.

 

serwisy branżowe np. LinkedIn, Goldenline

Coraz popularniejsze podczas rekrutacji (zwłaszcza w dużych aglomeracjach) są serwisy branżowe np. Goldenline, LinkedIn.

Ludzie publikują w nich swoje  profile (CV), aktualizują informacje o sobie – w ten sposób prezentują się potencjalnym pracodawcom, którzy przeglądają profile i kontaktują się  z interesującymi ich osobami. Pracownicy przeglądają  też pojawiające się oferty pracy, pasujące do ich profili i oczekiwań.

Dla pracodawców dostęp jest zazwyczaj odpłatny – zarówno do przeglądania ofert, jak i publikowania swoich ogłoszeń.

Coraz częściej jest to kanał wykorzystywany do rekrutacji: wiele dużych firm w większości za pośrednictwem takich serwisów szuka osób do pracy.

ogłoszenie na stronie internetowej organizacji

Jeśli nasza organizacja jest rozpoznawana, a jej strona internetowa aktualizowana i odwiedzana, można zamieścić na niej ogłoszenie.

Jest to bezpłatny sposób na dotarcie do osób, które znają organizację, będą rozumiały jej specyfikę i charakter pracy. Zmniejsza to przypadkowość  zgłoszeń kandydatów.
Można również rozsyłać link do ogłoszenia umieszczonego na stronie mailowo do znajomych i zaprzyjaźnionych organizacji.

agencje doradztwa personalnego/rekrutacyjne

Ten kanał sprawdzi się w przypadku rekrutacji na wysokie, specjalistyczne stanowisko (np. menedżerskie).

Możemy cały proces rekrutacyjny (lub jego część) powierzyć specjalistycznej firmie. Obecnie na rynku jest dużo takich podmiotów (funkcjonują jako np. agencje pośrednictwa pracy, agencje doradztwa personalnego, firmy rekrutacyjne), które poszukują pracowników na zlecenie pracodawcy, szkolą ich itp.

Jest to kosztowne przedsięwzięcie (kilka tysięcy złotych) i organizacje pozarządowe z niego raczej nie korzystają.

Urząd Pracy (UP)

Istnieje możliwość zgłoszenia naszego ogłoszenia do Urzędu Pracy.

O szczegóły współpracy, niezbędne dokumenty i zasady warto dowiedzieć się w najbliższym UP.

Ma to zastosowanie przy stanowiskach mniej specjalistycznych (osoby o wysokich kwalifikacjach rzadziej rejestrują się jako bezrobotne).

akademickie biura karier

Jeśli szukamy studenta bądź absolwenta, a kierunkowe wykształcenie jest dla nas istotniejsze niż doświadczenie zawodowe, warto nawiązać współpracę z Biurem Karier na pobliskiej uczelni. Szczególnie branżowe (np. pedagogiczne, artystyczne) mogą być dobrym kanałem dotarcia do potencjalnych kandydatów.

 

W większości przypadków taka współpraca nic nie kosztuje – my dostarczamy do Biura Karier naszą ofertę pracy (oczywiście spełniamy formalności, w większości przypadków podpisujemy umowę), a Biuro zajmuje się kolportażem ogłoszenia. Część biur za opłatą oferuje również selekcję aplikacji.

tablice ogłoszeń

Wydrukowane ogłoszenie można powiesić (po uzyskaniu zgody właścicieli!) na tablicach ogłoszeń np. na uczelniach, w bibliotekach, urzędach gmin.

Kosztuje to wydruk ogłoszeń oraz czas poświęcony na rozwieszenie, ale może to być efektywne szczególnie lokalnie i na prostsze, mniej skomplikowane stanowiska.

Wybór formy publikacji ogłoszenia jest uzależniony od profilu poszukiwanej osoby i oferowanej formy zatrudnienia. Organizacja może połączyć rożne formy tak, aby jak najlepiej dotrzeć do potencjalnych klientów.

Kilka praktycznych zasad, dotyczących publikacji ogłoszeń:

  • w rekrutacji spełnia się podstawowa zasada marketingowa „bądź tam, gdzie są Twoi klienci”, czyli „ogłaszaj się tam, gdzie są Twoi kandydaci do pracy”; dobra analiza grupy docelowej stanowiska pracy i kanałów komunikacyjnych pomoże w ich wybraniu. Zastanów się kim jest potencjalny pracownik i gdzie szuka informacji o pracy. Zamieść tam swoje ogłoszenie!
  • im mniej specjalistyczne stanowisko i prostsze, uniwersalne wymagania, tym szersza może być rekrutacja (ale też trzeba się liczyć z wieloma zgłoszeniami kandydatów, którzy spełniają warunki)
  • upewnij się, że ogłoszenie o pracę wyraźnie określa zadania, warunki pracy i wymagania; ograniczysz w ten sposób przypadkowość zgłoszeń!

A co gdy nikt się nie zgłosi? Albo zgłoszą się osoby zupełnie nie pasujące do Twoich oczekiwań?

Trzeba wrócić do tego, jak było sformułowane ogłoszenie – czy przystępnie i czytelnie opisało oczekiwania i ofertę organizacji? Czy nie przesadziliśmy z wymaganiami (np. wymieniliśmy ich bardzo długą listę), oferując mało? A może termin nadsyłania zgłoszeń był krótki, a prosiliśmy o duże zadanie dodatkowe? Czy podaliśmy dobry adres e-mail do korespondencji? Gdzie publikowaliśmy ogłoszenie i czy miało ono szansę dotrzeć do potencjalnych odbiorców?

Jeśli widzimy kwestie do poprawienia, to warto jeszcze raz spojrzeć na ogłoszenie, poprawić je, pokazać np. osobie z innej organizacji i poprosić o ocenę – czy wszystko rozumie, czy wie, kogo chcemy zatrudnić? Następnie jeszcze raz je opublikować i udostępnić w odpowiednich kanałach.

Selekcja, rozmowa kwalifikacyjna

a. przeanalizuj dokumenty i dokonaj selekcji kandydatów

Po zamieszczeniu ogłoszenia spłyną do nas dokumenty aplikacyjne (najczęściej życiorys – CV – i list motywacyjny). Stanowią one podstawowe źródło danych do selekcji – warto w jednym miejscu zgromadzić wszystkie nadesłane aplikacje wraz z listą osób, które odpowiedziały na ogłoszenie. Następnie wybrać te, które zaprosimy na osobiste spotkanie (rozmowę kwalifikacyjną).

Przykładowe kryteria wyboru:

  • wiedza, umiejętności oraz doświadczenie kandydata odpowiadające potrzebom danego stanowiska
  • przekonujący sposób zaprezentowania się w liście motywacyjnym
  • forma CV i listu motywacyjnego (np. schludność, poprawność gramatyczna i ortograficzna)

Dobrze ustalić, które kryteria będą dla nas kluczowe do zaproszenia osoby do kolejnego etapu rekrutacji (np. obsługa konkretnego programu księgowego; dwa lata doświadczenia w pracy animatora społeczności lokalnej). Wypiszmy je i czytając dokumenty wybierajmy te osoby, które spełniają wszystkie. Warto się zastanowić, z iloma osobami jesteśmy w stanie się realnie spotkać (ile czasu jesteśmy w stanie poświęcić na rozmowy) i uwzględnić też przy selekcji.

Czytając dokumenty aplikacyjne warto zwrócić także uwagę, czy są one przygotowane i dopasowane do stanowiska, którego dotyczą, czy też są lakoniczne i pasują do wszystkiego. Jeśli kandydat myli nazwy i wysyła do nas dokumenty adresowane do innego pracodawcy, jest to przesłanka do skreślenia go z dalszego procesu rekrutacyjnego. Czasem już po lekturze dokumentu czujemy „chemię” do kandydata – warto posłuchać intuicji i zaprosić taką osobę na rozmowę!

Na podstawie analizy dokumentów tworzymy listę osób, które w największym stopniu spełniają kryteria i które zaprosimy na osobiste spotkanie – rozmowę rekrutacyjną (kwalifikacyjną). Dokonując selekcji warto uwzględnić perspektywę różnorodności i zwrócić uwagę na wsparcie osób zagrożonych wykluczeniem społecznym (np. w dojrzałym wieku, z mniejszych miejscowości). Pamiętajmy też o zakazie dyskryminacji!

Uwaga!
Nie trzeba informować wszystkich osób, które nadesłały CV, że nie przeszły do kolejnego etapu. Dobrą praktyką jest, aby w ogłoszeniu o pracę umieścić: spodziewany termin zaproszenia na rozmowę (kandydaci, którzy w tym terminie nie dostaną zaproszenia domyślą się, że nie zainteresowali nas swoją ofertą) oraz klauzulę, że skontaktujemy się tylko z wybranymi osobami.

b. przeprowadź rozmowę kwalifikacyjną

Rozmowa kwalifikacyjna to osobiste spotkanie osób z organizacji z kandydatem do pracy. Ma pomóc wyłonić tę osobę, którą zatrudnimy. Jest dla obu stron szansą na sprawdzenie zainteresowania sobą. To najczęściej DECYDUJĄCY moment rekrutacji. Rozmowę kwalifikacyjną także trzeba zaplanować!

  1. Przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej

Na to, czy rozmowa będzie udana ma wpływ kilka czynników organizacyjnych.

  • Ustal kto będzie prowadzić rozmowę. Upewnijmy się, że te osoby będą dostępne i zapoznają się z dokumentami kandydatów. Optymalnie, aby w spotkaniu wzięły udział 2-3 osoby z organizacji (większa liczba może przytłoczyć osobę kandydującą). Dobrze, aby te same osoby uczestniczyły we wszystkich spotkaniach (pozwoli to porównać spostrzeżenia).
  • Określ termin i godziny. W zależności od zaproszonej liczby osób warto przewidzieć różne godziny rozmów: w ciągu dnia, rano i popołudniu – kandydaci mają różne zobowiązania zawodowe i prywatne. W ciągu jednego dnia najlepiej spotkać się z 3-5 osobami, a na jedną osobę trzeba przewidzieć minimum 30-45 min. Koniecznie trzeba zaplanować przerwy miedzy spotkaniami. Jeśli zafundujemy sobie ośmiogodzinny maraton rozmów z ludźmi bez żadnej przerw, to nie zapamiętamy nic!
  • Zadbaj o stronę techniczną. Zapewnij salę na spotkanie, przygotuj napoje, wydrukuj dokumenty. Jeśli organizacja nie dysponuje salą, można wynająć salę na godziny np. w centrach konferencyjnych czy hotelach. Jeśli nie ma na to budżetu można zapytać zaprzyjaźnioną organizację, skorzystać z sal w urzędzie lub instytucji (np. bibliotece).

Gdy wiemy kto, gdzie i kiedy będzie prowadził rozmowę, możemy zaprosić kandydatów. Należy telefonicznie skontaktować się z wybranymi osobami i zaprosić je na spotkanie. Dzwoniąc przedstawmy się, podajmy nazwę organizacji oraz wyjaśnijmy, że dzwonimy w sprawie rekrutacji na dane stanowisko. Upewnijmy się, czy osoba jest nadal zainteresowana pracą (może już znalazła inną?). Zaproponujmy termin i godzinę, podajmy miejsce spotkania. Podajmy nazwisko osoby, która będzie prowadziła rekrutację. Upewnijmy się, że kandydat ma wszystkie niezbędne dane do trafienia na spotkanie. Jeśli podczas rozmowy planujemy dodatkowe działania (np. test wiedzy czy ćwiczenie) – uprzedźmy o tym. Gdy kandydat nie może w wyznaczonym terminie, zaproponujmy inny – bądźmy elastyczni i otwarci!

  1. Przeprowadzenie rozmowy

Rozmowę kwalifikacyjną można podzielić na 3 części

1. Faza wprowadzająca – rozpoczęcie rozmowy. Na dobry początek:

  • powitaj kandydata w drzwiach pokoju/przy recepcji
  • wskaż krzesło i podziękuj za przybycie
  • przedstaw siebie (i innych uczestników rozmowy, jeżeli są obecni) podając również stanowiska i rolę w procedurze rekrutacyjnej
  • rozpocznij rozmowę na neutralny temat (np. zapytaj czy nie miał kłopotu ze znalezieniem biura, miejsca parkingowego) – da to czas na „oswojenie się” z miejscem i sytuacją
  • napoje możesz zaproponować na samym początku spotkania
  • przedstaw krótko organizację oraz stanowisko na jakie odbywa się rekrutacja
  • podczas całej rozmowy staraj się być życzliwy i stworzyć przyjazną atmosferę

2. Faza zasadnicza – główna część rozmowy.

  • miej plan rozmowy: zaplanuj zebranie informacji na temat motywów starania się o pracę, przebiegu edukacji/doświadczenia, wyobrażeń na temat pracy w organizacji, kwalifikacji zawodowych, cech osobowości oraz możliwości i oczekiwań, ważnych kwestii formalnych. Bądź gotów do zmian tematu na wypadek pojawienia się nowych wątków: jeżeli będziesz sztywno trzymać się planu rozmowy, możesz stracić okazję do uzyskania wielu informacji o kandydacie i jego oczekiwaniach
  • zwróć uwagę na chęć podjęcia danej pracy: jeżeli masz do czynienia z kandydatami o mniej więcej równych kwalifikacjach, wybieraj tego, któremu najbardziej zależy na podjęciu pracy – zwykle będzie on bardziej oddanym, skłonnym do większego wysiłku pracownikiem i szybciej zintegruje się z zespołem organizacji
  • kontroluj przebieg rozmowy i jej czas: abyś nie musiał/-a zakończyć spotkania przed zadaniem najważniejszych pytań; jeżeli nie będziesz kontrolować czasu i tematów, to po przeprowadzeniu kilku rozmów okaże się, że zebrany materiał nie pozwala na wybranie najlepszego kandydata, ponieważ informacje dotyczą rozbieżnych kategorii (np. z kandydatem X omówisz jego doświadczenie zawodowe, a kandydat Y zdąży Ci opowiedzieć tylko o szkoleniach, w których uczestniczył); 
  • zachowaj proporcje między mówieniem a słuchaniem: jeżeli za dużo mówimy, peszymy kandydata i możemy nie uzyskać wszystkich informacji; jeżeli za mało mówimy czy zadajemy za mało pytań, to nie pomagamy kandydatowi zaprezentować się w jak najpełniejszy sposób;
  • zadawaj pytania: jeśli jakaś kwestia cię zainteresuje, możesz o nią dopytać
  • w miarę możliwości formułuj pytania pośrednie i niezbyt formalne: pytanie „Jeśli chwilę Pan/Pani się nad tym zastanowi, to co uzna Pan/Pani za swoją najmocniejszą stronę?” jest lepsze niż „Co jest Pana/Pani najmocniejszą stroną?”, które może wystraszyć kandydata swoja kategorycznością;
  • daj kandydatowi czas na udzielenie odpowiedzi: zamyślenie nie oznacza wcale niezdecydowania lub zaniechania odpowiedzi, najprawdopodobniej kandydat zastanawia się nad najodpowiedniejszym sformułowaniem;
  • nowe pytania powinny nawiązywać do wcześniejszych odpowiedzi: na przykład „Ustaliliśmy, że lubi Pan/Pani brać na siebie odpowiedzialność. Czy może Pan/Pani podać przykład takiej sytuacji?”; w taki sposób rozmowa kwalifikacyjna zamienia się w naturalny dialog i stanowi logiczny ciąg z wcześniejszą częścią spotkania;
  • nie przypieraj kandydata do muru: jeżeli uważasz, że coś ukrywa, to zapytaj o daną kwestię inaczej lub po prostu wyjaśnij, że brak odpowiedzi może być odebrany jako ukrywanie jakichś wiadomości;
  • poświęć swoją uwagę kandydatowi: bez względu na to czy warunki otoczenia to gwarantują czy też nie w pełni, każdy kandydat zasługuje na niepodzielną uwagę prowadzącego rozmowę - w przeciwnym wypadku kandydat będzie miał wrażenie, że przeszkadza lub też, że jest lekceważony;  
  • zredukuj do minimum robienie notatek (możesz je uzupełnić zaraz po zakończeniu rozmowy – m.in. dlatego potrzebne są przerwy między spotkaniami!): notowanie  w czasie rozmowy rozprasza kandydata, ponieważ za wszelką cenę stara się on odgadnąć co prowadzący rozmowę zapisuje;  
  • nie podejmuj przedwczesnych decyzji: rekrutacja nowych pracowników to proces, który składa się z wielu etapów, i w którym uczestniczy zwykle kilka osób; wykorzystaj w pełni możliwość zastanowienia się i naradzenia z innymi osobami;
  • słuchaj swojej intuicji: jeżeli masz dużo wątpliwości, to pewnie nie jest to jeszcze właściwa osoba.

W tej fazie jest też miejsce na ewentualne zadanie merytoryczne dla kandydata np. wykonanie ćwiczenia, poproszenie o opinie w sprawie związanej z danym stanowiskiem. Może to być pomocne do oceny praktycznych kompetencji, inwencji i pomysłowości danej osoby, a także sprawdza jej reakcję na stres.

PRZYKŁAD:
Osoby kandydujące na stanowisko specjalisty ds. PR w trakcie rozmowy rekrutacyjnej były pytane co zrobią, gdy nie ma w biurze prezeski, która wypowiada się do mediów, a dzwoniący dziennikarz pilnie prosi o komentarz do wydarzenia.

3. Faza końcowa – gdy kończysz rozmowę:

  • zasygnalizuj wyraźnie jej koniec: np. mówiąc: „Mam jeszcze jeden punkt do omówienia zanim przejdziemy do pytań, które chciałby Pan/Pani zadać” ;
  • pozwól zadać pytania: zwykle dotyczą one działalności organizacji, specyfiki stanowiska czy też warunków zatrudnienia; oraz dalszego przebiegu procedury rekrutacyjnej
  • przekaż kiedy zostaną podjęte działania wynikające z rozmowy, np. podaj datę i formę odpowiedzi;
  • zakończ w optymistycznym tonie i podziękuj za udział w rozmowie.

Po skończeniu rozmowy uzupełnij notatki, aby nie umknęły ważne informacje. Zdecyduj, które osoby na pewno należy odrzucić już na tym etapie rekrutacji.

UWAGA!
Stopień rozbudowania i długości rozmowy kwalifikacyjnej zależy od rodzaju stanowiska na które rekrutujemy – im stanowisko bardziej specjalistyczne, tym rozmowa może trwać dłużej i dotyczyć większej liczby zagadnień.

Do najczęstszych błędów popełnianych w czasie rozmowy kwalifikacyjnej należą:

  • stereotypowe podejście: formułowanie stereotypowych opinii o ludziach na podstawie ich wyglądu, płci, religii, rasy, sposobu myślenia i sposobu udzielania odpowiedzi
  • niespójność w pytaniach: zadawanie różnych pytań kandydatom w czasie rozmowy kwalifikacyjnej na to samo stanowisko
  • błąd pierwszego wrażenia: prowadzący rozmowę szybko ocenia na podstawie pierwszego wrażenia i pozwala tej ocenie (pozytywnej lub negatywnej) mieć wpływ na dalszy ciąg rozmowy i końcową ocenę;
UWAGA!
Jednocześnie trzeba pamiętać o intuicji, która zawsze powinna być nam pomocna w procesie rekrutacji: jeżeli w czasie rozmowy mamy wrażenie, że z daną osobą nie będziemy w stanie współpracować, na ogół nie powinno się lekceważyć tego znaku ostrzegawczego.
  • zadawanie pytań sugerujących: kandydat orientuje się jakiego rodzaju odpowiedzi prowadzący rozmowę spodziewa się, dlatego też otrzymane odpowiedzi nie opisują faktycznej wiedzy kandydata, tylko mają zadowolić prowadzącego;
  • efekt kontrastu: osoby o silnej osobowości, z którymi rozmowa jest prowadzona po spotkaniu z kandydatami o osobowości mniej wyraźnej, mogą się wydawać lepiej wykwalifikowane niż są w rzeczywistości;
  • błąd podobieństwa: kandydat posiada takie same cechy osobowościowe jak prowadzący rozmowę i to one decydują o wyborze, a nie kryteria związane ze stanowiskiem pracy;
  • zbyt liczne grono decydujących o wyborze: ten błąd wydaje się być typowym błędem organizacji pozarządowych; w rozmowie kwalifikującej powinny uczestniczyć dwie-trzy osoby, inne osoby zainteresowane powinny zgłosić swoje pytania czy też kwestie, które są dla nich istotne, grono 5-6 osób jest wyjątkowo stresogenne dla każdego kandydata, a ustalenie spójnej techniki prowadzenia rozmowy staje się niemożliwe.

Jeśli po analizie dokumentów i rozmowach rekrutacyjnych można wskazać kilku dobrych kandydatów i trudno dokonać na tej podstawie wyboru, warto zrobić kolejny etap selekcji. Można:

  • zapoznać się z referencjami (opinia poprzednich pracodawców o kandydacie). Im bardziej rozbudowane, specjalistyczne i odpowiedzialne stanowisko, tym większe znaczenie ma poznanie rekomendacji poprzednich pracodawców. Często w dokumentach aplikacyjnych kandydaci zamieszczają kontakty do osób udzielających im referencji
  • zaprosić kandydatów na kolejną rozmowę: trzeba bardzo dokładnie przemyśleć czym ma się ona różnić od poprzedniej, jakich zagadnień dotyczyć i jakimi kryteriami będziemy się kierować podczas niej
  • poprosić o wykonanie zadania merytorycznego np. napisanie tekstu, przygotowanie projektu dokumentu, zaplanowanie wydarzenia, odpowiedź na jakieś pytania. Należy precyzyjnie wyjaśnić co trzeba zrobić (najlepiej przygotować wszystkim pisemną instrukcję), do kiedy i gdzie przesłać zadanie oraz kiedy się spodziewać informacji zwrotnej

Zdarza się, że kandydaci nie podchodzą do drugiego etapu (czasem to komunikują, czasem po prostu nie przesyłają zadania). Automatycznie skraca to listę potencjalnych pracowników.

c. podejmij decyzję i poinformuj

Po zakończeniu wszystkich rozmów, analizy referencji i zdań należy się spotkać w zespole rekrutacyjnym, podsumować cały proces i zdecydować, kogo chcemy zatrudnić.

Jak najszybciej należy się skontaktować z najlepszymi kandydatami – jeżeli spodobali się oni nam, jest duże prawdopodobieństwo, że spodobają się również innym pracodawcom. Jeśli zdecydowaliśmy się kogoś zatrudnić, dzwonimy, przekazujemy informację i pytamy, czy osoba jest zainteresowana pracą. Jeśli tak, to dobrze umówić się od razu na spotkanie, podczas którego omówimy formalności i zaplanujemy wdrożenie do pracy.

Wszystkim osobom, z którymi spotkaliśmy się na rozmowie należy w możliwie najkrótszym czasie przekazać informację o zakończeniu rekrutacji i wybraniu innego kandydata. Można zadzwonić lub wysłać listy odmowne (obecnie wystarczająca forma to przesłanie listu odmownego e-mailem). W czasie spotkania rekrutacyjnego kandydat stara zaprezentować się z jak najlepszej strony. W tym samym czasie nasza organizacja jako potencjalny pracodawca występuje w roli „ambasadora” nie tylko samej siebie, lecz świadczy także o całym III sektorze. Biorąc pod uwagę małą znajomość sektora organizacji pozarządowych, wszystkim rekrutującym powinno zależeć na sprawieniu jak najlepszego wrażenia. Może się okazać, że dla niektórych z kandydatów będzie to jedyny kontakt z organizacjami pozarządowymi w czasie ich całego życia zawodowego i na podstawie tego kontaktu wyrobią sobie opinię.

Jeżeli chcemy zatrzymać CV odrzuconego kandydata na potrzeby przyszłych rekrutacji, należy go o tym poinformować i uzyskać zgodę. 

Może się zdarzyć, że nawet najlepiej przygotowana rekrutacja spełznie na niczym – nie zgłoszą się osoby które chcielibyśmy zatrudnić w organizacji. Dlatego trzeba zaplanować rekrutację z wyprzedzeniem, aby w przypadku gdy nie znajdziemy odpowiedniej osoby, mieć czas na dodatkową rekrutację (wtedy warto spróbować wykorzystać inne narzędzia i kanały dotarcia do kandydatów). Lepiej nie zatrudniać bowiem kogoś, kto nie do końca (albo wcale) nam pasuje, tylko dlatego, że goni nas termin projektu.

Wyraź opinię 1 0

na skróty / spis treści