Przejdź do treści głównej

Sprawozdanie finansowe

Najważniejsze informacje o rocznym sprawozdaniu finansowym organizacji pozarządowej.

Komu i kiedy wysyłają swoje sprawozdania organizacje?

Stowarzyszenia, podobnie jak wszystkie inne osoby prawne, mają coroczny obowiązek sprawozdawczy (sprawozdanie finansowe) wobec urzędu skarbowego. Okresem, za który składamy sprawozdanie jest rok obrotowy. Najczęściej jest on taki sam jak rok kalendarzowy, czyli od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku. Dodatkowo sprawozdanie musi być podpisane przez cały zarząd stowarzyszenia a także przyjęte za pomocą uchwały przez właściwy organ do tego upoważniony (np. zarząd, walne zebranie członków).
  • termin sporządzenia sprawozdania: do końca 3 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przyjęcia sprawozdania przez właściwe władze w organizacji - do końca 6 miesiąca nowego roku obrotowego
  • termin przekazania do Urzędu Skarbowego - w ciągu 10 od daty zatwierdzenia

Rodzaje sprawozdania finansowego organizacji pozarządowej

Sprawozdania finansowe za 2014 rok muszą być sporządzone według zasad określonych bezpośrednio w ustawie o rachunkowości. Oznacza to, że organizacje stowarzyszenia mają do wyboru dwa wzory sprawozdania.

1.      Pierwszy to znany od lat wzór sprawozdania, który był już dotąd używany przez organizacje-przedsiębiorców (czyli organizacje zarejestrowane także w rejestrze przedsiębiorców). To wzór podstawowy (ściślej wzór „wariantu kalkulacyjnego podstawowego wzoru sprawozdania finansowego”) określony w załączniku nr 1 do ustawy o rachunkowości. Aktywny wzór serwisu poradnik.ngo.pl - kliknij tutaj.

2.      Drugi to nowość od 2014 r. – wzór sprawozdania finansowego dla jednostek mikro określony w załączniku nr 4 ustawy o rachunkowości. Aktywny wzór serwisu poradnik.ngo.pl - kliknij tutaj.

UWAGA!
Zmiana we wzorach sprawozdań od 2015 r. polega na tym, że do 2014 r. było wyraźne prawne rozgraniczenie na podmioty prowadzące działalność gospodarczą i podmioty nieprowadzące działalności gospodarczej. Od 2015 r. jest inne rozgraniczenie: jest się jednostką mikro, albo nie jest.

Jednostką mikro może być podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej. Ale może też to być podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który nie osiąga dwóch z trzech określonych ustawą parametrów – te warunki to:

  1. Po pierwsze: 1,5 mln zł sumy aktywów podmiotu (czyli posiadanie majątku o wartości 1,5 mln zł).
  2. Drugie ograniczenieto przychód – jednostka mikro nie może mieć więcej niż 3 miliony przychodu.
  3. Trzeci warunek to określona liczba zatrudnionych osób: zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty nie może przekraczać 10 osób (chodzio umowy o pracę).

Tak więc spora część organizacji, które prowadzą działalność gospodarczą, może być jednostkami mikro, ponieważ nie spełnią minimum dwóch z wymienionych warunków.

Aby stać się jednostką mikro upoważnione organy (władze organizacji) podejmują uchwałę o tym, że są jednostkami mikro i że będą rozliczać się według nowego wzoru (z załącznika 4) z ustawy o rachunkowości.Jeśli decydują się na wybór wzoru z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości (do tej pory stosowanego przez organizacje prowadzące działalność gospodarczą)to nie muszą podejmować żadnej uchwały w tej sprawie. Wzór takiej uchwały - kliknij tutaj.

Czy organizacja ma obowiązek stać się jednostką mikro?

Nie ma takiego obowiązku, to kwestia wyboru. Organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe podejmuje taką decyzję w drodze uchwały. Jest to o tyle ważne, że trzeba sprawdzić w statucie, kto ma takie kompetencje. W stowarzyszeniach często jest to walne zgromadzenie, które zbiera się między marcem a czerwcem – by przyjąć sprawozdanie finansowe. Uchwała o tym, że organizacja jest jednostką mikro powinna być podjęta wcześniej niż sporządzenie sprawozdania, a obowiązkowo musi poprzedzać zatwierdzenie sprawozdania. Tak więc walne musi zebrać się wcześniej i podjąć taką uchwałę, ponieważ sprawozdaniemusi być sporządzonedo końca marca. Potem walne musi spotkać się jeszcze raz, by sprawozdanie przyjąć. W organizacjach członkowskich mających wielu członków może to być kłopotliwe, dlategotrzeba to wcześniej zaplanować.

Kto sporządza i kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialny jest „kierownik jednostki”, czyli jedno- lub wieloosobowy organ zarządzający organizacją – najczęściej jest to zarząd. W praktyce, sporządzającym sprawozdanie finansowe będzie oczywiście księgowy lub zewnętrzna firma, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Należy jednak pamiętać, że zgodnie z ustawą o rachunkowości to nie księgowy, lecz „kierownik jednostki” (np. zarząd) ponosi odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania. Oznacza to, że jeśli sprawozdanie nie zostanie sporządzone lub będzie sporządzone nieprawidłowo, bądź będzie zawierało nierzetelne dane, karany będzie za to zarząd organizacji. Grozi mu kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat 2.
 
Przygotowane sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. księgowa) oraz kierujący organizacją (np. zarząd), podając zarazem datę podpisu. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, to sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Członek zarządu może odmówić podpisania sprawozdania, ale wtedy musi sporządzić pisemne uzasadnienie odmowy, które dołącza się do sprawozdania finansowego.
 
To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, musi być wskazane w statucie organizacji – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna, czyli organ nadzoru. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego może się odbyć poprzez głosowanie i podjęcie uchwały.

W przypadku, gdy organizacja ma dodatni wynik finansowy za dany rok organ zatwierdzający sprawozdanie podejmuje uchwałę o przeznaczeniu go na cele statutowe.

Ujemny wynik finansowy nie wymaga podejmowania uchwał na etapie zatwierdzania sprawozdania. Jeśli koszty związane z tym wynikiem pokrywane były z zysków lat ubiegłych nie wymaga to uchwał. Jeśli były pokrywane z funduszu statutowego uchwała dotycząca przeznaczenia tego funduszu na pokrycie konkretnych kosztów powinna być podjęta przez właściwy organ przed faktem (czyli przed poniesieniem kosztów).

Do kiedy trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe musi być sporządzone przez każdą organizację do końca 3 miesiąca od dnia bilansowego (dnia zakończenia roku finansowego), czyli dla większości organizacji do 31 marca.
W tym terminie nie musimy go wysyłać do żadnej instytucji (składamy tylko CIT-8 w urzędzie skarbowym wraz z załącznikami CIT-8/0 i CIT D). Następnie mamy czas na zatwierdzenie sprawozdania finansowego.
Zazwyczaj w terminie przygotowania jest ono podpisywane przez osobę sporządzającą (np. księgową), jednak nie jest to bezwzględnym wymogiem.

Do kogo i kiedy przesyła się zatwierdzone sprawozdanie finansowe?

 
Kiedy: najpóźniej do 10 lipca (w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
Kto: każda organizacja
Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe i opinią audytora (jeśli była wymagana).
Gdzie: przesłać do urzędu skarbowego
 
Kiedy: najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
Kto: organizacje prowadzące działalność gospodarczą
Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe i opinią audytora (jeśli była wymagana).
Gdzie: przesłać do Krajowego Rejestru Sądowego
 

Kiedy: najpóźniej do 15 lipca (w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)

Kto: organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 poniżej wymienionych warunków

  • średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Co: sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą organu zatwierdzającego sprawozdanie o podziale ewentualnej nadwyżki przychodów nad kosztami i przeznaczeniu jej na cele statutowe i opinią audytora (jeśli była wymagana).
Gdzie: opublikować w MSiG (od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązkowej publikacji sprawozdań finansowych w Monitorze Polskim B).

 
Kiedy: do 15 lipca (a organizacje, które mają inny rok obrotowy niż kalendarzowy w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego)
Kto: organizacje pożytku publicznego
Co: zatwierdzone sprawozdanie finansowe i sprawozdanie merytoryczne
Gdzie: umieścić w bazie sprawozdań (https://bopp.pozytek.gov.pl/logowanie.do)
 
UWAGA!
Od 2012 r., czyli przy składaniu sprawozdania za 2011 r., OPP nie mają już obowiązku wysyłania sprawozdań w wersji papierowej do MPiPS.

Do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego możliwe jest dokonanie w nim zmian w wyniku weryfikacji ksiąg.

Warto pamiętać, że organ zatwierdzający sprawozdanie również odpowiada za prawidłowość jego sporządzenia i w przypadku jego nieprawidłowości będzie też podlegał karze.

Gdzie znajdę przykładowe wzory uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego fundacji?

Dokumenty z zebrania rady fundacji dotyczące zatwierdzenia sprawozdania. Podajemy różne przykłady uchwał związane z ujemnym bądź dodatnim wynikiem finansowym oraz z decyzją o jego przeznaczeniu:

  • protokół z zebrania rady fundacji - kliknij tutaj
  • uchwała rady fundacji o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na rok następny - kliknij tutaj
  • uchwała rady fundacji o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na rok następny oraz na fundusz statutowy - kliknij tutaj
  • uchwała rady fundacji o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i pokryciu straty w przyszłych latach - kliknij tutaj

Gdzie znajdę przykładowe wzory uchwał o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego stowarzyszenia?

Dokumenty walnego zebrania członków stowarzyszenia dotyczące zatwierdzenia sprawozdania. Podajemy różne przykłady uchwał związane z ujemnym bądź dodatnim wynikiem finansowym oraz z decyzją o jego przeznaczeniu:

  • protokół z walnego zebrania członków - kliknij tutaj
  • uchwała walnego zebrania członków o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na rok następny - kliknij tutaj
  • uchwała walnego zebrania członków o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i przeznaczeniu dodatniego wyniku finansowego na rok następny oraz na fundusz statutowy - kliknij tutaj
  • uchwała walnego zebrania członków o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i pokryciu straty w przyszłych latach - kliknij tutaj

Czy stowarzyszenie, które nie prowadziło żadnej działalności (nie miało żadnych przychodów i kosztów), musi sporządzić sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowi sporządzenia sprawozdania finansowego podlegają wszystkie osoby prawne, a więc dotyczy on także wszystkich organizacji pozarządowych, bez względu na ich wielkość, wysokość przychodów czy rodzaj prowadzonej działalności. Nawet jeśli organizacja jest bardzo mała, opiera się na pracy wolontariuszy i nie zatrudnia żadnych pracowników, albo nie ma żadnych przychodów – finansowych czy rzeczowych – i nie ponosi też żadnych kosztów w ciągu roku finansowego (czyli nie ma tzw. obrotów), musi sporządzić bilans, rachunek wyników i informację dodatkową, wykazując w większości lub we wszystkich pozycjach kwoty zerowe. W takich organizacjach często nie ma księgowego. Z tego względu sprawozdanie sporządzają osoby zarządzające organizacją, czyli np. ktoś z zarządu.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?

Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.

PRZYKŁAD:
W skład zarządu wchodziła p. Majka Poprzednia, odwołana z tej funkcji na mocy uchwały z 2 stycznia 2014 r. Nowym członkiem został pan Marek Następny, powołany do tej funkcji na mocy uchwały również z 2 stycznia 2014 r. Wpis do KRS tych zmian nastąpił dopiero w lutym 2014 r. Należy podkreślić, że w przypadku zmiany władz organizacji terminem, od którego obowiązuje ta zmiana, jest data podjęcia uchwały, bez względu na fakt, kiedy zmiana ta zostanie wpisana do KRS.
 
Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2013 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny. Warto, żeby zarząd podpisał kilka egzemplarzy sprawozdania finansowego tak, żebyśmy mogli w oryginale złożyć je w odpowiednich instytucjach, które tego wymagają (np. urzędzie skarbowym), i zawsze zachować w organizacji co najmniej jeden oryginał.
 

Czy organizacje prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek wysłania sprawozdania finansowego do KRS?

UWAGA!
Od 15 stycznia 2015 r. organizacja prowadząca działalność gospodarczą musi złożyć do sądu informację "o dniu zakończenia roku obrotowego". Robi to składając wniosek  "o wpis wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego złożonym po dniu wejścia w życie niniejszej ustawy" czyli w praktyce składając sprawozdanie finansowe za rok 2014 r. Jeśli organizacja nie złoży takiej informacji w ciągu roku od obowiązywania ustawy sąd sam wpisze ją z urzędu.

Organizacja prowadząca działalność gospodarczą mają obowiązek wysłania/ złożenia sprawozdania finansowego do KRS w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania.

Sąd może wezwać organizację do złożenia zaległych sprawozdań finansowych pod karą nałożenia grzywny. Jeśli organizacja mimo wezwania sądu nie złoży sprawozdań finansowych za kolejne 2 lata (np. za 2013 i 2014 r.) sąd może rozpocząć z urzędu jej likwidację. Przepisy te obowiązują od 1 stycznia 2015 r. http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/1267826.html

Na jakich formularzach zgłasza się sprawozdanie do KRS?

Formularze i załączniki dla stowarzyszenia / fundacji prowadzących działalność gospodarczą, które zgłaszają tylko sprawozdanie finansowe:

  • KRS-Z30
  • załączone dokumenty - sprawozdanie finansowe oraz uchwała o przyjęciu tegoż sprawozdania (uchwała o podziale wyniku finansowego), a także opinia audytora (jeśli była wymagana) oraz inne dokumenty potwierdzające dokonanie zmiany, np. protokół z walnego zebrania, lista obecności.

Formularze i załączniki dla stowarzyszenia / fundacji prowadzących działalność gospodarczą, które zgłaszają sprawozdanie finansowe i inne zmiany do KRS, np. zmianę statutu, zmianę władz:

  • KRS-Z20
  • KRS-ZN
  • załączone dokumenty - sprawozdanie finansowe oraz uchwała o przyjęciu tegoż sprawozdania (uchwała o podziale wyniku finansowego), a także opinia audytora (jeśli była wymagana) oraz inne dokumenty potwierdzające dokonanie zmiany, np. protokół z walnego zebrania, lista obecności, uchwała o wyborze władz, uchwała o zmianie statutu.

Jakie organizacje mają obowiązek publikowania sprawozdania finansowego w Monitorze Polskim B?

Do końca 2012 roku

Do końca 2012 r. jeżeli organizacja prowadziła działalność gospodarczą oraz spełniała przynajmniej dwa z trzech poniżej wymienionych warunków musiała opublikować zatwierdzone sprawozdanie finansowe w „Monitorze Polskim B”:

  • średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.

Publikacja sprawozdania powinna była nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania. Koszt publikacji w 2012 r. wynosił 792,28 zł za jedną opublikowana stronę.

Od 1 stycznia 2013 r.

Rok 2012 r. był ostatnim rokiem obowiązkowej publikacji sprawozdań w Monitorze Polskim B (więcej: http://wiadomosci.ngo.pl/wiadomosci/713462.html). Nie ma takiego obowiązku od 1 stycznia 2013 r. - organizacje prowadzące działalność gospodarczą składają sprawozdania w KRS i są one publikowane także w MSiG (zamiast w Monitorze Polskim B) - informacja o złożeniu sprawozdania finansowego w KRS jest automatycznie przekazywana do publikacji w MSiG. Składając sprawozdanie do KRS organizacja musi uiścić opłatę 40 zł za  przyjęcie dokumentów + 100 zł za ogłoszenie wpisu w MSiG (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł).

O zmianach, także w opłatach, dla innych podmiotów od 2013 r. więcej na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości: http://bip.ms.gov.pl/pl/dzialalnosc/monitor-sadowy-i-gospodarczy/.

Ile się płaci za złożenie sprawozdania finansowego w KRS?

Opłata dla stowarzyszenia/fundacji prowadzących działalność gospodarczą, które zgłaszają tylko sprawozdanie finansowe:

  • 40 zł - opłata sądowa za złożenie dokumentów
  • 100 zł - opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł)

Opłata dla stowarzyszenia/fundacji prowadzących działalność gospodarczą, które zgłaszają sprawozdanie finansowe i inne zmiany do KRS, np. zmianę statutu, zmianę władz:

  • 250 zł - opłata sądowa za zmianę danych w rejestrze
  • 100 zł - opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (opłata 100 zł obowiązuje od 30 maja 2014 r., wcześniej było to 250 zł)

Czy każde sprawozdanie finansowe poddaje się audytowi?

Obowiązek badania sprawozdań finansowych kontroli przez biegłego rewidenta (poddania ich audytowi) obowiązuje tylko organizacje prowadzące działalność gospodarczą i spełniające przynajmniej 2 z 3 wymienionych warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w organizacji w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób;
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2,5 mln euro;
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 mln euro.
 
Ma też obowiązek załączyć opinię z badania przy składaniu sprawozdań do urzędu skarbowego czy KRS.
 
Obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego podlegają również OPP, jeśli spełniają łącznie wszystkie wymienione niżej warunki:
  • realizują zadania publiczne zlecone, jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego;
  • otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację zadań określonych w pkt 1 w wysokości co najmniej 50 000 zł;
  • osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł.
 
PRZYKŁAD:
OPP w 2011 r. (poprzedzającym miniony rok finansowy) realizowała zadania publiczne i osiągnęła wymienione wyżej wskaźniki, to musi poddać badaniu przez biegłego rewidenta sprawozdanie finansowe za rok 2012. Opinię z badania należy też załączyć do MPiPS, urzędu skarbowego i KRS.

 

Wyraź opinię 186 2

na skróty / spis treści