Czy trzeba mieć faktury na wydatki zapłacone z dotacji?

Zdecydowanie tak. Wynika to zarówno z przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy o rachunkowości, które zobowiązują do dokumentowania wszelkich wydatków organizacji, jak i z przepisów dotyczących dotacji.

W ustawie o finansach publicznych poświęcono tej kwestii odrębny artykuł (art. 132), zobowiązujący organizacje pozarządowe do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji oraz wydatków dokonanych z tych środków. Co prawda, często władze publiczne rozliczają dotację tylko na podstawie opisu realizacji zadania oraz spisu rachunków, ale mogą w każdej chwili poprosić o umożliwienie wglądu do nich.

Składane sprawozdanie musi zawierać spis wszystkich faktur (rachunków), które opłacone zostały w całości lub w części ze środków pochodzących z dotacji. Spis zawierać powinien:

numer faktury (rachunku),

datę wystawienia,

wysokość wydatkowanej kwoty i wskazanie, w jakiej części została pokryta z dotacji,

rodzaj towaru lub usługi.

Każda z faktur, przechowywana przez organizację powinna być opatrzona na odwrocie pieczęcią organizacji oraz zawierać opis z następującymi informacjami:

z jakich środków wydatkowana kwota została pokryta

oraz jakie było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności.

Informacja ta powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji.

Ponadto, jeśli uzyskujemy dotacje ze środków publicznych, musimy się liczyć z możliwością kontroli, która również zażąda od nas przede wszystkim odpowiednio opisanych i zarchiwizowanych faktur pokazujących, że środki te zostały wydatkowane zgodnie ze złożonym wnioskiem i zawartą umową.

W rozporządzeniu określającym wzór sprawozdania z realizacji zadania mowa jest o tym, że do sprawozdania nie załącza się faktur (rachunków), które należy przechowywać zgodnie z obowiązującymi przepisami i udostępniać podczas przeprowadzanych czynności kontrolnych.