DZIŚ

podyskutuj | FAQ NOWE! | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

Jakie dokumenty załączamy do wniosku rejestracyjnego nowego stowarzyszenia?

Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które nie zgłasza do KRS działalności gospodarczej, załączamy:

  • statut stowarzyszenia – dwa egzemplarze, podpisane przez komitet założycielski
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały  zostały podjęte)

Uwaga! Od 15 stycznia 2015 r. dodatkowym dokumentem wymaganym przy rejestracji może być:

  •  zgoda osoby/osób (pisemna) powoływanej/powoływanych do zarządu (organu reprezentacji organizacji)

Zgody takiej nie trzeba dołączać jeśli:

  •  osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
    W przypadku nowego stowarzyszenia pod formularzami podpisuje się komitet założycielski. Praktycznym rozwiązaniem w tym wypadku jest zatem wybór tych samych osób do komitetu założycielskiego i do zarządu. W takim przypadku jeśli podpiszą się pod formularzami o rejestrację w KRS to nie trzeba będzie składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu.
  • zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał
    W przypadku nowego stowarzyszenia wystarczy jeśli w protokole zostanie zapisana informacja, że osoby wyraziły zgodnę na kandydowanie do zarządu. Potwierdzeniem będzie zatem protokół z zebrania założycielskiego zawierający taką informację podpisany przez przewodniczącego i protokolana. Kandydaci do zarządu nie muszą podpisywać protokołu, ponieważ ich podpisy są na liście członków założycieli, która jest załączana do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w KRS.  

Wszystkie dokumenty muszą być oryginałami albo kopiami potwierdzonymi przez notariusza. Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu), a drugi zostaje w KRS.

Przykłady wzorów dokumentów - kliknij tutaj: poradnik.ngo.pl/x/504022

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP. Nie musi występować o nie samodzielnie i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

O tym, czy stowarzyszenie bez działalności gospodarczej płaci za wpis czytaj tutaj: http://www.ngo.pl/x/370213


Do wniosku o rejestrację w KRS stowarzyszenia, które zgłasza do KRS także działalność gospodarczą, załączamy:

  • statut stowarzyszenia –dwaegzemplarze, podpisane przez komitet założycielski
  • protokół z zebrania założycielskiego – dwa egzemplarze, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania
  • lista członków założycieli (zawierająca imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numer PESEL, własnoręczny podpis. Uwaga! W nagłówku listy warto dodać informacje, że wszyscy członkowie założyciele spełniają warunki wymienione w ustawie, w ten sposób osoby podpisujące się na liście składają jednocześnie oświadczenie o spełnianiu warunków ustawy) – dwa egzemplarze
  • podjęte na zebraniu uchwały – wszystkie w dwóch egzemplarzach, podpisane przez przewodniczącego i sekretarza zebrania (uchwały: o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu, o wyborze komitetu założycielskiego; także uchwałę o wyborze zarządu i uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej, jeśli takie uchwały  zostały podjęte)
  • dowód dokonania opłaty za wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców
  • dowód dokonania opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Uwaga! Od 15 stycznia 2015 r. Rejestrujące się stowarzyszenie nie musi składać do sądu potwierdzonych notarialnie wzorów podpisów członków zarządu (czyli osób upoważnionych do reprezentacji organizacji). Do tej pory obowiązek taki dotyczył przedsiębiorców czyli organizacji rejestrujących się również w rejsetrze przedsiębiorców.

Wprowadzono jednak nowy przepis mówiący o tym, że dodatkowym dokumentem wymaganym przy rejestracji może być:

  •  zgoda osoby/osób (pisemna) powoływanej/powoływanych do zarządu (organu reprezentacji organizacji)

Zgody takiej nie trzeba dołączać jeśli:

  •  osoba, która jest zgłaszana podpisuje wniosek o wpis (podpisuje się pod formularzem) albo podpisała pełnomocnictwo do złożenia wniosku o wpis (dołącza się wtedy to pełnomocnictwo do wniosku)
    W przypadku nowego stowarzyszenia pod formularzami podpisuje się komitet założycielski. Praktycznym rozwiązaniem w tym wypadku jest zatem wybór tych samych osób do komitetu założycielskiego i do zarządu. W takim przypadku jeśli podpiszą się pod formularzami o rejestrację w KRS to nie trzeba będzie składać osobno ich zgód na powołanie do zarządu.
  • zgoda jest wyrażona w protokole z posiedzenia organu, który tę osobę powoływał
    W przypadku nowego stowarzyszenia wystarczy jeśli w protokole zostanie zapisana informacja, że osoby wyraziły zgodnę na kandydowanie do zarządu. Potwierdzeniem będzie zatem protokół z zebrania założycielskiego zawierający taką informację podpisany przez przewodniczącego i protokolana. Kandydaci do zarządu nie muszą podpisywać protokołu, ponieważ ich podpisy są na liście członków założycieli, która jest załączana do wniosku o rejestrację stowarzyszenia w KRS.

Nowe stowarzyszenie musi pamiętać o złożeniu dwóch oryginalnych kompletów dokumentów (statut, protokół, uchwały, lista założycieli), ponieważ jeden komplet jest przesyłany, przez KRS, do organu nadzorującego działalność stowarzyszenia, czyli do właściwego starosty powiatu (lub prezydenta miasta na prawach powiatu).

Po uzyskaniu wpisu w KRS, organizacja otrzyma od razu (automatycznie) numery REGON i NIP.  Nie musi składać dodatkowych formularzy/dokumentów i może zaczać działać. Informacja o rejestracji w KRS, nadaniu numeru REGON i NIP ujawniania jest w rejestrze. Warto sprawdzać ją samodzielnie korzystając z elektronicznego dostępu do KRS https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu . Przypominamy organizacja może samodzielnie pobrać z tej strony odpis z KRS. Ma on moc dokumentu urzędowego. Zatem w praktyce warto sprawdzić czy zostały nadane numery REGON i NIP i samodzielnie wydrukować akutalny odpis z KRS nie czekając na korespondencję z sądu.  

Dodatkowy obowiązek polega na tym, że organizacja w ciągu 21 dni, powinna złożyć do Urzędu Skarbowego właściwego dla jej siedziby, formularz z danymi uzupełniającymi – NIP-8. Te dane uzupełniające to min.:

  • miejsce przechowywania dokumentacji rachunkowej,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • data powstania obowiązku płacenia składek,
  • data wyrejestrowania z ubezpieczenia ostatniej osoby, za którą płatnik ma obowiązek składania dokumentów ubezpieczeniowych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (według PKD).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 7 kwietnia 1989 r. Prawo o stowarzyszeniach (Dz. U. z 2001 r., Nr 79, poz. 855 z późn. zm.), art. 12
Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2001 r., Nr 17, poz. 209 z późn. zm.), art. 9, 19, 19a, 20
Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 1995 Nr 142 poz. 702, z późn. zm), art. 5,8a
Ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz.U. 2012 poz. 591, z późn. zm.), art. 42 ust. 3a, 6a, 11, 12
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2015 r. poz. 4)