Jakie dokumenty potwierdzają koszty? Jak powinny być opisane?

Czy wszystkie koszty fundacji muszą być dokumentowane fakturami, czy też wystarczy zapis w odpowiednim zeszycie lub paragon? Każdy koszt poniesiony przez organizację musi być udokumentowany. Organizacja dokonuje płatności za daną usługę czy towar na podstawie wystawionego dla niej dokumentu. Może to być:

faktura VAT np. w wypadku usług telekomunikacyjnych, internetu, wynajmu lokalu, kosztów energii, wynajmu sal itd.;

rachunek – w wypadku zakupu dokonanego u dostawcy niebędącego płatnikiem podatku od towarów i usług, np. za usługi kserograficzne w małym punkcie ksero;

rachunek wystawiony do umowy zlecenia, np. dla wychowawcy grupy kolonijnej;

rachunek kosztów delegacji – w wypadku kosztów podróży służbowej pracownika organizacji

lista płac – w wypadku wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o pracę.

Każdy dokument poświadczający poniesienie kosztu musi być wystawiony na organizację. Więcej na ten temat także tutaj: www.poradnik.ngo.pl/x/586612

O czym należy pamiętać, żeby koszt był prawidłowo udokumentowany?

Wszyscy pracownicy, którzy mają prawo dokonywać zakupów w imieniu organizacji, powinni wiedzieć, jaki dokument muszą otrzymać:

Dokument musi być wystawiony na organizację: powinien zawierać jej poprawną nazwę, adres (zgodny z KRS) i numer NIP. Błąd w każdym z tych elementów oznacza niepoprawność pod względem formalno-rachunkowym i może skutkować nieuznaniem tego kosztu jako kosztu tej organizacji. Najprościej jest, jeśli pracownik ma spisane te dane, np. na wizytówce organizacji, wówczas jest mniejsze ryzyko popełnienia błędu, niż przy podawaniu ich z pamięci.

Dokument musi mieć nadany numer, datę dokumentu i datę sprzedaży – jest to obowiązek wystawiającego. Szczególnie należy zwrócić uwagę na datę wystawienia dokumentu w końcowym okresie realizacji projektu, jeśli odbieramy fakturę w innym dniu niż dzień sprzedaży. Wystawca ma termin siedmiu dni na wystawienie faktury, my musimy zadbać, żeby dokument miał datę zgodną z okresem kwalifikowalności kosztów.

Dokument powinien zawierać prawidłowo wyliczone kwoty podatku VAT i łączną kwotę brutto usługi. Tej weryfikacji dokonuje zwykle księgowy, jeśli wystąpi niezgodność, należy poprosić dostawcę o korektę faktury.

Należy zwrócić uwagę na tytuł usługi, pamiętając, żeby jej opis był zgodny z budżetem projektu, w ramach którego ten zakup jest dokonany. Szczególnie jeśli faktura obejmuje kilka pozycji budżetowych, należy zadbać, aby wszystkie one były wyróżnione na fakturze w taki sposób, żeby można było je przyporządkować do poszczególnych pozycji.

Opis dokumentu finansowego – potwierdzenie kosztu statutowego

Żeby dokument finansowy był prawidłowo zakwalifikowany jako koszt organizacji, musi być przypisany do konkretnego działania. To jest bardzo ważne, gdyż dzięki opisowi dokumentu możemy uzasadnić, że jest to koszt statutowy, a tym samym dochód przeznaczony na jego sfinansowanie może być zwolniony z opodatkowania (przy zachowaniu warunków z art. 17 ust. 1 pkt 4 i 6 ustawy pdop). Opis powinien być wyczerpujący, czytelny – jasno powinien określać, czego koszt dotyczy – i zgodny z wymaganiami instytucji finansujących.