Co zrobić, kiedy kontaktuje się z nami dziennikarz/dziennikarka?

Przede wszystkim… nie panikować! To nic strasznego, że media chcą czegoś się dowiedzieć. Jeśli nie ma w organizacji osoby, która jest wyznaczona do kontaktów z mediami (bo jeśli jest, to oczywiście trzeba przekazać dziennikarza/-karkę „w jej/jego ręce”), należy dowiedzieć się w jakiej sprawie dzwoni przedstawiciel/-ka mediów. Jeśli nie można odpowiedzieć na pytanie od razu, trzeba przeprosić i umówić się na później. Dziennikarze wysoko cenią szybkość (z reguły informacje są potrzebne „na wczoraj”) oraz uczciwość (jeśli nie można pomóc lub potrzeba na to dużo czasu – dobrze powiedzieć to od razu).

Poniżej kilka najczęstszych sytuacji, w których dziennikarze mogą skontaktować się z organizacją:

Potrzebują wypowiedzi eksperta lub specjalistycznych danych – jeśli organizacja zajmuje się konkretnym problemem (np. jest jedyną organizacją w powiecie, monitorującą współpracę organizacji z administracją), dziennikarz/-karka może chcieć uzyskać dokładne, specjalistyczne informacje o zjawisku. Trzeba jak najdokładniej się dowiedzieć o jakie dane chodzi (aby nie przesłać za dużo, ani za mało!), w jakim celu, gdzie się ukażą oraz w jakiej formie te dane są potrzebne (np. sam wykres, czy też tabelki z liczbami). Należy pamiętać o podawaniu dokładnego źródła danych. Jeśli dziennikarz/-karka szuka eksperta, to warto umożliwić kontakt telefoniczny lub osobisty. Można również mieć przygotowane „zawczasu” gotowe wypowiedzi eksperta na dany temat (jeśli zainteresowanie mediów jest spodziewane) i zaproponować przesłanie materiału z prawem do wykorzystania.

Są zainteresowani daną akcją – dziennikarz/-karka usłyszał/a od kogoś o działaniach lub znalazł/a informacje. Trzeba dowiedzieć się, co dokładnie go/ją interesuje (czy sam pomysł, czy może odbiorcy), kiedy i gdzie chce to opisać. Jeśli wydarzenie ma charakter interaktywny (np. odbiorcy się spotykają na szkoleniu), można zaprosić dziennikarza/-karkę, żeby osobiście porozmawiał/a z uczestnikami albo zrobił/-a zdjęcia. Jeśli nie ma takiej możliwości, to dobrze mieć przygotowane krótkie informacje o akcji i przesłać je dziennikarzowi/-karce jak najszybciej.

Efekt komunikatu prasowego – na taką sytuację trzeba być przygotowanym, gdy organizacja wysłała do mediów komunikat. Należy skierować dziennikarza/-karkę do osoby wskazanej w komunikacie, a jeśli dziennikarz/-karka od razu dobrze trafił, to dowiedzieć się, jakie informacje wzbudziły zainteresowanie, jakie trzeba objaśnić bądź dosłać. Można również zapytać na kiedy jest planowana publikacja oraz w jakiej formie (czy jako wywiad, czy krótka zapowiedź, czy też artykuł problemowy). Warto być uczynnym i słownym – jeśli się obieca, że za godzinę dośle dokładne dane, to za godzinę powinny one być u dziennikarza/-karki. Trzeba odnotować również w bazie taki kontakt – aby wiedzieć, że dziennikarz/-karka interesuje się daną problematyką.

„Sensacja” – to jedna z najtrudniejszych sytuacji, z którą przychodzi się zmierzyć; z reguły poprzedza ją niezbyt miłe wydarzenia dotyczące bezpośrednio organizacji (np. wypadek podczas imprezy) lub okolicy (np. konflikt w gminie między radnymi a organizacjami). W każdej z tych sytuacji trzeba przede wszystkim zachować spokój, profesjonalnie udzielić informacji zgodnie z prawdą (nie koloryzować, nie ukrywać danych), ale wyłącznie we własnym imieniu. Dobrze by było wskazać (w sytuacji konfliktu) kontakty do innych stron.

Dzwoni do nas, ale sprawa nas nie dotyczy – jeśli z pytań ewidentnie wynika, że nie jest to temat, którym się zajmuje organizacja (np. dziennikarz/-karka pyta o sprawy związane z sytuacją szkolnictwa w naszej gminie, a organizacja zajmujemy się ekologią), należy jasno wytłumaczyć, że to nie jest właściwy kontakt, nie zabierać głosu w tej sprawie (nawet osobiście!) i, jeśli jest taka możliwość, podać kontakt do właściwej organizacji. Jeśli dziennikarz uzyska pomoc, jest duże prawdopodobieństwo, że będzie o organizacji pamiętał, przy właściwym temacie.