Co zrobić, aby zwiększyć szansę na publikację swojej informacji prasowej?

Komunikat powinien być tak przygotowany, by mógł być opublikowany w całości – bez konieczności wprowadzania zmian. Dotyczy to także formy, nie tylko treści – lepiej wysyłać informacje w formie elektronicznej w plikach otwartych (doc nie PDF) lub – wysyłając informację faxem lub pocztą – przygotować ją z podwójną interlinią, aby dziennikarz miał miejsce na ewentualne poprawki. Dziennikarze z natłoku komunikatów wybiorą te, przy których będą mieli najmniej pracy.

Komunikat musi zostać wysłany z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym – niezbyt wcześnie, by dziennikarz nie zapomniał o tym, że dane wydarzenie będzie miało miejsce i niezbyt późno, by nie okazało się, że praca redakcji nad wydaniem gazety, w którym chcielibyśmy umieścić naszą informację już się skończyła, albo że dziennikarz nie ma już możliwości dotarcia na miejsce wydarzenia.

Komunikat powinien dotyczyć spraw aktualnych i bliskich. Dziennikarze oczekują newsów i informacji, które zainteresują ich czytelnika. Wysyłając komunikat prasowy, należy zastanowić się, dla kogo ta informacja jest ciekawa i wysłać ją do odpowiedniej redakcji (może gazety lokalnej, a może gazety bezpłatnej, może ogólnopolskiej…?)

Komunikat musi być neutralny. Język i sposób podania informacji muszą wskazywać na naszą bezstronność. Należy więc pisać w trzeciej osobie, podawać konkretne fakty i liczby, unikając uogólnień i przesady (zamiast: „Nasza organizacja zorganizowała wspaniałą wystawę młodych talentów, podczas której kilkudziesięciu artystów zaprezentowało swoje osiągnięcia” lepiej napisać „Organizacja X po raz piąty zorganizowała wystawę „Młodych talentów”. Swoje prace zaprezentowało 22 artystów”).

Informacja powinna zostać napisana językiem barwnym, obrazowym, który zachęci czytelnika do przeczytania w całości. Powinna jednak przy tym być zwięzła. Nie powinna być dłuższa niż na 2 strony A4 (z zachowaniem odpowiednich odstępów między liniami i marginesów). Nikt nie chce tracić czasu na czytanie „wodolejstwa”.W styluobowiązuje zwięzłość, unikanie długich zdań, urzędniczego języka, specjalistycznych (branżowych) sformułowań.

W komunikacie nie może być błędów – żadnych: merytorycznych, stylistycznych, ortograficznych ani literówek.

Należy również zadbać o formę komunikatu. Na pierwszy rzut oka musi być widać strukturę dokumentu, a najważniejsze informacje muszą być łatwe do wyłowienia. Stosujmy pogrubienia i podkreślenia – ale z umiarem.

Dzwonić, czy nie? Po wysłaniu komunikatu możemy zadzwonić do dziennikarza, zapytać się, czy dostał naszą informacje, czy jest szansa na publikację, czy możemy w czymś pomóc. Z jednej strony może to przyspieszyć (lub w ogóle umożliwić) publikację oraz jest wskazane w przypadku „zaprzyjaźnionych” dziennikarzy. Z drugiej jednak, może (choć nie powinno) wzbudzić niechęć dziennikarza, jeśli będziemy „zbyt natrętni”. Za każdym razem musimy wyważyć, na czym nam zależy.