poradnik.ngo.pl

Trzeba wybrać termin i miejsce dogodne dla dziennikarzy. Konferencja nie musi odbywać się w dużej sali konferencyjnej, ale powinniśmy zadbać o dobre warunki pracy dla dziennikarzy (np. miejsca siedzące – na siedząco o wiele łatwiej robi się notatki, stabilny stolik do postawienia mikrofonów dla reporterów radiowych). Konferencja może się odbywać także w plenerze (np. przed zabytkowym budynkiem, o którego ochronę walczymy) – wtedy warto dziennikarzom dostarczyć maksymalnie dużo gotowych materiałów prasowych.

Termin trzeba dostosować do rytmu pracy reporterów. Najlepsze pory to późny ranek, przedpołudnie lub wczesne popołudnie. Przed wyznaczeniem terminu warto się zorientować, czy w tym samym czasie nie odbywa się inne, ważne wydarzenie. Z praktyki wynika, że konferencje powinny się odbywać między wtorkiem a czwartkiem.

 

Warto zaprosić jakąś postać (powszechnie znaną, szczególnie ciekawą), związaną z naszym tematem, która przyciągnie dziennikarzy. Osoba ta musi być obecna podczas całej konferencji, a także dostępna dla dziennikarzy po konferencji (trzeba ją o tym uprzedzić). Uważajmy jednak, aby „postać” nie przysłoniła tematu konferencji i nie sprowadziła jej na inne, związane z daną osobą tematy.

 

O konferencji prasowej należy powiadomić dziennikarzy przynajmniej 24 godziny przed wydarzeniem. Jeśli mamy stałą grupę dziennikarzy, z którymi współpracujemy można to zrobić telefonicznie. W redakcjach gazet codziennych zazwyczaj wyznaczany jest tzw. dziennikarz dyżurny – można zadzwonić z naszą informacją także do niego. Najczęściej jednak wysyła się do redakcji odpowiednio sformułowany komunikat. Można go wysłać poprzez e-mail (na ogólną skrzynkę redakcyjną lub do konkretnych dziennikarzy) lub fax.

O konferencji informuj nie tylko duże agencje prasowe czy redakcje ogólnopolskie, ale przede wszystkim media lokalne. Warto także się zorientować, czy danym tematem nie zajmuje się jakieś wydawnictwo branżowe (np. magazyn poświęcony ochronie zabytków, zwierzętom, sprawom zdrowotnym itd.).

W zaproszeniu na konferencję prasową powinny się znaleźć podstawowe informacje, czyli kto, gdzie, kiedy i dlaczego zaprasza na konferencję. Zachęć dziennikarzy/-karki do udziału – zamieść w komunikacie informacje, które mogą być dla nich szczególnie interesujące. Zaproszenie na konferencję nie może być długie, powinno się zmieścić na jednej stronie.

 

Zadbaj o to, aby wszystkie osoby, które mają brać udział w konferencji były dobrze do niej przygotowane merytorycznie. Tak, aby umiały odpowiedzieć na wszystkie pytania dziennikarzy, albo odesłać ich do wiarygodnego źródła. Przygotowując się do konferencji, warto wyobrazić sobie, o co mogą pytać dziennikarze. Nie przesadzaj z liczbą wystąpień – 2 osoby powinny wystarczyć, a tym samym zapewnisz zwięzłość komunikatu.

 

Przed rozpoczęciem konferencji każdy dziennikarz powinien otrzymać zestaw informacji, o których będziemy mówić. Powinny się tam znaleźć: podstawowe informacje o organizacji z wytłumaczeniem dlaczego zajmujemy się tym tematem, krótka informacja o osobach zaproszonych do wystąpienia podczas konferencji (jeśli takie są), kontakt do osób, które mogą dziennikarzom udzielić więcej informacji.

 

Pakiet prasowy powinien zawierać:

 ewentualnie:

 

Pakiet nie powinien być zbyt obszerny, powinien zawierać tylko materiały związane z tematem konferencji. Oczywiście musi być porządnie i estetycznie przygotowany (wyraźne, możliwie kolorowe wydruki, porządnie ułożone w teczce wg ważności – na początku plan konferencji i informacje tematyczne, a nie ulotka promocyjna organizacji!).