poradnik.ngo.pl

Komunikacja między księgowymi a osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie finansami w organizacjach (czyli dyrektorami lub prezesami zarządu) często nie jest prosta. Może dlatego, że każda ze stron mówi swoim językiem i jest skoncentrowana na osiągnięciu własnego celu: księgowy chce mieć porządek w księgach finansowych, umożliwiający proste wykonanie bilansu czy rachunku wyników; dyrektor/prezes, często nie znając się na księgowości, nie zwraca dostatecznej uwagi na wymogi rachunkowe czy podatkowe i po prostu chciałby mieć w każdej chwili „swoje” sprawozdanie.

 

Organizując sobie współpracę z księgowym warto wziąć pod uwagę następujące kwestie.

 

Każdy pracownik przy zatrudnianiu powinien otrzymać zakres swoich obowiązków. Jest to szczególnie ważne w przypadku księgowego, który musi dobrze znać swój obszar odpowiedzialności. Tradycyjnie księgowy odpowiada za prowadzenie dokumentacji i ksiąg finansowych (zgodnie z ustawą o rachunkowości) oraz wypełnianie obowiązków sprawozdawczych wobec ZUS i urzędu skarbowego. Do rozstrzygnięcia pozostają zadania związane ze sprawozdawczością wobec instytucji finansujących (grantodawaców), zapewnienie płynności finansowej czy analiza finansowej kondycji organizacji. W małej fundacji czy stowarzyszeniu księgowy zazwyczaj odpowiada za finanse całej organizacji: księguje operacje, prowadzi dokumentację, przygotowuje analizy finansowe. W większej organizacji nie jest możliwe utrzymanie jednoosobowego zarządzania finansami.

 

Aby księgowy i zarządzający finansami mogli szybko oraz skutecznie się porozumieć, powinni poznać katalog pojęć, którymi posługują się obydwie strony.

Księgowy powinien wyjaśnić i pokazać, czym jest np. obrotówka (tabelaryczny wykaz obrotów i sald na danych kontach księgowych), plan kont (hierarchiczna struktura porządkująca operacje finansowe), salda analityczne i syntetyczne (różnica między stroną „winien” i stroną „ma” w planie kont, czyli rodzaj wyniku operacji finansowych na danym koncie), zobowiązania (naliczony koszt, ale jeszcze niewydatkowany) czy rozrachunki (rozliczenia z danym kontrahentem lub pracownikiem, pokazujące kto komu ile jest winien).

Zarządzający powinni nie tyle poznać słownik księgowy, ale przede wszystkim wiedzieć, które elementy zapisów księgowych mogą być dla nich pożytecznym źródłem danych. Podobnie księgowy powinien zapoznać się z zagadnieniami ważnymi dla zarządzającego finansami takimi jak budżet, monitoring budżetu, przepływy finansowe itd. Księgowy powinien znać wszystkie obowiązki sprawozdawczości finansowej organizacji tak, żeby odpowiednio zaprojektować plan kont w księgach, w celu efektywnego przygotowania stosownych raportów i analiz. Aby dobrze ze sobą współpracować musimy znać swoje potrzeby i wiedzieć, co możemy sobie wzajemnie zaoferować.

 

Niezwykle istotne na początku współpracy z księgowym jest ustalenie, z jakich narzędzi pracy korzystamy, które umożliwią wzajemne przesyłanie danych. W większości komputerowych programów finansowo-księgowych jest możliwość eksportu danych księgowych bezpośrednio z ksiąg do arkusza kalkulacyjnego (np. Excel). Właściwe zaprojektowanie „współpracujących” ze sobą narzędzi pracy po stronie zarządzającego, umożliwiających korzystanie bezpośrednio z danych eksportowanych z programu finansowego, pozwoli na wzajemne wykorzystywanie danych i uniknięcie podwójnej pracy. Aby to zadziałało, musimy mieć jednak wzajemne zaufanie do rzetelności i – co bardzo ważne – aktualności przesyłanych danych.

 

Niewątpliwie jednym z najważniejszym elementów wyznaczających pracę księgowych jest czas. Terminy zapłaty podatków, składek ZUS, złożenia sprawozdań itd. są nieprzekraczalne. Wyznaczone terminy służą porządkowi prowadzenia finansów i należy ich przestrzegać. W przypadku niedotrzymania terminu kary mogą być znaczące, np. opóźnienie w odprowadzeniu podatku od osób fizycznych do urzędu skarbowego może skutkować karą dla prezesa zarządu za nieterminowe odprowadzenie zobowiązań publicznych, a także koniecznością odprowadzenia podatku dochodowego od osób prawnych od odsetek od zaległości podatkowej. W skrajnym przypadku sytuacja ta może stać się pretekstem do przeprowadzenia kontroli urzędu w organizacji. Dlatego też należy szanować wymagania księgowych, co do terminowości składania podpisów, oświadczeń i dokonywania przelewów. Niezwykle ważne jest też sprawne przekazywanie dokumentów, opisanych i kompletnych, i w odpowiednim czasie. Respektowanie przyjętego obiegu dokumentów organizacji zapewnia regularne księgowanie i bieżącą aktualizację zapisów księgowych. A to z kolei oznacza dla zarządzających finansami rzetelną wiedzę o stanie wydatkowania środków finansowych w organizacji. Ze względu na ważne terminy składania deklaracji, zapłaty podatków czy składek ZUS, czy innych zobowiązań organizacji, zarządzający powinien informować księgowego o planowanej nieobecności. Będzie on wówczas mógł wcześniej przygotować do akceptacji i podpisu płatności, które będą musiały być dokonane w czasie nieobecności prezesa lub dyrektora. Zarządzający finansami również pracuje w rytmie terminów sprawozdań okresowych dla instytucji finansujących lub dla zarządu. Rozumiejąc potrzeby tej sprawozdawczości, księgowy powinien starać się tak planować swoją pracę, żeby w wymaganym terminie mógł dostarczyć rzetelne dane do przygotowywanych raportów.

Niezwykle istotne jest, żeby zarówno księgowy, jak i zarządzający finansami mieli niezbędną wiedzę, umożliwiającą im właściwe planowanie swojej pracy.

I tak księgowy powinien na pewno:

•         znać budżet organizacji – planowane działania (w tym plan zatrudnienia pracowników, spodziewane źródła finansowania itd.);

•         wiedzieć, kto ma prawo podpisu dokumentów bankowych (akceptacja płatności);

•         wiedzieć, kto ma prawo zaciągać zobowiązania finansowe w imieniu organizacji: prezes zarządu zwykle może udzielić koordynatorom pełnomocnictwa do określonej kwoty (pełnomocnictwo powinno mieć formę podpisanego dokumentu, należy je przechowywać w dokumentacji finansowej);

•         wiedzieć kto w procesie obiegu dokumentów może zatwierdzać dokumenty finansowe;

•         znać terminy i formę sprawozdawczości dla instytucji finansujących lub dla zarządu;

•         znać wymagania instytucji finansujących, dotyczące ewidencji i opisu dokumentacji źródłowej;

•         znać statut organizacji oraz wiedzieć, jakie są obowiązki sprawozdawcze, wynikające z przepisów obowiązujących organizacje pozarządowe.

 

A zarządzający (np. prezes, dyrektor) powinien być informowany m.in. o:

•         terminach deklaracji i płatności okresowych zobowiązań (np. ZUS, podatku itd.);

•         obowiązku przeprowadzenia audytu;

•         zmianach w sposobie kalkulacji kosztów (np. naliczania kosztu całkowitego wynagrodzenia);

•         aktualnym stanie środków finansowych na kontach bankowych organizacji.