Jak wybrać program komputerowy do prowadzenia księgowości?

Komputerowy program księgowy jest narzędziem, które rejestruje, gromadzi i przetwarza wszystkie operacje finansowe zachodzące w organizacji. Ułatwia tworzenie planu kont i sprawne ewidencjonowanie dokumentów finansowych, przejrzyście prezentuje rozrachunki, rozliczenia oraz może automatycznie sporządzać bilans, deklaracje podatkowe, różne zestawienia i raporty. Zazwyczaj programy księgowe mają możliwość zintegrowania z innymi, takimi jak kadry i płace, elektroniczny system obsługi rachunku. Pozwala to na kompleksowe i efektywne zarządzanie administracyjno-finansowe.

Jaki program wybrać? Nie ma konieczności poszukiwania programów stworzonych specjalnie dla organizacji pozarządowych. Ogólnie, programy finansowo-księgowe są uniwersalne i zgodne z ustawą o rachunkowości, ponieważ zarówno firmy, jak i organizacje pozarządowe, posiadające osobowość prawną, zobowiązane są prowadzić pełną księgowość.

Na rynku jest dostępnych wiele programów komputerowych. Ich ceny wahają się od kilkuset do kilku tysięcy złotych. Te droższe przeznaczone są głównie dla firm, które mają większe potrzeby w zakresie przetwarzania danych, np. dotyczących sprzedaży i magazynów. Organizacjom nieprowadzącym działalności gospodarczej w zupełności wystarczą programy mniej skomplikowane. Istotne jest, by nasz program był prosty w obsłudze i instalacji, posiadał możliwość łatwej aktualizacji i ewentualnie bezpłatny dostęp do konsultacji technicznych związanych z obsługą oprogramowania. Warto od razu przy wyborze programu poznać przewidywany koszt jego eksploatacji (koszt kolejnej aktualizacji, konsultacji, ewentualnych modyfikacji na życzenie użytkownika itd.). Przetestujmy też wersję demo, która zazwyczaj jest dostępna na stronie internetowej producenta oprogramowania.

Program musi być legalny i bezwzględnie powinien spełniać warunki zapisane w ustawie o rachunkowości, dotyczące między innymi bezpieczeństwa danych i braku możliwości modyfikacji zapisów po zamknięciu miesiąca. Jako użytkownik musimy posiadać licencję na używanie programu. To bardzo ważny warunek poprawności posiadanego oprogramowania, często weryfikowany przez audytorów.

Minimum niezbędnych funkcji i możliwości, jakie powinien posiadać nasz program komputerowy to:

możliwość rozbudowywania i modyfikacji planu kont, w tym rozwinięcia kont syntetycznych o konta analityczne, w zakresie co najmniej dziewięciu cyfr po koncie syntetycznym; ta opcja jest niezbędna do szczegółowego ewidencjonowania kosztów poszczególnych projektów, tak by wszystkie kategorie i pozycje kosztów naszych budżetów mogły mieć odzwierciedlenie w planie kont; jest to niezwykle istotne dla organizacji, które realizują wiele projektów i chcą wyodrębniać szczegółowo koszty oraz przychody dla każdego z przedsięwzięć;

możliwość powiązania kont księgowych z tabelą bilansu i rachunku wyników, aby móc automatycznie generować sprawozdanie finansowe w każdym momencie (np. bilans za I kwartał, rachunek wyników za I półrocze);

możliwość modyfikacji pozycji tabeli bilansu i rachunku wyników, tak by dostosować je do obowiązujących nas wzorów sprawozdań; zazwyczaj w zakupionym programie jest już wzorcowy bilans i rachunek wyników, nie jest on jednak opracowany z myślą o działalności organizacji pozarządowych

Inne istotne i przydatne funkcje komputerowych programów księgowych to:

możliwość eksportu danych z programu komputerowego do arkuszy kalkulacyjnych, np. Excela; ta funkcja umożliwi korzystanie z danych księgowych w sporządzanych przez nas sprawozdaniach do instytucji finansujących.

możliwość dodatkowego oznaczenia wybranych operacji finansowych w celu ich grupowania w innym układzie niż w planie kont (np. za pomocą dodatkowej tzw. cechy);

możliwość tworzenia autorskich raportów, korzystających z zaksięgowanych danych;

możliwość sumowania i drukowania wybranych operacji i zapisów – ta cecha przydaje się przy sporządzaniu szczegółowych zestawień do analiz poszczególnych grup kosztów;

wielodostępowość do części danych – ta funkcja umożliwia korzystanie z danych księgowych przez wielu użytkowników w ściśle określonym zakresie (poprzez ograniczone kody dostępu); oznacza to, że po krótkim przeszkoleniu zainteresowane osoby (np. koordynatorzy projektów, dyrektor) mogą same zajrzeć do danych księgowych, bez konieczności pośrednictwa księgowego, i na bieżąco kontrolować wybrane zapisy. Oczywiście należy wtedy zadbać o uniemożliwienie osobom spoza działu księgowości dokonywania jakichkolwiek zmian.

Zazwyczaj programy księgowe są proste w obsłudze i po ich zastosowaniu szybko odczujemy poprawę efektywności zarządzania finansami naszej organizacji. Program taki usprawnia pracę, eliminuje żmudne i czasochłonne czynności, pozwala błyskawicznie uzyskać istotne informacje finansowe dotyczące działalności naszej fundacji czy stowarzyszenia.

W profesjonalnych i nowoczesnych organizacjach pozarządowych zdecydowanie nie znajdziemy już księgowości prowadzonej za pomocą dzienników i kartotek wypełnianych ręcznie. Warto zmierzać do osiągnięcia tego poziomu.