DZIŚ

Światowy Dzień Chorych na Hemofilię

podyskutuj | FAQ NOWE! | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

Co to jest zakładowy plan kont? Z czego się składa?

Według zakładowego planu kont księguje się poszczególne operacje finansowe. Plan kont jest częścią składową systemu rachunkowości. Należy traktować go jako niezbędne narzędzie dostarczające niezbędnych informacji do zarządzania organizacją i dokonywania rozliczeń finansowych np. z darczyńcami.

Zakładowy plan kont składa się z księgi głównej (konta syntetyczne) i kont pomocniczych (analitycznych).
 
Księga główna
Wykaz kont księgi głównej (syntetycznych) ustala się z uwzględnieniem:
  • specyfiki działalności organizacji poprzez takie ujęcie przychodów i kosztów, które z łatwością pozwoli na przypisanie ich do konkretnego sponsora;
  • przyjętego sposobu wyceny;
  • wymogów dotyczących dokonywania odpisów aktualizujących wartość aktywów z uwagi na utraconą przez nie całość lub część wartości, po której figurują w księgach;
  • ujęcia danych liczbowych w przekroju umożliwiającym przejście od bieżącej ewidencji do sporządzenia sprawozdań finansowych: bilansu oraz rachunku zysków i strat;
  • możliwości sporządzania sprawozdań m.in. podatkowych i statystycznych (GUS),
Jeżeli organizacja nie prowadzi działalności gospodarczej, można stosować minimalny układ kont, o symbolice dwucyfrowej. Mimo to większość organizacji prowadzi konta w technice trzycyfrowej.
Choć obowiązek taki nie wynika z przepisów ustawy, celowe jest, aby w planie kont określić zasady ewidencji i rozliczania kosztów. Rzutuje to bowiem na wykaz kont i przesądza o postaci rachunku zysków 
Można przyjąć jeden spośród trzech sposobów ujmowania i rozliczania kosztów działalności, gromadząc je:
  • tylko według rodzajów – na kontach zespołu 4,
  • tylko według typów, rodzajów i odmian działalności, tzn. według funkcji – na odpowiednich kontach zespołu 5,

z ewentualnym dalszym ich podziałem w ramach każdego konta – według rodzajów,

  • według rodzajów – na kontach zespołu 4 i równocześnie według funkcji – na kontach zespołu 5.
Przyjmując sposób pierwszy lub trzeci powinniśmy dostosować układ rodzajowy kosztów do specyfiki działalności organizacji, zachowując co najmniej podział kosztów na koszty rodzajowe administracyjne oraz statutowe. W miarę potrzeby, gdy organizacja realizuje coraz więcej projektów, może być wskazane uszczegółowienie układu rodzajowego kosztów, co przy prowadzeniu ksiąg za pomocą komputera nie powinno być kłopotliwe.
Ewidencja i rozliczanie kosztów przy zastosowaniu kont zespołu 5 jest najbardziej wskazana, gdy charakter, rozmiary lub organizacja wewnętrzna działalności wymagają podziału kosztów według odmian, rodzajów i typów działalności i oddziałów.
 
Następnie określamy zasady prowadzenia kont pomocniczych powiązanych z kontami księgi głównej (Plan kont).
 
Plan kont
Główną częścią polityki rachunkowości jest plan kont. Powinien być on założony zgodnie z obowiązującą ustawą o rachunkowości, ale również powinien odzwierciedlać działalność danej organizacji. Wszelkie istotne zmiany (poza rozbudowywaniem analityki) dotyczące sposobu księgowania powinny być dokonane na piśmie jako aneks do zatwierdzonego planu kont i podpisane przez osoby do tego uprawnione zgodnie z zapisami statutu.
 
Plan kont to numeryczny wykaz kont księgowych, czyli zbiorów, w których rejestrowane są dane finansowe.
 
Zbiory te pozwalają na ewidencjonowanie i uszeregowanie wszystkich operacji finansowych w organizacji. Plan kont składa się z kont podstawowych – syntetycznych, które określają główne grupy operacji finansowych oraz kont analitycznych, które pozwalają uszczegółowić zapisy na koncie syntetycznym.
Plan kont jest instrumentem ułatwiającym zarówno syntetyczne, jak i analityczne ujęcie wszystkich operacji finansowych zachodzących w danym okresie w organizacji. Plan kont powinien służyć poprawnemu sporządzeniu bilansu oraz rachunku zysków i strat – układ wybranych kont powinien odpowiadać konkretnym pozycjom z rachunku zysków i strat (np. koszty finansowe, pozostałe przychody operacyjne itd.). Układ planu kont powinien też umożliwiać sprawne przygotowanie raportów dla darczyńców, z wykonania danego programu, jak też z ogólnej działalności organizacji. Niezwykle istotne w konstrukcji planu kont jest rozwinięcie analityki, czyli kont pomocniczych, na których zapisy księgowe będą dostarczały nam szczegółowych informacji. Dla celów sprawozdawczych (określonych przez Ministra Finansów w odpowiednim Rozporządzeniu), np. w rachunku zysków i strat musimy podać poniesione koszty programowe (nazywane w dokumencie „statutowe”) w jednej kwocie oraz koszty administracyjne w rozbiciu na sześć podstawowych kategorii. Dla naszych potrzeb jako grantobiorcy, który przed darczyńcą musi szczegółowo zdać sprawozdanie z wykorzystania jego środków, jedna kwota kosztów programowych nie wystarcza, musi być rozbita na poszczególne programy i kategorie budżetowe. Przemyślana struktura kont kosztowych pozwoli nam na śledzenie kosztów z podziałem np. na źródła finansowania czy prowadzone programy. Odpowiednio opracowana struktura kont przychodów da nam obraz tego, w jakiej wysokości i od kogo uzyskaliśmy przychody. Analityka do konta wyniku finansowego pokaże nam, które z programów czy przedsięwzięć przyniosło stratę lub zakończyło się zyskiem, inaczej mówiąc, na które z programów wystarczyło nam środków, lub nawet zostało ich część do dalszej realizacji, a które były deficytowe w danym roku.
 
Poniżej podajemy propozycje układu planu kont z pominięciem niektórych kont i zespołów, które są rzadko. wykorzystywane w przypadku organizacji nieprowadzącej działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że w przypadku prowadzenia odpłatnej działalności statutowej konieczne jest wyróżnienie ewidencji operacji finansowych (kosztów i przychodów) dotyczących obu rodzajów działalności statutowej: odpłatnej i nieodpłatnej. Konkretne numery kont mogą odbiegać od tutaj zaproponowanych, jednak grupy kont powinny zawierać się w tych przedziałach. Do każdego konta przypisany jest krótki komentarz dotyczący rodzaju operacji księgowanych na danym koncie.
 
Zespół 0 – majątek trwały
010 – 015 – konta środków trwałych
(ewidencja nieruchomości, maszyny, środki transportu)
020 – 025 – konta wartości niematerialnych i prawnych
(ewidencja praw autorskich, praw do patentów, projektów, specjalistycznych programów komputerowych)
070 – 075 – konta umorzeń środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
(odpisy umorzeniowe)
080 – 085 – konta inwestycji
(inwestycje związane z budową, montażem lub zakupem środków trwałych)
           
Zespół 1 – środki pieniężne
100 – konto kasy
(ewidencja gotówki w kasie)
130 – konto bieżącego rachunku bankowego
(ewidencja operacji na rachunku bankowym)
131 – konto pomocniczego rachunku bankowego
(ewidencja operacji na rachunku bankowym, wydzielonym do obsługi konkretnego programu)
135 – konto walutowe
(ewidencja operacji na koncie walutowym)
137 – konto lokat bankowych
(ewidencja lokat na rachunkach bankowych)
145 – konto środki pieniężne w drodze
(ewidencja przepływu środków np. z kasy do banku, jeśli przepływ ten trwa dłużej niż jeden dzień)
 
Zespół 2 – rozrachunki i roszczenia
201 – konto rozrachunków z odbiorcami
(należności z tytułu np. udzielonych i nierozliczonych dotacji)
202 – konto rozrachunków z dostawcami
(zobowiązania z tytułu usług, dostaw itp.)
220 – konto rozrachunków z budżetem państwa
(zobowiązania z tyt. składek ZUS, zaliczek na PDOF, itp.,)
230 – konto rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń
(ewidencja rozrachunków z pracownikami otrzymującymi wynagrodzenie. Zalecane jest utworzenie kont analitycznych dla każdego z pracowników oraz odrębnie dla osób zatrudnianych na umowę zlecenia i o dzieło)
232 – konto pozostałych rozrachunków z pracownikami
(ewidencja pozostałych rozrachunków np. zaliczek pobranych przez pracowników na zakup materiałów)
235 – konto rozrachunków z wolontariuszami
(ewidencja i rozliczenie zaliczek pobranych przez wolontariuszy)
240 – pozostałe rozrachunki
(ewidencja rozrachunków, niewymienionych wyżej)
 
Zespół 5 – koszty
500 – konto kosztów programowych
(ewidencja kosztów dotyczących statutowej działalności programowej organizacji z podziałem na działalność odpłatną i nieodpłatną)
Bardzo ważne jest, by w ramach tego konta utworzyć takie konta analityczne, bądź kolejne konta syntetyczne, które pozwolą na wyodrębnienie kosztów programowych zgodnie z naszymi potrzebami np. podział kosztów według źródeł finansowania lub realizowanych programów oraz pozycji budżetowych zawartych w formularzach rozliczeniowych dla darczyńców.
550 – konto kosztów administracyjnych
(służy do ewidencji kosztów zakwalifikowanych jako administracyjne z podziałem na kategorie określone przez Ministra Finansów wg pozycji z rachunku zysków i strat)
550 – 1 – zużycie materiałów i energii
(koszty materiałów biurowych i zużycia energii)
550 – 2 – usługi obce
(koszty usług obcych, takich jak usługi pocztowe, bankowe, telekomunikacyjne, najmu i inne)
550 – 3 – podatki i opłaty
(koszty opłat skarbowych, podatku od nieruchomości i innych)
550 – 4 – wynagrodzenia i świadczenia na rzecz pracowników
(koszty wynagrodzeń, w tym etaty, zlecenia, umowy o dzieło oraz składki ZUS, odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i pozostałe świadczenia)
550 – 5 – amortyzacja
(ewidencja kosztów amortyzacji rzeczowego majątku trwałego i wartości niematerialnych i prawnych)
550 – 6 – pozostałe koszty administracyjne
(koszty, które nie kwalifikują się do powyższych kategorii)
 
Zespół 6 – rozliczenia międzyokresowe kosztów
640 – konto rozliczeń międzyokresowych czynnych
(ewidencja kosztów poniesionych w okresie sprawozdawczym, dotyczących późniejszego okresu)
641 – konto rozliczeń międzyokresowych biernych
(ewidencja kosztów dotyczących bieżącego okresu, ale jeszcze nieponiesionych)
 
Zespół 7 – przychody i koszty ich osiągnięcia
700 – konto przychodów statutowych
(służy do ewidencji przychodów statutowych, takich jak np. dotacje, darowizny i przychody z odpłatnej działalności statutowej)
Do konta przychodów statutowych dobrze jest utworzyć konta analityczne z podziałem na poszczególne źródła finansowania, np. 700-1 osoby prywatne, 700-2 organizacje pozarządowe, 700-3 firmy prywatne, 700-4 źródła publiczne, itd. z możliwością rozwijania analityki tak, aby można było śledzić wysokość wpłat poszczególnych darczyńców. W przypadku stowarzyszeń należy utworzyć też konto analityczne, na którym księgowane będą składki członkowskie – kwotę składek trzeba wykazać w rachunku zysków i strat.
751 – konto przychodów finansowych
(na koncie tym ujmowane są uzyskane odsetki bankowe, dodatnie różnice kursowe i inne przychody finansowe)
752 – konto kosztów finansowych
(służy do ewidencji odsetek od pożyczek i kredytów oraz ujemnych różnic kursowych i pozostałych kosztów finansowych)
761 – konto pozostałych przychodów operacyjnych
(pozostałe przychody niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji, np. z likwidacji i sprzedaży środków trwałych)
762 – konto pozostałych kosztów operacyjnych
(pozostałe koszty niezwiązane bezpośrednio z działalnością organizacji)
771 – konto zysków nadzwyczajnych
(na koncie ujmowane są zyski związane z losowymi zdarzeniami, niezakwalifikowane do pozostałych przychodów)
772 – konto strat nadzwyczajnych
(na koncie ujmowane są straty dotyczące niepowtarzalnych zdarzeń, niezakwalifikowane do pozostałych przychodów)
 
Zespół 8 – fundusze, rezerwy i wynik finansowy
800 – konto funduszu statutowego
(stan tego konta przedstawia wysokość funduszu statutowego organizacji)
820 – konto rozliczenia wyniku finansowego
(na koncie tym rozlicza się wynik finansowy organizacji za rok poprzedni, zgodnie z przyjętą uchwałą zarządu)
840 – konto rezerw
(służy do ewidencji tworzonych rezerw, np. na należności)
845 – konto przychodów przyszłych okresów
(ewidencjonuje przychody otrzymane w bieżącym okresie sprawozdawczym, a dotyczące realizacji kosztów w terminie późniejszym)
850 – konto Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
(na tym koncie księgowane są zwiększenia (odpisy) i operacje dotyczące wykorzystania ZFŚS)
860 – konto wyniku finansowego
(na konto wyniku przeksięgowuje się na koniec okresu sprawozdawczego wszystkie przychody i koszty; różnica pomiędzy przychodami i kosztami stanowi wynik finansowy organizacji za dany okres).
870 – konto podatku dochodowego od osób prawnych
(ewidencja rozliczenia ewentualnego PDOP)

 

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.)

Wyraź opinię: przydatne 87 mało pomocne 28