Jak dokonać podziału kosztów na programowe i administracyjne?

Organizacja nieprowadząca działalności gospodarczej spotyka się z problemem podziału kosztów na programowe i administracyjne. Nie ma jednej, obowiązującej wszystkie organizacje definicji takiego podziału.

Za koszty programowe można uważać koszty związane z realizacją danego programu, którego cel zgodny jest z celami statutowymi jednostki; takie koszty, bez których dany program nie mógłby być zrealizowany.

Na przykład fundacja prowadzi program dotacyjny, udzielając pomocy finansowej organizacjom, jak również organizując konferencje. W takim przypadku kosztami programowymi mogą być:

udzielone dotacje;

koszty organizacji konferencji (wynajem sal, wynagrodzenia dla osób prowadzących konferencję, honoraria dla uczestników panelu dyskusyjnego, wyżywienie uczestników, przygotowanie materiałów konferencyjnych);

wynagrodzenie koordynatora programu (całkowite lub częściowe wynagrodzenia pracownika merytorycznego wraz z odpowiednio doliczonymi składkami ZUS);

materiały biurowe, czynsz za biuro, telefony, opłaty pocztowe i opłaty bankowe ściśle związane z przygotowaniem i realizacją konferencji. Opłaty stałe, takie jak czynsz za biuro, czy koszty rozmów telefonicznych, powinny być proporcjonalnie podzielone i przyporządkowane w odpowiedniej części do realizacji programu, a co za tym idzie do kosztów programowych.

Za koszty administracyjne można uznać inne koszty, których nie zakwalifikowaliśmy jako koszty programowe. Mogą nimi być np. materiały biurowe, znaczki pocztowe związane ze zwykłą obsługą biura, obsługa księgowa lub koszt sprzątania biura organizacji.

Można przyjąć także, że wspólne koszty dla działań programowych i administracyjnych, takie jak wynagrodzenie dyrektora biura, czynsz, opłaty bankowe i pocztowe mogą być dzielone ustaloną wartością procentową na koszty programowe i administracyjne. Równocześnie koszty te powinny być przyporządkowywane odpowiednim źródłom finansowania.

Trzeba zaznaczyć, że podział kosztów na programowe i administracyjne jest arbitralnym wyborem każdej organizacji, powinien być jednak racjonalny i przejrzysty. Coraz więcej instytucji udzielających pomocy organizacjom pozarządowym stawia pytanie we wniosku o dotację o przyjęte kryteria takiego podziału, dlatego też trzeba być świadomym dokonanego wyboru i konsekwentnie stosować przyjęte zasady w sprawozdaniach.