Na co trzeba zwrócić uwagę, żeby stwierdzić, czy w naszym przypadku jest konieczne przeprowadzenie procedury zamówienia publicznego?

Po pierwsze czytamy dokładnie umowę o dofinansowanie i wyjaśniamy, w jakim zakresie jesteśmy zobowiązani do stosowania ustawy pzp.

Należy też sprawdzić każdą podpisaną i obowiązującą w danym momencie umowę o dofinansowanie w ramach środków publicznych, czy nie ma zapisów (i jak one brzmią) mówiących o pzp. Jeśli w danym momencie mamy zawartych kilka umów o dofinansowanie w ramach środków publicznych i w ramach każdej z nich jesteśmy zobowiązani do stosowania ustawy pzp, wówczas musimy sprawdzić, w jakich pozycjach budżetowych, wspólnych dla tych wszystkich projektów przekraczamy ustawowy próg wartości zamówienia (równowartość 14.000 euro w złotówkach). Należy więc wyznaczyć „przedmiot zamówienia” czyli określić rodzaj usługi czy zakupu towaru oraz sprawdzić wartość środków przeznaczonych na ten cel.

Przykład: Organizacja ma podpisane trzy umowy o dofinansowanie w ramach środków publicznych,., organizacja jest zobowiązana do stosowania procedur ustawy w ramach każdej z tych umów. Każda z nich Budżet każdej umowy zawiera pozycję zakupu sprzętu komputerowego:

w jednej umowie o wartości 20.000zł (wartość budżetowa, a więc kwota brutto);

w drugiej umowie o wartości 50.000zł (jw.);

w trzeciej umowie o wartości 10.000zł (jw.).

Czyli łącznie organizacja ma w budżetach kwotę 80.000zł na zakup sprzętu komputerowego w kwocie brutto co daje kwotę 65.573,77 zł netto (przy stawce VAT 22%).

Oznacza to więc, że mimo iż w zakresie poszczególnych projektów organizacja nie przekracza limitu ustawowego, to przy zsumowaniu kwot budżetowych w odniesieniu do jednego zamówienia – zakupu sprzętu komputerowego limit ten został przekroczony i dlatego organizacja musi w tym przypadku przeprowadzić postępowanie o zamówienie publiczne.

Właściwe określenie przedmiotu zamówienia jest często dość trudne. Ustawa pzp zabrania „dzielenia” zamówień w celu obniżenia wartości zamówienia i tym samym uniknięcia obowiązku przeprowadzania procedur o zamówienie publiczne. Należy być więc ostrożnym w tym zakresie i w sytuacji niejasnej zasięgnąć porady prawnika.