Co to są akta pracownicze?

Pracodawca jest zobowiązany w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzić dokumentację oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt. 9a kp).

Akta osobowe pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika, przechowuje w nich odpisy lub kopie związane z zatrudnianiem (oryginałów można żądać tylko do wglądu lub sporządzenia odpisów).

Akta składają się z trzech części (dokładną ich zawartość określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):

A – to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty dot. kwalifikacji zawodowych pracownika, orzeczenie lekarskie, inne dokumenty dostarczone przez pracownika)

B – to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności (umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka o wyrażeniu zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, dokumenty dotyczące powierzenia mienia, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji, oświadczenia związane z wypowiedzeniem bądź zmianą warunków umowy, dokumenty związane z przyznaniem nagrody bądź wymierzeniem kary, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych i kontrolnych, wnioski pracownika dot. ustalenia indywidualnego czasu pracy, inne)

C – to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy i inne)

Dokumenty w aktach osobowych powinny w każdej części zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

Oprócz tych dokumentów pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika:

kartę ewidencji czasu pracy (ewidencja pracy w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności, praca w godzinach nadliczbowych i inne);

imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń;

kartę przydziału roboczej odzieży i obuwia (jeśli dotyczy).

Pracodawca przechowuje dokumentację oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Za nieprowadzenie dokumentacji i akt pracowniczych, bądź pozostawienie jej w warunkach grożących zniszczeniem bądź naruszeniem, grozi pracodawcy grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Grzywna może zostać nałożona na podstawie art. 281 kp (wykroczenia pracodawcy przeciwko prawom pracownika).