Co to jest podróż służbowa (delegacja)?

Podróż służbowa to wyjazd związany tematycznie z charakterem wykonywanej pracy do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy (czyli miejsce wykonywania pracy przez zatrudnionego wpisane do umowy o pracę jako miejsce świadczenia pracy).

PRZYKŁAD:

Fundacja X z siedzibą w Warszawie realizuje projekt „Mazowsze – to lubię!”. W Krakowie organizowana jest konferencja, na którą wybiera się koordynatorka zatrudniona w Fundacji X. Koszty związane z tą podróżą są kosztami podróży służbowej koordynatorki.

W tej samej fundacji ekspertem ds. rozwoju regionalnego jest osoba mieszkająca w Otwocku. Codziennie dojeżdża ona do pracy do Warszawy. Koszty tego dojazdu nie są kosztami podróży służbowej.

Pracodawca może wysłać osobę zatrudnioną w podróż służbową, jeśli mieści się to w obowiązkach służbowych zatrudnionego – podróż jest związana z wykonywanymi obowiązkami. Zdarza się, że zatrudnieni w organizacji sami występują z inicjatywą wyjazdu na jakieś spotkanie czy konferencję. W takiej sytuacji ważne jest, żeby pracodawca (dyrektor lub zarząd organizacji) wyrazili zgodę na taki wyjazd. Wystarczy zgoda ustna, ale jeśli organizacja jest bardziej sformalizowana można skorzystać z druku polecenia wyjazdu służbowego. Wiąże się to z nieobecnością zatrudnionego w biurze (w przypadku małych organizacji może być szczególnie trudno zorganizować zastępstwo), wyznaczeniem zastępstwa na czas nieobecności, jeśli sytuacja tego wymaga (np. wtedy, kiedy działania prowadzone przez zatrudnionego nie mogą być czasowo zawieszone) i co najważniejsze z posiadaniem środków finansowych przeznaczonych na ten cel (środki takie mogą być zaplanowane w ramach budżetów projektów, które otrzymały wsparcie lub mogą być wygospodarowane np. ze składek).

Na zasadach dotyczących pracowników rozliczani są także wolontariusze wykonujący świadczenia na rzecz organizacji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141), art. 77 par. 3-5
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), art. 21 ust 1 pkt. 16
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), art. 45 ust.1