W jakiej formie można zawrzeć umowę, kto może ją podpisać, kiedy warto powołać pełnomocnika?

Stowarzyszenie "M"prowadzi zajęcia kulinarne dla dzieci i młodzieży. Znaleźliśmy odpowiadający nam większy lokal, który chcemy wynająć na prowadzenie warsztatów. Czy musimy zawrzeć pisemną umowę wynajmu? Czy umowę musi podpisać prezes Stowarzyszenia?

Jaka forma umowy?
Umowa jest porozumieniem pomiędzy stronami, które ją zawierają (np. między najemcą a wynajmującym). Zawarcie oznaczonej umowy w drodze negocjacji dochodzi do skutku, gdy strony dojdą do porozumienia w sprawie wszystkich jej postanowień, ustalą ich zakres oraz treść.
Sama forma umowy może być dowolna, można więc zawrzeć także umowę ustną. Najczęściej jednak umowę zawieramy na piśmie – w kodeksie cywilnym jest ona określana jako: „forma szczególna pisemna zwykła” lub „forma pisemna szczególna kwalifikowana” (np. akt notarialny). Najpraktyczniej i najbezpieczniej jest zawrzeć umowę w „formie szczególnej pisemnej zwykłej”, o ile przepisy lub wola stron wyrażone w umowie nie zastrzegają innej szczególnej formy.

Również w przypadku Stowarzyszenia "M" radzimy sporządzić pisemną umowę wynajmu (szczególnie jeśli przewidywany okres najmu jest dłuższy niż rok – w przeciwnym razie uznaje się, że umowa zawarta została na czas nieoznaczony). Warto też pamiętać o kilku zasadach:

Dla zachowania ważności umowy potrzebne jest złożenie własnoręcznego podpisu przez osobę/osoby reprezentujące Stowarzyszenie i wynajmującego. Nie mogą one złożyć pod umową tzw. parafek, muszą to być czytelne podpisy, tak aby była możliwa ich identyfikacja. Można też posłużyć się podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu.

Dla ważności umowy nie ma znaczenia pieczątka, ale zwyczajowo jest potrzebna.

Umowę sporządza się dla każdej ze stron w identycznych egzemplarzach parafowanych na każdej stronie.

Kto może podpisać umowę?
Zgodnie z ogólnymi zasadami Kodeksu cywilnego umowa może być podpisana przez:

osobę fizyczną, która ukończyła 18. rok życia, mającą pełną zdolność do czynności prawnych;

osobę fizyczną w wieku pomiędzy ukończonym 13. a 18. rokiem życia, z tym, że aby była ona ważna, musi być potem potwierdzona przez rodzica, opiekuna prawnego bądź kuratora;

osobę prawną (np. stowarzyszenie, fundację) reprezentowaną przez uprawniony organ – najczęściej zarząd, a w niektórych wypadkach przez pełnomocnika.

Stowarzyszenie "M"jest osobą prawną, więc możliwe są dwa rozwiązania – umowę podpisuje zarząd albo pełnomocnik.

Zawsze zgodnie z zapisami w statucie
O tym, kto podpisuje umowę, czy to będzie sam prezes czy też prezes i inny członek zarządu, dowiadujemy się ze statutu, w którym jest zapisane, jak jest sposób reprezentowania organizacji i zaciągania zobowiązań majątkowych. Więcej także tutaj: /x/443857.

Przykład: Par. 22 statutu Stowarzyszenia "M" mówi, że: „Do składania oświadczeń woli w imieniu Stowarzyszenia, w tym w sprawach majątkowych, uprawnionych jest dwóch członków zarządu działających łącznie”.
Zatem umowę ze strony Stowarzyszenia musi podpisać dwóch członków zarządu niezależnie od zajmowanej przez nich funkcji (np. prezes i skarbnik lub skarbnik i sekretarz). Nie może tego zrobić sama pani prezes!

Warto pamiętać, że zarówno zapisy o sposobie reprezentacji, jak i skład osobowy zarządu zgłaszamy do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli zmienimy zarząd, to zanim nowi członkowie zostaną zgłoszeni i wpisani do KRS, mają już oni uprawnienia do reprezentowania stowarzyszenia, czyli umowę podpisują nowo wybrani członkowie (na podstawie uchwały potwierdzającej ten wybór).

Kiedy pełnomocnik
Wyznaczenie pełnomocnika czasem jest konieczne, np. wówczas gdy prezes jest jednocześnie właścicielem wynajmowanego lokalu albo gdy trzeba podpisać umowę o pracę z członkiem zarządu. Sytuacja patowa wystąpi, jeżeli sposób reprezentacji przewiduje np. konieczność działania prezesa i równocześnie to właśnie prezes ma być zatrudniony przez organizację, albo od niego ma być wynajmowany lokal. Oznaczałoby to, że prezes podpisuje umowę sam ze sobą, a tak zrobić nie można.
W takiej sytuacji trzeba wyznaczyć pełnomocnika. Najlepiej, aby był to ktoś spoza zarządu. Dokumentem potwierdzającym uprawnienia pełnomocnika do podpisania umowy jest wydane przez zarząd pisemne pełnomocnictwo. Określamy w nim, do czego konkretnie dajemy pełnomocnictwo, w jakim zakresie, czego ono dotyczy (np. podpisania umowy wynajmu konkretnego lokalu) oraz komu jest udzielone (imię i nazwisko tej osoby oraz inne dane umożliwiające ustalenie jej tożsamości).