Prowadzenie kasy

W wielu organizacjach pozarządowych jest prowadzona kasa, bo zawsze są możliwe jakieś płatności w gotówce. Ze względów bezpieczeństwa sugerujemy jednak korzystać z kasy w przypadku mniejszych kwot (np. do 1 000 zł), a pozostałe płatności w miarę możliwości dokonywać za pośrednictwem banku.

Ogólną zasadą jest, aby wszystkie operacje gotówkowe miały potwierdzenie w oryginalnych dokumentach. I tak:

dla wpłat do kasy wystawiamy druk KP (kasa przyjmie);

dla wypłat druk KW (kasa wyda).

Druki te wypełniamy i podpisujemy czytelnie imieniem i nazwiskiem (zwłaszcza dotyczy to osób z zewnątrz). KP i KW są drukami ścisłego zarachowania – oznacza to, że powinny być ponumerowane.

Jeśli wypłacamy gotówkę na podstawie faktury, rachunku lub innego rozliczenia, nie ma konieczności wystawiania KW do każdej z tych operacji, ale na dokumencie musi być potwierdzenie otrzymania gotówki w wysokości figurującej na dokumencie.

Wszystkie operacje kasowe powinny być zebrane w jedno zestawienie zwane raportem kasowym (więcej czytaj tutaj: poradnik.ngo.pl/x/472493).

Organizacja prowadząca samodzielnie kasę (dokonuje obrotu gotówkowego, tzn. reguluje zobowiązania gotówką i przyjmuje wpłaty gotówkowe) jest zobowiązana do przygotowania raportu kasowego, który składa się z zestawienia uporządkowanych, wg dat, ponumerowanych faktur i rachunków zapłaconych gotówką oraz dowodów wpłat do kasy (np. dowód bankowy czy dokument KP – Kasa Przyjmie), podsumowanych i z zaznaczonym stanem kasy na początek i na koniec danego okresu – najczęściej miesiąca. Wszystkie dokumenty stwierdzające wypływ gotówki z kasy powinny posiadać czytelny podpis osoby otrzymującej tę gotówkę. Przynajmniej raz do roku powinno przeprowadzać się kontrolę stanu kasy, potwierdzając to protokołem.