Kto podpisuje sprawozdanie finansowe przy zmianie zarządu?

Sprawozdanie dotyczy zamkniętego roku, jest sporządzane do końca trzeciego miesiąca od daty zamknięcia roku finansowego, a zatwierdzane do końca szóstego miesiąca od tej daty. Jeśli zmieniły się władze organizacji to w momencie sporządzania i zatwierdzania sprawozdania finansowego mogą powstać wątpliwości co do tego, kto wówczas ponosi za nie odpowiedzialność i kto powinien je podpisać.

Przykład:

W skład zarządu wchodziła p. Majka Poprzednia, odwołana z tej funkcji na mocy uchwały z 2 stycznia 2010 r. Nowym członkiem został pan Marek Następny, powołany do tej funkcji na mocy uchwały również z 2 stycznia 2010 r. Wpis do KRS tych zmian nastąpił dopiero w lutym 2010 r. Należy podkreślić, że w przypadku zmiany władz organizacji terminem, od którego obowiązuje ta zmiana, jest data podjęcia uchwały, bez względu na fakt, kiedy zmiana ta zostanie wpisana do KRS.

Podsumowując – sprawozdanie finansowe podpisują te osoby, które są członkami zarządu w momencie przyjmowania sprawozdania przez zarząd. W podanym przykładzie przyjęcie sprawozdania przez zarząd nastąpiło 15 marca 2010 r., sprawozdanie zatem podpisują wszyscy członkowie zarządu, w tym pan Marek Następny. Warto, żeby zarząd podpisał kilka egzemplarzy sprawozdania finansowego tak, żebyśmy mogli w oryginale złożyć je w odpowiednich instytucjach, które tego wymagają (np. urzędzie skarbowym czy MPiPS), i zawsze zachować w organizacji co najmniej jeden oryginał.

Kto jest odpowiedzialny za sprawozdawczość i rachunkowość za 2009 r. w sytuacji zmian personalnych w organizacji?

Wyjaśnijmy tę kwestię, posługując się podanym wcześniej przykładem:

Pani Majka Poprzednia – wraz z całym zarządem odpowiada za wszelkie sprawy związane z zarządzaniem organizacją do końca roku 2009, w tym za prowadzenie ksiąg finansowych. Jeśli w 2010 r. okaże się np., że wymagana w 2009 r. deklaracja nie została złożona do urzędu skarbowego w odpowiednim czasie, p. Majka Poprzednia może być pociągnięta do odpowiedzialności karno-skarbowej za niedopełnienie tego obowiązku w czasie, gdy pełniła funkcję w zarządzie.

Pan Marek Następny – wraz z całym zarządem odpowiada za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego za 2009 r. Odpowiada on za to, czy sprawozdanie finansowe ujmuje właściwie wszystkie operacje finansowe. On również podpisuje to sprawozdanie finansowe.

Opracowano na postawie artykułu Teresy Zagrodzkiej.