Jakie zapisy powinna zawierać umowa użyczenia lokalu?

Sporządzona i podpisana umowa użyczenia jest dowodem potwierdzającym, że mamy tytuł prawny do zajmowanego lokalu. Jest to jedna z podstawowych umów, jaką zawierają organizacje pozarządowe. Możemy się z nią zetknąć np. przy ubieganiu się o numer NIP, albo gdy chcemy założyć biuro stowarzyszenia w mieszkaniu jednego z jego członków.

Użyczenie polega na tym, że użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu w używanie (np. stowarzyszeniu, fundacji) na bezpłatne używanie oddanej mu rzeczy do czasowego z niej korzystania, a biorący ma obowiązek jej zwrotu.

Na czym to polega:

Przedmiotem umowy użyczenia mogą być zarówno nieruchomości (np. lokal mieszkalny, użytkowy), jak i przedmioty ruchome (np. komputer, samochód).

Umowa powinna określać sposób używania rzeczy przez daną organizację, np. to, że lokal będzie jej siedzibą (biurem). Organizacja ma obowiązek korzystać z tego lokalu w sposób odpowiadający zapisom w umowie.

Może być zawarta na czas oznaczony (wtedy ustaje w ustalonym w umowie czasie) lub na czas nieoznaczony (np. kończy się wtedy, gdy organizacja „uczyniła z niej użytek przewidziany w umowie”).

Umowa może być zawarta w dowolnej formie – także ustnie – ale dla celów dowodowych warto, aby była pisemna. Pamiętajmy też, że wszelkie jej zmiany będą wymagały zachowania tej samej formy, w której została zawarta.

Najczęściej organizacja zobowiązuje się w umowie do pokrywania kosztów utrzymania rzeczy użyczonej (płacenia czynszu, rachunków za gaz, prąd i wodę użyczanego lokalu itp.) i innych związanych z jej eksploatacją.

Bez zgody użyczającego organizacja nie może użyczyć lokalu komuś innemu. Można to ustalić i zapisać w umowie, np. że organizacja ma prawo do powierzania lokalu innym osobom, ale że zgoda taka wymaga formy pisemnej.

Użyczający nie ma obowiązku utrzymywania lokalu w stanie zdatnym do umówionego użytku, czyli organizacja nie może żądać od niego, aby w trakcie trwania umowy użyczający np. remontował lokal.

Jeśli właściciel lokalu jest jednocześnie członkiem zarządu organizacji, która chce użyczyć od niego lokal, umowę powinni podpisać pozostali członkowie zarządu (zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym w statucie) jako biorący w używanie oraz właściciel tego lokalu (członek zarządu organizacji) jako strona użyczająca. Zarząd może też udzielić pełnomocnictwa do zawarcia umowy przez pełnomocnika – w imieniu organizacji.

Zawarcie umowy użyczenia może wiązać się też z obowiązkami podatkowymi - więcej czytaj tutaj: poradnik.ngo.pl/x/436374

Konsultacja: Agnieszka Grabarek-Kotiuszko, aplikantka radcowska

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), art. 710-719
Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.)
Ustawa z dn. 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.)
Ustawa z dn. 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2006 r., Nr 121, poz.844 z późn. zm.)