Jakie mogą być koszty związane z lokalem, sprzętem (wynajmowanym, użyczanym)?

Koszty związane z lokalem

PRZYKŁAD

Wynajmujemy lokal od gminy – dwa pokoje z aneksem kuchennym i łazienką w niewielkim baraku po dawnym PGR. W tym roku okazało się, że dach przecieka i wymaga gruntownego remontu. Wiele prac wykona członek naszego stowarzyszenia, dekarz, ale musimy kupić trochę materiałów. Czy możemy na to wydać nasze składki członkowskie?

Koszt utrzymania lokalu jest kosztem statutowym organizacji, gdyż służy realizacji jej celów. W tym rozumieniu również koszty eksploatacyjne: energii, gazu, ogrzewania, wody, ochrony, ubezpieczenia – a także remontów – mogą być poniesione przez organizację. Organizacja może także ponosić specyficzne koszty dla niektórych lokali, jeśli nie są one pokrywane przez administratora lokalu, takie jak badania przewodów kominowych, wentylacyjnych, wymiana rur.

Koszty związane z użyczonym lokalem, sprzętem

Dość często organizacje korzystają z użyczonego lokalu czy sprzętu, np. kserokopiarki. Jednak i wówczas ponoszą koszty eksploatacyjne, np. energii, naprawy czy konserwacji sprzętu. Podstawą do ich poniesienia jest umowa użyczenia, która powinna określać przedmiot użyczenia (np. lokal czy kserokopiarkę) oraz stronę pokrywającą pozostałe koszty, czyli organizację.

Pamiętajmy, że organizacja może pokrywać „swoje” koszty na podstawie dokumentów wystawionych na organizację, nie może pokrywać kosztów innej instytucji, czyli wystawionych na np. firmę użyczającą sprzęt lub urząd gminy użyczający lokal. W takim wypadku należy zadbać, aby umowa na usługi np. dostarczenia energii była zawarta z organizacją i w efekcie faktura była wystawiona na organizację. Jeśli jest to niemożliwe, instytucja użyczająca lokal powinna „refakturować” fakturę za usługi dostarczenia energii, czyli wystawić fakturę na rzecz organizacji.