DZIŚ
Dzień Bezpiecznego InternetuJaki dzień chcemy dziś obchodzić? Uzupełnij nasz kalendarz!
Poradnik.ngo.pl
/ Pieniądze w organizacji
/ 4. Jak wydawać pieniądze? (koszty statutowe – podróże służbowe, zatrudnienie, darowizny)
/ I. Wydatki i zasady ich rozliczania
/ Jakie mogą być koszty związane z wolontariuszami?
Jakie mogą być koszty związane z wolontariuszami?
Koszty związane z wolontariuszami
Zgodnie z ustawą o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie organizacja może pokrywać następujące koszty wolontariuszy:
- koszty podróży służbowych i diet;
- koszty szkoleń wolontariuszy;
- inne niezbędne koszty związane z wykonaniem świadczeń na rzecz organizacji; ustawa nie precyzuje, jakie;
- koszty ubezpieczeń (NNW i leczenia za granicą) - poradnik.ngo.pl/x/501411.
1) Organizacja ma obowiązek pokryć koszty podróży służbowych i diet (na zasadach określonych w odrębnych przepisach, takich jak dla pracowników)
Chcąc wysłać wolontariusza na szkolenie, które będzie mu pomocne w wykonywaniu świadczeń organizacja zobowiązana jest pokryć koszty podróży i wyżywienia wolontariusza w czasie odbywania takiej podróży. Dzięki temu wolontariusz nie będzie ponosił kosztów swojej aktywności, a dla wielu z nich jest to bardzo istotny problem. Wysokość diet dla wolontariusza odpowiada wysokości diet przysługujących pracownikom i są one określane przez Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (więcej czytaj tutaj: poradnik.ngo.pl/x/504443).
Przykład: Na spotkanie z wojewódzkim koordynatorem ds. wolontariatu w ośrodkach pomocy społecznej jedzie reprezentant stowarzyszenia, który koordynuje pracę wolontariuszy w tej placówce. Dyrektor biura stowarzyszenia zamierza wydelegować z koordynatorem wolontariusza, który jest bardzo aktywny i pomaga koordynatorowi w codziennych obowiązkach.
W tym przypadku zarówno pracownikowi stowarzyszenia (koordynatorowi ds. wolontariatu), jak i wolontariuszowi, z nim współpracującemu przysługuje dieta na pokrycie kosztów podróży i wyżywienia w tej samej wysokości. Diety te zobowiązany jest zapewnić korzystający ze świadczeń wolontariusza - w tym przpadku jest to stowarzyszenie.
Choć Art. 45 ust. 1 pkt 3 ustawy o działalności pozytku publicznego i o wolontariacie nakłada na korzystającego obowiązek pokrywania kosztów diet to jednak ustawodawca dopuszcza odstępstwo od tego. O tym poniżej.
2) Organizacja może pokryć koszty szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń określonych w porozumieniu o współpracy.
Dzięki temu zapisowi organizacja może opłacić wolontariuszowi kursy, szkolenia lub inne formy zajęć, które pomocne mu będą w dalszej jego aktywności jako wolontariusza. Oczywiście zakres szkolenia powinien być spójny z zakresem świadczeń, jakie zostały określone w porozumieniu.
Przykład: Joanna z wykształcenia jest ekonomistą. Współpracuje ze świetlicą środowi-skową dla dzieci z rodzin dysfunkcyjnych. W ramach swoich obowiązków pomaga dzieciom odrabiać lekcje. Kontakt z trudną wychowawczo młodzieżą powoduje, że Joanna chciałaby zdobyć wiedzę w zakresie psychologicznych i pedagogicznych uwarunkować pracy z dziećmi z rodzin dysfunkcyjnych. Znalazła na stronie internetowej ofertę takich zajęć. Są one płatne i to stanowi duży problem dla Joanny.
Jest to klasyczny przykład, który obrazuje możliwość zastosowania wspomnianego przepisu. Organizator świetlicy może opłacić koszt szkolenia dla Joanny, oczywiście w sytuacji jeśli uzna że warto i chce “inwestować” w nią jako wolontariuszkę. Oczywiście w tym i podobnych przypadkach należy pamiętać o podpisanym porozumieniu o współpracy z wolontariuszem. Wydaje się ono niezbędne na wypadek kontroli i ewentualnego kwestionowania na jakiej podstawie wydatkowano środki na wolontariusza. Porozumie o współpracy oczywiście wiąże w sposób formalny korzystającego z wolontariuszem i daje podstawę do wydatkowania na niego środków.
3) Korzystający może pokrywać, na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach, także inne niezbędne koszty ponoszone przez wolontariusza, związane z wykonywaniem świadczeń na rzecz korzystającego.
Zapis ten umożliwia zwrot wolontariuszowi kosztów, które ponosi on w związku ze swoją aktywnością na rzecz organizacji. Do najczęściej spotykanych kosztów tego rodzaju są koszty dojazdu do “pracy” (np. bilety MZK, PKS), koszty rozmów telefonicznych, które wolontariusz prowadził ze swojego telefonu w związku z realizacją zadania (np. kontakty ze sponsorami, innymi wolontariuszami, organizatorami akcji czy festynu). Na podstawie przedstawionych rachunków, biletów, billingu rozmów telefonicznych można precyzyjnie określić wysokość kosztów jakie wolontariusz poniósł i te koszty mu zwrócić.
Przykład: Marta jest studentką Akademii Sztuk Pięknych i jako wolontariuszka pomaga w szpitalu dziecięcym przygotować scenografię na spotkanie ze Św. Mikołajem. W tym celu konieczny jest zakup drobnych materiałów plastycznych. Ponieważ materiały te kosztują niewiele nie jest możliwe wzięcie faktury VAT, są to z reguły paragony fiskalne. Marta po wykonaniu scenografii przedstawiła dowody zakupu materiałów w księgowości szpitala i na tej podstawie zwrócono jej poniesione koszty. Oczywiście warto ustalić z wolontariuszem wysokość kwoty, za którą ma on dokonać zakupów. Uchroni to nas przed niespodziankami oznaczającymi np. za wysokie koszty.
Przykład: W ramach wolontariatu terapeuta prowadzi dla dzieci zajęcia z psem. Czy stowarzyszenie w ramach umowy wolontariackiej może pokryć koszty szczepionki przeciw wściekliźnie?
Organizacja musi dbać o bezpieczeństwo swoich podopiecznych, może więc pokryć koszt szczepienia psa wolontariusza biorącego udział w zajęciach dogoterapii. Fakt ten powinien być uwzględniony w umowie z wolontariuszem o świadczenie usług na rzecz organizacji. Istotne jest właściwe opisanie faktury za szczepienie psa uzasadniające poniesienie tego kosztu względami bezpieczeństwa uczestników warsztatu.
Pamiętajmy też, że ze względu na niewystarczające środki finansowe, jakimi dysponują z reguły korzystający ze świadczeń wolontariuszy, ci ostatni mogą na piśmie zrezygnować z diet i zwrotu kosztów podróży służbowych (art. 45 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie). Zrezygnować można z całości diet lub tylko w części. To zależy od wolontariusza, ale jak się też wydaje i od korzystającego. Należy to wspólnie ustalić. Należy pamiętać, aby to zwolnienie było sporządzone na piśmie – w innym przypadku będzie nieważne.
Opracowano na podstawie broszury z serii 3w*: "Jak zgodnie z prawem współpracować z wolontariuszem", D. Pietrowski, wydana przez Stowarzyszenie Klon/Jawor, Warszawa 2005.