Kiedy rozliczyć podróż służbową? Jak pracownik wypełnia formularz rozliczeń?

Jeżeli organizacja nie ustala zasad rozliczania kosztów podróży służbowych innych niż w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, koszty podróży należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia.

Pracownik powinien wiedzieć, że to on ma obowiązek zbierania wszystkich biletów i rachunków dotyczących podróży oraz dokładnych informacji o godzinach odjazdów z jednego miasta i dojazdu do innego. To pracownik powinien wypełnić stosowny druk rozliczenia podróży służbowej. W druku tym najlepiej, żeby znalazły się następujące informacje:

kto podróż odbywa i jego funkcja w organizacji;

daty podróży służbowej (wraz ze szczegółową informacją o godzinach wyjazdu i przyjazdu);

cel podróży służbowej;

miejsce docelowe podróży służbowej;

w przypadku gdy pracownik wyjeżdża na konferencję lub szkolenie informacje o świadczeniach zapewnianych przez organizatorów (np. o obiedzie, noclegu itp.);

wysokość wypłaconej zaliczki;

podpisy osoby delegowanej i osoby delegującej.