DZIŚ

Światowy Dzień Informacji

podyskutuj | FAQ NOWE! | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

Jak rozliczyć koszty podróży służbowej prywatnym samochodem?

W przypadku, gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów, które przedstawiamy poniżej. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach.

Rozliczenie odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu a kwota zwrotu kosztów podróży wyliczana jest na podstawie tzw. kilometrówki lub na podstawie innych zasad przyjętych w organizacji (o ile przyjęto stosowną uchwałę o takim sposobie zwracania kosztów).

Jak dokumentujemy wyjazd

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:
  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
W przeciwnym razie koszt nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.
 
Jak wyliczamy kwotę zwrotu na podstawie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)
Wówczas zwrot kosztów odbywa się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona stawka.

Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):

  • samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;
  • samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;
  • motocykl – 0,2302 zł/km;
  • motorower – 0,1382 zł/km.
Ilość przejechanych kilometrów zatrudniony podaje pracodawcy na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudno zrobić można skorzystać ze stron internetowych wyznaczających trasy i obliczających ilość kilometrów między miejscowościami.
 
Organizacja może przyjąć inne sposoby wyliczenia zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym. Może sie to odbywać np. na podstawie kosztów paliwa, ceny przejazdu komunikacją publiczną, innej kwoty stawki za kilometr. Musi być to opisane w stosownej uchwale jako ogólnie obowiązująca zasada rozliczania takich kosztów. Ważne by z przyjętego sposobu wyliczenia kosztów przejazdy nie wynikała wyższa kwota niż z tzw. kilometrówki. 
Przekroczenie tych kwot powoduje, że nadwyżka nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych a dla delegowanego będzie to przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), art. 16 ust. 5