Jak rozliczyć koszty podróży służbowej prywatnym samochodem?

W przypadku, gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów, które przedstawiamy poniżej. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach.

Rozliczenie może odbyć się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu lub na podstawie faktur za benzynę (o ile zarząd organizacji uchwalił uchwałę o takim sposobie zwracania kosztów).

Jeśli rozliczamy się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;

numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;

kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;

opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;

stawkę za jeden kilometr przebiegu;

kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;

podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W przeciwnym razie koszt nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.

Jeśli rozliczamy się na podstawie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka)

Wówczas zwrot kosztów odbywa się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona stawka.

Maksymalne stawki za użytkowanie do celów podróży służbowej (od 14.11.2007):

samochód o poj. do 900 cm3 – 0,5214 zł/km;

samochód o poj. pow. 900 cm3 – 0,8358 zł/km;

motocykl – 0,2302 zł/km;

motorower – 0,1382 zł/km.

Ilość przejechanych kilometrów zatrudniony podaje pracodawcy na podstawie odczytów licznika. Jeśli jest to trudno zrobić można skorzystać ze stron internetowych wyznaczających trasy i obliczających ilość kilometrów między miejscowościami.

Przekroczenie tych kwot powoduje, że nadwyżka nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych a dla delegowanego będzie to przychód objęty podatkiem dochodowym od osób fizycznych.