Jak ustalamy zasady zwrotu kosztów podróży służbowej?

Każda organizacja może w inny sposób ustalić zasady zwrotu kosztów podróży służbowej swoim pracownikom. Ogólnie większość stowarzyszeń i fundacji stosuje regulacje przygotowane dla sfery państwowej lub samorządowej, czyli stosuje się do zapisów:

Rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,

Rozporządzenia MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Najczęściej wynika to z faktu, że na rozporządzenia te powołują się grantodawcy, którzy dopuszczają możliwość finansowania tego typu kosztów w ramach finansowanych przez nich projektów.

Jeśli stowarzyszenie lub fundacja zdecyduje się na ustalanie swoich zasad zwrotu kosztów podróży (czyli innych niż w rozporządzeniu) powinny być one określone w polityce rachunkowości, regulaminie wynagrodzenia, umowie o pracę lub innym dokumencie wewnętrznym organizacji. W zasadach tych należy pamiętać, że:

diety nie mogą być ustalone poniżej kwoty określonej dla sfery budżetowej (czyli wynikającej z wymienionych rozporządzeń),

jeżeli kwota zwrotu kosztów podróży wynikająca z zasad ustalonych przez pracodawcę będzie wyższa niż wynikałaby z zasad określonych dla sfery budżetowej (np. wyższa dieta lub stawka za km), to nadwyżka będzie objęta podatkiem dochodowym od osób fizycznych i składkami na ubezpieczenie społeczne.

W sytuacji, gdy organizacja nie ustali odrębnych zasad automatycznie jest zobowiązana do przestrzegania zasad określonych w rozporządzeniu dotyczącym pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej.

Najczęściej organizacje decydują się na stosowanie rozporządzeń nie tylko dlatego, że oszczędza im to konieczności tworzenia nowego dokumentu, ale również ze względu na fakt, że najczęściej jest to akt prawny honorowany przez sponsorów.

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)
Rozporządzenie MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)