DZIŚ

Jaki dzień chcemy dziś obchodzić? Uzupełnij nasz kalendarz!Dzień Bezpiecznego Internetu

podyskutuj | FAQ | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

Jakie dokumenty służą do rozliczenia podróży służbowej?

Podstawą rozliczenia jest dokument dwustronny: organizacja – delegowany (np. RKP). Załącznikiem do niego są dowody potwierdzające wysokość poszczególnych kosztów podróży służbowej, np. bilety, faktury. Mogą być one wystawione zarówno na organizację, jak i na osobę, która podróż odbywała. Środek lokomocji określany jest przez pracodawcę. Do dokumentów potwierdzających podróż służbową zalicza się zazwyczaj:

  • bilety (PKP, PKS, lotnicze i inne);
  • faktury za nocleg;
  • opłaty konferencyjne.
Zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu – nie ma więc konieczności przedstawiania jako dowodu poniesionego wydatku biletu, ale należy wiarygodnie udokumentować jego cenę, np. w oświadczeniu napisać o cenie biletu PKP podanej na stronie internetowej.
 
Bilety za przejazdy
Podstawą rozliczenia kosztów biletów nie są opłacone faktury (nie ma konieczności przedstawiania faktur za bilety PKP, PKS, lotnicze czy inne), ale bilety, dokumentujące, że podróż rzeczywiście się odbyła.
Przy podróży PKP i PKS, zgodnie z rozporządzeniami [link?], pracownik ma prawo do zwrotu kosztów podróży II klasą. W przypadku, gdy pracownik jechał I klasą, a pracodawca nie wyraził na to pisemnej zgody, pracownik przedstawia bilet, a pracodawca pokrywa koszt do wysokości jaka obowiązuje w II klasie. Różnicę pokrywa pracownik. W przypadku biletów lotniczych są to tzw. boarding pass/card (czyli karta pokładowa wręczana każdemu pasażerowi podczas odprawy).
 
Rozporządzenia regulujące rozliczanie podróży służbowych nie określają limitów kwot przeznaczonych na transport (informacje o nich znajdują się na dole strony).
 
Podróż samochodem służbowym organizacji
Jeśli organizacja posiada samochód rozliczenie może nastąpić na podstawie faktur za benzynę. Wówczas rozliczana jest całość kosztów utrzymania samochodu dla potwierdzenia zasadności kosztów utrzymania samochodu prowadzona jest ewidencja przejazdów samochodu.
 
Podróż prywatnym samochodem
W przypadku, gdy podróż odbyła się samochodem prywatnym możliwe są różne sposoby zwrotu kosztów. Ważne, by końcowe koszty przejazdu samochodu nie przekraczały maksymalnych kwot zwrotu określonych w rozporządzeniach. Informacje na ten temat czytaj tutaj: poradnik.ngo.pl/x/582907

Noclegi

Koszty noclegów zwraca się na podstawie faktur z hoteli lub za pomocą ryczałtu określonego w rozporządzeniach lub w regulacjach wewnętrznych organizacji (patrz pytanie o podstawy prawne rozliczania delegacji – kliknij tutaj poradnik.ngo.pl/x/582892). W przypadku noclegów krajowych jest to kwota 34,50 zł (150% diety dziennej).
W przypadku noclegów zagranicznych obowiązują limity za noclegi różne w zależności od kraju podróży.
W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
 
Dieta krajowa - poradnik.ngo.pl/x/582911

Dieta zagraniczna - poradnik.ngo.pl/x/582915


 

Podstawa prawna

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.)
Rozporządzenie MPiPS w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.)