DZIŚ

Dzień KundelkaDzień Ustawy o Ochronie Zwierząt

podyskutuj | FAQ NOWE! | o serwisie | infolinia 801 646 719 znajdź w serwisie

3. Jaki są podstawy prowadzenia stowarzyszenia lub fundacji?

Prowadzenie organizacji pozarządowej wiąże się ze spełnianiem wielu różnych wymogów formalnych, takich jak prowadzenie księgowości, wysyłanie sprawozdań do odpowiednich urzędów czy płacenie podatków.

 
Zgodność działań ze statutem
Ważną zasadą w działaniu stowarzyszeń i fundacji jest trzymanie się zapisów statutu. Dotyczy to m.in. tego, w jakich obszarach działa organizacja, czyli zdefiniowane są jej „działania statutowe”. Jeśli w statucie jest zapisane, że organizacja prowadzi działania w zakresie sportu, nie może podejmować działań w zakresie ochrony zabytków, nawet jeśli pozyska osobę o takich kompetencjach. Innym przykładem jest zapis dotyczący majątku: jeśli organizacja nie ma zapisów dotyczących możliwości pozyskiwania środków z działalności odpłatnej, nie może jej prowadzić.
 
Jednym z ważniejszych dokumentów regulujących funkcjonowanie organizacji jest statut. To w nim określone są sposoby podejmowania decyzji, uszczegółowione kompetencje zarządu oraz określone obszary działań.
 
Kto podejmuje decyzje w organizacji?
Określa to statut stowarzyszenia czy fundacji. W działaniach bieżących jest to zarząd. Niekiedy decyzje podejmuje jednoosobowo prezes, czasami wszyscy członkowie zarządu, czasem osoby wymienione z nazwisk łącznie, a czasami dowolne dwie osoby z zarządu działające łącznie. W działaniach strategicznych głos decydujący w stowarzyszeniach mam zazwyczaj walne zebranie członków, w fundacjach jeśli jest powołana taką rolę może pełnić rada fundacji.
 
Kto ponosi odpowiedzialność?
Członkowie zarządu stowarzyszenia czy fundacji maja prawo i obowiązek reprezentowania organizacji, kierowania nią, w tym m.in.  zawierania umów, rozporządzania majątkiem organizacji, zatrudniania pracowników itp. Za swoje decyzje i działania ponoszą odpowiedzialność. Za długi organizacji powstałe, np. wskutek niepłacenia podatków, stowarzyszenie lub fundacja odpowiadają własnym majątkiem, a jeśli go nie mają, własnym majątkiem odpowiada solidarnie zarząd organizacji. Szczegółowo odpowiedzialność zarządu jest określona w statucie – np. to, które decyzje w stowarzyszeniach należą do walnego zebrania członków.
Stowarzyszenia muszą mieć ponadto „wewnętrzny organ nadzoru” , którym jest zazwyczaj komisja rewizyjna. Dla fundacji jest to nieobowiązkowe (taką rolę może pełnić w fundacji np. rada fundacji). Zadaniem komisji rewizyjnej jest kontrolowanie działalności zarządu (używa się w tym celu zazwyczaj sprawozdania finansowego i merytorycznego). Członkowie komisji rewizyjnej odpowiadają zatem za właściwe kontrolowanie. Szczegółowe kompetencje komisji powinny być określone w statucie organizacji.
 
Wyciąg (odpis) z KRS - "dowód osobisty" organizacji
Dla organizacji pozarządowej dokument potocznie nazywany „wyciągiem z KRS” jest jak dowód osobisty dla osoby prywatnej. Informuje on o tym, kto ma prawo reprezentować organizację (czyli o zarządzie) i w jaki sposób (np. tylko prezes ze skarbnikiem). Możemy być poproszeni o jego okazanie nawet na poczcie – gdy odbieramy list polecony, adresowany do organizacji. Zazwyczaj jest obowiązkowym załącznikiem do wszelkich umów, w tym dotacyjnych, zamówień (np. usług). Do codziennych działań wystarcza skrócony, czyli aktualny odpis z KRS (rozszerzona wersja to tzw. pełny odpis).

Od 2012 r. Ministerstwo Sprawiedliwości udostępnia na swojej stronie nową wyszukiwarkę podmiotów w KRS – znajduje się ona pod adresem: https://ems.ms.gov.pl/

Po podaniu, np. numeru KRS danej organizacji można: sprawdzić jej dane oraz pobrać odpis i samodzielnie go wydrukować. .

UWAGA:

Odpis pobrany z https://ems.ms.gov.pl/ zawiera: adres strony internetowej MS, z której został wydrukowany; formę graficzną zgodną z rozporządzeniem oraz identyfikator wydruku i dzięki temu ma charakter urzędowego dokumentu, choć nie ma pieczątki z KRS-u. Można więc wydrukować go i posługiwać się w kontaktach z urzędami, kiedy wymagany jest aktualny odpis organizacji. Nie trzeba potwierdzać go za zgodność z oryginałem.

Jeśli chcemy uzyskać odpis bezpośrednio z KRS to trzeba za to zapłacić (skrócony kosztuje 30 zł), aby go uzyskać należy wypełnić odpowiedni formularz. Można go dostać od ręki w siedzibie właściwego sądu, można też zamówić pocztą, wysyłając odpowiedni formularz z potwierdzeniem złożenia opłaty. Teoretycznie jest ważny tak długo, dopóki nie zmienią się zawarte w nim informacje (np. o składzie zarządu), jednak wiele instytucji czy firm ma własne wytyczne (np. pół roku), o co za każdym razem lepiej się dopytać.
 
Zmiany w KRS
Wiele zmian – np. adres czy składu zarządu, komisji rewizyjnej, zmiany zapisów w statucie – musi być zgłaszanych do KRS na odpowiednich formularzach.
 
Ważne zmiany, np. adresu czy składu zarządu powinny być zgłaszane do KRS.
 
Numer NIP i REGON
Zarejestrowanie organizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym nie wystarcza do prowadzenia działalności. Trzeba zgłosić organizację do urzędu skarbowego – by dostać numer NIP i urzędu statystycznego – by dostać numer REGON – jest to obowiązkowe. Poza tym w praktyce wiele urzędów, firm, instytucji – w najprostszych sprawach, jak np. zamówienie usługi kurierskiej – będzie wymagało od nas – oprócz wyciągu z KRS – jeszcze dwóch „papierów” – potwierdzenia nadania numeru NIP (nadaje go urząd skarbowy) i numeru REGON (nadaje go urząd statystyczny).
 
Uchwały, protokoły i regulaminy
Zarząd, walne zebranie członków czy komisja rewizyjna podejmują decyzje poprzez uchwały. Podpisane przez członków, np. zarządu, uchwały stanowią dokumentację organizacji i trzeba je przechowywać.
Uchwała dotycząca przyjęcia sprawozdania finansowego oraz o przeznaczaniu nadwyżki przychodów nad kosztami na cele statutowe  jest załącznikiem, składanym razem ze sprawozdaniem.
Przechowywane powinny być także protokoły ze spotkań decyzyjnych organów, np. z walnych zgromadzeń członków (wraz z podpisaną listą obecności i podpisami).
Jeśli w statucie stowarzyszenia lub fundacji jest wzmianka o tym, że np. zarząd lub komisja rewizyjna pracują wg regulaminu, to należy sporządzić taki regulamin.
 
Konto w banku
Organizacji pozarządowej niezwykle trudno jest sprawnie funkcjonować, jeśli nie ma ona konta w banku. Podanie numeru jest konieczne podczas starania się o numer NIP (wymagają tego urzędy skarbowe). Po za tym, jeśli nie mamy konta w banku, nie dostaniemy dotacji, a nasi darczyńcy nie odliczą sobie darowizny od podstawy opodatkowania (nie są praktykowane lub ważne przekazy „gotówkowe”). Różne banki mają różne oferty dla organizacji pozarządowych, jednak zazwyczaj . posiadanie konta wiąże się z opłatami: za jego utrzymanie, za karty płatnicze, przelewy.
 
Księgowość
Organizacje pozarządowe – nawet te utrzymujące się ze składek czy darowizn – są zobowiązane do prowadzenia „normalnej”, czyli nieuproszczonej księgowości. Corocznym „zwieńczeniem” pracy księgowego / księgowej jest coroczne sprawozdanie finansowe, potocznie zwane bilansem (zob. niżej). Księgowy / księgowa prowadzi dokumentację i księgi finansowe (zgodnie z ustawą o rachunkowości) oraz wypełnia obowiązków sprawozdawcze wobec urzędu skarbowego i ZUS. Niektórzy przygotowują ponadto części finansowe sprawozdań z realizacji projektów; dbają o zapewnienie płynności finansowej i analizują finansową kondycję organizacji. W małej fundacji czy stowarzyszeniu księgowy / księgowa zazwyczaj odpowiada za finanse całej organizacji, w większej nie jest możliwe utrzymanie jednoosobowego zarządzania finansami.
 
Księgowość może być prowadzona na zasadzie wolontariatu, na zasadzie zatrudnienia osoby do prowadzenia księgowości lub zlecenia prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu. Jeżeli nie mamy zaprzyjaźnionej osoby, która będzie społecznie prowadziła księgowość, musimy uwzględnić w budżecie organizacji koszty księgowości.
Polityka rachunkowości
Ustawa o rachunkowości narzuca m.in. na stowarzyszenia i fundacje obowiązek opracowania „polityki rachunkowości”, czyli zasad finansowych, według których prowadzone są księgi rachunkowe. Może ją sporządzić np. księgowy, a zaakceptować zarząd. Zasady opisane w polityce rachunkowości określają m.in. plan kont, przechowywania i archiwizacji dokumentacji finansowej, sposób amortyzowania środków trwałych, informacje o sposobie księgowania kosztów przynależących do roku poprzedniego, a realizowanych w roku następnym itd. Elementem polityki rachunkowości jest obieg dokumentów – czyli opis m.in. tego, kto jest uprawniony do wystawiania rachunków, podpisywania umów, stwierdzania prawidłowości poniesionych kosztów, dekretowania.
Warto pamiętać o obowiązkowej – dla podmiotów prowadzących pełną księgowość – tzw. „ewidencji środków trwałych” – czyli spisie przedmiotów, które organizacja nabywa i używa. Jeśli wpiszemy do polityki rachunkowości, że w spisie umieszczane są tylko przedmioty (środki trwałe) o wartości powyżej 3500 złotych, oszczędzimy sobie i księgowemu trudu ewidencjonowania przedmiotów o niskiej wartości.
Polityka rachunkowości powinna zostać przyjęta uchwałą przez odpowiedni organ (zarząd lub walne zebranie).
 
Sprawozdanie finansowe
Stowarzyszenia i fundacje mają obowiązek sporządzenia i następnie wysłania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego, potocznie nazywanego bilansem (choć bilans jest tylko jedną z trzech części tego dokumentu) – najpóźniej do 10 lipca. Sprawozdanie składa się – oprócz bilansu – z rachunku wyników (lub: rachunku zysków i strat) oraz informacji dodatkowej. Są w nim zawarte dane o działaniach organizacji opisane od strony finansów. Sprawozdania sporządza sie na wzorach, określonych: w rozporządzeniu ministra finansów – dla organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej (Rozporządzeniu Ministra Finansów z 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej) lub w ustawie o rachunkowości (dla organizacji prowadzących działalności gospodarczą).
 
Jeśli stowarzyszenie lub fundacja prowadzi działalność gospodarczą, sprawozdanie finansowe musi wysłać także do KRS – najpóźniej do 15 lipca.
Ponadto organizacje mające status OPP mają obowiązek umieszczenia sprawozdania w ministerialnej internetowej bazie sprawozdań - do 15 lipca.
 
Jeśli rok obrotowy w organizacjach pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a tak zazwyczaj się dzieje, to terminem na sporządzenie sprawozdania jest koniec marca, a terminem na przesłanie do odpowiednich urzędów sprawozdania finansowego zatwierdzonego przez odpowiednie władze jest 10 lipca w przypadku urzędu skarbowego i 15 lipca w przypadku KRS i ministertwa.
 
 
Sprawozdania merytoryczne
Stowarzyszenia nie mają obowiązku sporządzania sprawozdania merytorycznego, choć jest to nie tylko dobrym zwyczajem, ale i często wymaganym dokumentem, np. podczas starania się o dotacje.
Taki obowiązek mają natomiast fundacje, które muszą przesłać roczne sprawozdanie merytoryczne właściwemu ministrowi, np. organizacje kulturalne ministrowi kultury,  do końca następnego roku za rok poprzedni. Sprawozdanie sporządza się wg wzoru określonego w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości (Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 8 maja 2001 r. w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji).
 
Sprawozdania merytoryczne są także – obok finansowych – częścią obowiązkowych sprawozdań sporządzanych przez stowarzyszenia i fundacje, mające status OPP i umieszczanych umieszczanych w ministerialnej bazie internetowej w terminie do 15 lipca. Są one sporządzane wg  wzoru określonego w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 12 lutego 2013 r. w sprawie wzorów rocznego sprawozdania merytorycznego oraz rocznego uproszczonego sprawozdania merytorycznego z działalności organizacji pożytku publicznego).
 
Inne sprawozdania
Sprawozdania są także ostatnim etapem realizacji projektu (zadania publicznego). Wysyła się je wg wzoru określonego przez sponsora lub w przypadku rozliczania rozliczania dotacji z pieniędzy publicznych wg wzoru określonego w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej.
 
Ponadto ustawa o statystyce publicznej narzuca na stowarzyszenia i fundacje jeszcze jeden obowiązek sprawozdawczy. Co dwa lata Główny Urząd Statystyczny przeprowadza badania m.in. fundacji i stowarzyszeń za pomocą sprawozdania, przysyłanego organizacjom pocztą, które należy wypełnić i odesłać do GUS.
 
Audyt
Audyt to badanie sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, który wydaję opinię. Obowiązek taki dotyczyorganizacji prowadzących działalność gospodarczą i spełniających przynajmniej dwa z trzech warunków: zatrudnienie w organizacji (w przeliczeniu na pełne etaty) co najmniej 50 osób; suma aktywów w bilansie na koniec roku wynosi co najmniej 2,5 mln euro; przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych w roku wynosiły o najmniej 5 mln euro. Opinię z badania należy dołączyć do sprawozdań, składanych do  urzędu skarbowego czy KRS.
Ponadto audyt muszą sporządzić organizacje mające status pożytku publicznego (OPP), które
spełniają łącznie wszystkie trzy warunki: realizują zadania publiczne zlecone (jako powierzone do wykonania lub do wspierania zadania publicznego); otrzymały w roku łączną kwotę dotacji na realizację tych zadań określonych co najmniej 50 tys. zł; osiągnęły w roku przychody w wysokości co najmniej 3 mln zł. Opinię z badania należy dołączyć do sprawozdań, składanych do urzędu skarbowego czy KRS.
 
Płacenie podatków
Choć w praktyce większość stowarzyszeń i fundacji nie płaci podatku dochodowego nie oznacza to, że organizacje są automatycznie zwolnione z tego obowiązku. I tak, wolne od podatku dochodowego są dochody organizacji, których celem statutowym jest: działalność naukowa, naukowo-techniczna, oświatowa, w tym również polegająca na kształceniu studentów, kulturalna, w zakresie kultury fizycznej i sportu, ochrony środowiska, wspierania inicjatyw społecznych na rzecz budowy dróg i sieci telekomunikacyjnej na wsi oraz zaopatrywania wsi w wodę, dobroczynności, ochrony zdrowia i pomocy społecznej, rehabilitacji zawodowej i społecznej inwalidów oraz kultu religijnego. Istnieje jednak kilka okoliczności, które należy sprawdzić, zanim uzna się, że organizacja jest zwolniona z płacenia tego podatku.
Ponadto stowarzyszenia i fundacje, które zatrudniają pracowników (na etat, kontrakt, zlecenie, umowę o dzieło) płacą jako pracodawca podatek dochodowy od osób fizycznych.
Płatników VAT dotyczy podatek VAT, a wynajmujących lokale może dotyczyć podatek od nieruchomości. Istnieją ponadto inne szczegółowe przepisy podatkowe, związane np. z pożyczkami, które również dotyczą organizacji pozarządowych.
 
Siedziby i lokale
Stowarzyszenia i fundacje nie muszą mieć „lokalu” (czyli dostępnego publicznie miejsca działalności) aby prowadzić działalność. Jednak muszą mieć określoną „siedzibę”, którą określa się w statucie (wystarczy nazwa miejscowości)i rejestruje w KRS. Musi też podać adres do korespondencji. organizacji. Gdy organizacja ubiega się o numer NIP, zazwyczaj wymaga się od niej, aby miała dokument potwierdzający prawo do użytkowania miejsca, w którym ma „siedzibę” i adres korespondencyjny. Tym dokumentem może być odpowiednio np. umowa użyczenia (części) mieszkania lub domu przez członka organizacji na jej działalność lub umowa najmu lokalu. Ponieważ organizacja musi przechowywać dokumenty (księgowe, umowy, uchwały zarządu itp.), „siedziba” staje się „biurem” – miejscem ich przechowywania. Oczywiście „siedziba” czy też „biuro” i miejsce działań „lokal” mogą znajdować się w tym samym miejscu.
Niektóre samorządy wspierają działania organizacji pozarządowych, wynajmując im lokale po stawkach niższych niż komercyjne lub organizując konkursy, w których stosuje się kryterium „ważne dla dobra publicznego działania”, a nie „cena”. Zdarza się też, że użyczane bezpłatnie, na określone projekty czy działania, są miejsca w samorządowych instytucjach – w świetlicach, szkołach, domach kultury.
 
Kontrole i nadzór
Kontrola to sprawdzenie, czy stowarzyszenie lub fundacja działa zgodnie z prawem.
Do kontroli organizacji upoważniony jest sponsor lub urząd, który przyznał dotację – oczywiście w zakresie działań i finansów objętych dotacją. Ponadto w stowarzyszeniu lub fundacji kontrolę przeprowadzić mogą m.in.: urząd skarbowy w zakresie wywiązywania się z płacenia podatków; regionalne izby obrachunkowe oraz NIK w zakresie wydatkowania pieniędzy publicznych (poprawnego realizowania dotacji); Państwowa Inspekcja Pracy – w zakresie warunków pracy i zatrudnienia (teoretycznie nawet wtedy, gdy „zatrudniamy” wolontariuszy).
 
Nadzór jest pojęciem szerszym niż kontrola. Podmiot sprawujący nadzór może nie tylko przeprowadzić kontrolę, ale i dokonać ingerencji w działania stowarzyszenia lub fundacji. (Samo prawo kontroli nie daje takich uprawnień). Nadzór nad stowarzyszeniami i fundacjami mają: organy administracji publicznej i sąd. Konkretnie fundacją są nadzorowane przez ministra (który powinien być wskazany w statucie fundacji), a stowarzyszenia przez starostę lub prezydenta miasta na prawie powiatu.
Nadzorem objęta jest działalność organizacji pod względem legalności (zgodności z prawem i statutem). Nie powinien dotyczyć celowości, bądź rzetelności czy gospodarności wykonywanych działań.
Organizacje mające status organizacji pożytku publicznego (OPP) podlegają dodatkowemu nadzorowi sprawowanemu przez ministra pracy i polityki społecznej w zakresie prawidłowości korzystania ze szczególnych uprawnień przyznanych organizacjom pożytku publicznego.