Przejdź do treści głównej

Narzędzie on-line w zarządzaniu finansami NGO!

autor(ka): Dorota Surma (Centrum PISOP)
2012-09-11, 16:08
archiwalne
Praca w organizacji pozarządowej to misja, realizacja celów statutowych, ale i wyzwanie, wymagające ciągłego zaangażowania, kreatywności. Praca/misja ta jednak często pochłania do tego stopnia, że działacze koncentrują się na działaniach ad hoc, tu i teraz, nie zastanawiając się nad przyszłością finansową organizacji w dłuższej perspektywie. A to powoduje negatywne konsekwencje.

Zarządzanie finansami – co robimy, co musimy robić?
Fakt jest jednak taki, że każda organizacja która chce być stabilną instytucją, czyli na bieżąco dysponować środkami, obowiązkowo powinna systemowo zarządzać finansami, przede wszystkim planować je i prowadzić zgodnie z prawem.

Obowiązkiem każdej organizacji jest sporządzanie sprawozdań finansowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Co też skrupulatnie czynią. Jeżeli jednak zapytamy liderów o planowanie finansów całej organizacji, o tworzenie budżetów rocznych, wtedy padają różne odpowiedzi. Często niepokojące… Część zarządzających organizacjami ma wszystko „w głowie” i nie ma potrzeby sporządzania planów w formie pisemnej, inni twierdzą, że zrobiliby to, ale nie wiedzą, jak. Ich zdaniem w organizacji w sumie nic nie można zaplanować, gdyż nie ma stabilności finansowania. Jeszcze inni planują finanse, ale wyłącznie ad hoc, w krótkiej perspektywie. Są jednak i tacy, którzy tworzą budżety roczne, co więcej podlegają one zatwierdzeniu przez Zarząd organizacji, a działacze są rozliczani z jego wykonania na koniec roku. Praktyka taka powinna dotyczyć wszystkich NGO.

Zarządzanie finansami – jak planować budżet roczny?
Zdaniem tej ostatniej grupy, budżetowanie w organizacji pozarządowej pozwala zaplanować koszty i wpływy finansów w dłuższej perspektywie, spojrzeć „całościowo” na sytuację finansową, zaplanować strategię fundraisingu (pozyskiwania środków), zapewnić stabilność finansową, czy znacząco zminimalizować ryzyko utraty płynności finansowej.

Planując budżet organizacji przede wszystkim należy przyjąć ramy czasowe, najczęściej jest to rok. Następnie na podstawie analizy dotychczasowej działalności oraz finansów warto ustalić kategorie kosztów i wpływów środków finansowych z poszczególnych źródeł. Po ustaleniu tych danych można przejść do wpisywania wartości liczbowych i tym samym planowania budżetu organizacji.

Budżet roczny krok po kroku
ustalamy ramy czasowe (najczęściej rok)

  1. ustalamy grupy kosztów, które zostaną uwzględnione w planie np. administracyjne
  2. ustalamy źródła wpływów środków finansowych np. działalność gospodarcza
  3. analizujemy dane (strukturę finansowania) z poprzednich lat
  4. planujemy budżet.

Zarządzanie finansami – jak utrzymać spokój?
Budżet to tylko plan, który może ulec zmianie, stąd nie należy się zniechęcać, gdy jego założenia, szczególnie w obszarze wpływów środków finansowych, trzeba zmodyfikować. W organizacjach sprawdzić się może tzw. budżet kroczący, w którym szczególna uwaga poświęcona jest najbliższym okresom np. kwartał, gdzie można precyzyjnie określić dane. Z kolei pozostałe okresy planowane są mniej dokładnie. Informacje aktualizowane są stopniowo. W praktyce opracowanie budżetu nie zajmuje dużo czasu a daje organizacji poczucie większej stabilności i spokoju.

Zarządzanie finansami – co może pomóc organizacjom?
Planować finanse możemy w głowie, na kartce, w arkuszach kalkulacyjnych lub z wykorzystaniem narzędzia on line, które jest właśnie tworzone przez Centrum PISOP w ramach innowacyjnego projektu Biznes Innowacje NGO, czyli BINGO. „Finanse, to jedna z czterech części całego modelu. Narzędzie jest obecnie w fazie testowania, ale mam nadzieję jak najszybciej uda nam się udostępnić je szerszemu gronu osób zarządzających organizacjami pozarządowymi” – mówi Dagmara Kistela, współautorka modelu.

Cały Submodel Zarządzanie finansami składa się z elementów tj. planowanie finansów, szacowanie zysków z prowadzonej działalności gospodarczej i analiza finansowa na przestrzeni lat.

Submodel zarządzania finansami – jak działa?
Pierwsza, największa, część podzielona została na dwa obszary kosztów oraz wpływów środków finansowych. Zarządzający będą mieli możliwość wyboru kategorii z szerokiego katalogu tak, aby każda organizacja mogła odzwierciedlić indywidualną specyfikę. Wpisywanie danych będzie czasochłonne, jednakże po uzupełnieniu zarządzający będą mogli na bieżąco monitorować, modyfikować wysokość ponoszonych kosztów, posiadanych środków finansowych, wpływów. Przede wszystkim zaś analizować ryzyko utraty płynności finansowej. Dane mogą być wpisywane na poziomie ogólnym tj. koszty administracyjne, ale też szczegółowym tj. czynsz, telefon.

Druga część dotyczy szacowania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Z pomocą narzędzia będzie można planować przychody, poziom ponoszonych kosztów, czy wyliczać łączną stawkę za usługę/produkt. Uwzględniono też analizę progu rentowności.

Trzecia część to analiza finansów na przestrzeni lat. Analiza da całościowy obraz finansów w danym okresie, a z upływem lat też w zestawieniu z poprzednimi okresami. Taki rejestr da możliwość wyciągania wniosków, dotyczących struktury finansowania, czy dane do analizy przyczyn sukcesów/porażek w zakresie kondycji finansowej organizacji.

Submodel zarządzania finansami – dla kogo?
„Badania ankietowe wskazały, że finanse to obszar, który jest jednym z najważniejszych w organizacji, ponieważ zapewnia źródła finansowania na realizację działań statutowych. Jednocześnie jest też tym, który przynosi najwięcej obaw i trudności – mówi Monika Przybylak, koordynatorka badań BINGO – Centrum PISOP tworzy pierwsze takie narzędzie, przystosowane do specyfiki organizacji pozarządowych”. Submodel Zarządzanie finansami jest kierowany głównie do członków zarządów, w szczególności do osób odpowiedzialnych za zarządzanie finansami. Badania w projekcie BINGO (2011-2012) pokazały bowiem, że za planowanie finansami w 76% odpowiada Zarząd organizacji.

25 września 2012 roku zostanie zorganizowana konferencja, podczas, której zaprezentowany zostanie stworzony Model Zarządzania Organizacją Pozarządową w wersji on line, ale też będzie możliwość wzięcia udziału w praktycznych warsztatach na temat koordynowania działań, kadry, zarządzania finansami, czy komunikowania w organizacji pozarządowej. Więcej informacji o Konferencji dostępnych jest na stronie www.pisop.org.pl.

Projekt "Biznes - Innowacje - NGO, czyli BINGO" jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

LOGO

Wiadomość pochodzi z serwisu regionalnego wielkopolska.ngo.pl
Źródło: Centrum PISOP
Uwaga! Przedruk, kopiowanie, skracanie, wykorzystanie tekstów (lub ich fragmentów) publikowanych w portalu www.ngo.pl w innych mediach lub w innych serwisach internetowych wymaga zgody Redakcji portalu!
Wyraź opinię 3 2

Skomentuj

KOMENTARZE

Nie ma żadnych komentarzy

Redakcja www.ngo.pl nie ponosi odpowiedzialności za treść komentarzy

  • kadry, zespół, zatrudnienie
  • księgowość
  • profesjonalizacja, podnoszenie kwalifikacji