Przejdź do treści głównej

Jaka dokumentacja związana jest z zatrudnianiem?

Informacje o dokumentacji związanej z zatrudnianiem pracowników na umowę o pracę - co jest obowiązkowe, czym jest regulamin pracy i wynagradzania, co to są akta pracownicze i czy trzeba je zakładać.

Co to jest regulamin pracy?

Przepisy związane z regulaminem pracy znajdują się w Dziale IV, rozdziale IV kp. Zgodnie z art. 104 ust. 1 kp regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Wprowadzenie regulaminu pracy nie jest obowiązkowe, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników (a zatem nie będzie to obowiązkowe w większości organizacji pozarządowych) lub gdy w zakresie organizacji i porządku obowiązują postanowienia zbiorowego układu pracy. Nie oznacza to jednak, że nie można wprowadzić regulaminu pracy, gdy jest taka wola, nawet gdy zatrudniamy 2, 5 lub 10 osób.
Regulamin pracy powinien ustalać m.in. (art. 104 ust. 1 kp):
  • organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały itp.
  • systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe
  • porę nocną
  • termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia
  • wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom, wykazy prac dozwolonych pracownikom młodocianym w celu przygotowania zawodowego itp.
  • obowiązki dotyczące BHP oraz ochrony przeciwpożarowej
  • sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy
Regulamin pracy wchodzi w życie w ciągu 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty przez pracodawcę (wysłanie e-mailem, powieszenie na tablicy ogłoszeń itp.). Każdego nowego pracownika, przed rozpoczęciem przez niego pracy, pracodawca ma obowiązek zapoznać z treścią regulaminu

Co to jest świadectwo pracy?

Świadectwo pracy to bardzo ważny dokument, który informuje kto, kiedy, gdzie i na jakich warunkach pracował. Podstawowe zapisy znajdują się w kp oraz w Rozporządzeniu MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania, które zawiera też jego wzór.
Świadectwo pracy powinien otrzymać każdy pracownik, który był zatrudniony na umowę o pracę (niezależnie od jej rodzaju). Obowiązek wydania świadectwa leży po stronie pracodawcy, a jego wydanie nie może być od niczego uzależnione.
Świadectwo powinno być wydane „niezwłocznie” (art. 97 ust. 1 kp). Rozporządzenie doprecyzowuje ten termin – pracodawca powinien wydać świadectwo pracownikowi (lub osobie upoważnionej przez niego na piśmie) najpóźniej w dniu, w którym następuje rozwiązanie bądź wygaśnięcie stosunku pracy. Jeśli wydanie świadectwa nie jest możliwe w tym dniu, pracodawca ma 7 dni na dostarczenie świadectwa pocztą (bądź doręczenia w inny sposób). Pracownik, po otrzymaniu świadectwa ma 7 dni na wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie zapisów świadectwa. Jeśli pracodawca nie uwzględni wniosku, pracownik w ciągu 7 dni, od otrzymania odmowy o sprostowaniu, może wystąpić do sądu pracy z żądaniem sprostowania.
 
Świadectwo pracy powinno zawierać następujące informacje:
  • na jaki okres pracownik był zatrudniony
  • na jakim stanowisku pracownik był zatrudniony, jaki rodzaj pracy wykonywał (w przypadku zmiany stanowisk w czasie pracy w świadectwie powinien się znaleźć cały wykaz od kiedy do kiedy, jakie stanowisko było zajmowane)
  • w jakim trybie i okolicznościach została rozwiązana, bądź wygasła, umowa o pracę (podstawy prawne)
  • niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i świadczeń z ubezpieczenia społecznego (m.in. wymiar czasu pracy, okresy przebywania na zwolnieniu lekarskim, informacja o wykorzystanym i niewykorzystanym urlopie wypoczynkowym oraz o innych świadczeniach, okresach nieskładkowych)
  • o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia pracownika (w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym)
 
Dodatkowo, na życzenie pracownika, w świadectwie pracy mogą się znaleźć informacje o wysokości i składnikach wynagrodzenia (np. o wysokości premii) oraz o uzyskanych kwalifikacjach (nowe uprawnienia, skończone kursy itp.).
Świadectwo pracy jest „twardym” dokumentem, który potwierdza fakt zatrudnienia pracownika oraz warunki tego zatrudnienia.
Pracownik może otrzymać również od pracodawcy rekomendacje (referencje). Jest to dodatkowy dokument, którego wydanie nie jest obowiązkowe. Referencje to nic innego jak opinia (najczęściej pozytywna) pracodawcy na temat pracownika i wykonywanych przez niego działań. Może zawierać informacje o najważniejszych realizowanych projektach, szczególnych osiągnięciach czy zwracać uwagę na unikalne cechy pracownika. Nie ma określonej struktury takiego dokumentu, najczęściej wydaje się go na życzenie pracownika, jednak pracodawca nie ma obowiązku wydania referencji – może odmówić.

Co to jest regulamin wynagradzania?

Kolejnym dokumentem, który pracodawca ma obowiązek stworzyć (ale tylko jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników i nie są oni objęci zakładowym układem zbiorowym pracy) jest regulamin wynagradzania (art. 77 kp). Regulamin wynagradzania ustala warunki wynagradzania za pracę, może również zawierać informacje o innych świadczeniach związanych z pracą i zasadach ich przyznawania (np. nagrody). W regulaminie wynagradzania określa się wysokość oraz zasady przyznawania pracownikom stawek wynagrodzenia za pracę określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, a także innych składników wynagrodzenia. Regulamin ustala pracodawca, wchodzi on w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Co to są akta pracownicze?

Pracodawca jest zobowiązany w sprawach związanych ze stosunkiem pracy prowadzić dokumentację oraz akta osobowe pracowników (art. 94 pkt. 9a kp).
Akta osobowe pracodawca prowadzi osobno dla każdego pracownika, przechowuje w nich odpisy lub kopie związane z zatrudnianiem (oryginałów można żądać tylko do wglądu lub sporządzenia odpisów).
Akta składają się z trzech części (dokładną ich zawartość określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):
  1. A – to dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, dokumenty dot. kwalifikacji zawodowych pracownika, orzeczenie lekarskie, inne dokumenty dostarczone przez pracownika)
  2. B – to dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności (umowa o pracę, zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem bądź opiekunem dziecka o wyrażeniu zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, dokumenty dotyczące powierzenia mienia, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji, oświadczenia związane z wypowiedzeniem bądź zmianą warunków umowy, dokumenty związane z przyznaniem nagrody bądź wymierzeniem kary, pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, orzeczenia lekarskie wydane na podstawie badań okresowych i kontrolnych, wnioski pracownika dot. ustalenia indywidualnego czasu pracy, inne)
  3. C – to dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy i inne)
Dokumenty w aktach osobowych powinny w każdej części zostać ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane, a każda z tych części powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów.
Oprócz tych dokumentów pracodawca jest zobowiązany prowadzić dla każdego pracownika:
  • kartę ewidencji czasu pracy (ewidencja pracy w poszczególnych dobach, urlopy, zwolnienia, inne nieobecności, praca w godzinach nadliczbowych i inne);
  • imienną listę wypłacanego wynagrodzenia i innych świadczeń;
  • kartę przydziału roboczej odzieży i obuwia (jeśli dotyczy).
Pracodawca przechowuje dokumentację oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Za nieprowadzenie dokumentacji i akt pracowniczych, bądź pozostawienie jej w warunkach grożących zniszczeniem bądź naruszeniem, grozi pracodawcy grzywna w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Grzywna może zostać nałożona na podstawie art. 281 kp (wykroczenia pracodawcy przeciwko prawom pracownika).

Jak tworzy się Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚŚ) powinny utworzyć (choć mogą z tego obowiązku zrezygnować) stowarzyszenia i fundacje zatrudniające według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
ZFŚS tworzy się z corocznego odpisu podstawowego naliczanego od przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku u danego pracodawcy, obliczonej zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dn. 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na ZFŚS. Ustawowy odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi 37,5% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego. W 2012 r. odpis na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 1093,93 zł.
 
PRZYKŁAD:
Planowane przeciętne zatrudnienie w fundacji w 2012 r. w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 23 pracowników. W związku z tym roczny odpis na ZFŚŚ w 2012 r. wyniesie: 23 x 1093,93 zł = 25 160,39 zł. Kwotę odpisu fundacja zobowiązana była przelać na wyodrębniony do tego celu rachunek bankowy do 30 września 2012 r., z tym że do 31 maja musiała przekazać co najmniej 75% równowartości odpisu. W przypadku zmiany przeciętnego zatrudnienia w ciągu roku organizacja powinna naliczony odpis skorygować, najpóźniej do 31 grudnia do faktycznego stanu przeciętnego zatrudnienia.
 
W organizacjach, które w dniu 1 stycznia zatrudniały minimum 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na ZFŚS (zmniejszać lub zwiększać go). Może też postanawiać, że fundusz nie będzie tworzony (art. 4 ustawy o ZFŚS). Natomiast w przypadku, gdy pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia dotyczące wysokości odpisu lub nietworzenia ZFŚS musi zawierać regulamin wynagradzania. Postanowienia tego regulaminu dotyczące: nietworzenia funduszu, niewypłacania świadczenia urlopowego lub wysokości odpisu na ZFŚS, wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
 
Wyraź opinię 21 3

na skróty / spis treści