Poradnik - ngo.pl

Zawczasu zapoznaj się ze swoimi prawami i obowiązkami w przypadku wizyty służb w biurze i nawiąż współpracę z kancelarią prawną, którą w razie czego wezwiesz na pomoc. Przygotuj formularz wizyty służb.

Gdy funkcjonariusze zapukają do drzwi, zapoznaj się dokładnie z wezwaniem/postanowieniem lub dopytaj, na jakiej podstawie działają / po co przyszli. Notuj, odpowiadaj na pytania, dokładnie przeczytaj protokół sporządzony przez funkcjonariuszy (zażądaj uzupełnienia lub uzupełnij, jeśli widzisz taką konieczność). W razie potrzeby zażądaj doręczenia postanowienia o zatwierdzeniu czynności (przeszukania, wydania rzeczy). Jeśli to tylko możliwe, zapewnij podczas przeszukania obecność dodatkowej osoby, która będzie towarzyszyć przeszukującym w czasie, kiedy Ty możesz być zajęty/-a rozmową z innym funkcjonariuszem. Dobrze też, żeby przy rozmowie z funkcjonariuszem była więcej niż jedna osoba.

Funkcjonariusze mogą zaczepić Cię w biurze albo na ulicy, umundurowani lub nie. Dowiedz się, z kim rozmawiasz i o co chodzi. Unikaj szczegółowych rozmów (w przypadku rozpytania nie masz obowiązku odpowiadania na pytania), możesz zasugerować, że jeśli mają pytania, mogą Cię wezwać na przesłuchanie.

Nie udzielaj żadnych informacji osobom, które dzwonią do Was, przedstawiając się jako funkcjonariusze którejś ze służb. Nie masz jak zweryfikować tożsamości osoby dzwoniącej.

Jeśli dostaniesz wezwanie na przesłuchanie w charakterze świadka, pokrzywdzonego lub ofiary, dowiedz się dokładnie, o co chodzi. Składając zeznania, masz prawo do obecności pełnomocnika. W niektórych przypadkach możesz też odmówić odpowiedzi na pytania. Dokładnie przeczytaj protokół z przesłuchania, w razie potrzeby zażądaj uzupełnienia lub uzupełnij.

Jeśli dostaniesz wezwanie na przesłuchanie w charakterze podejrzanego, skontaktuj się z prawnikiem.

Nie ignoruj pism od służb – masz obowiązek z nimi współpracować. Dokładnie przeczytaj pismo, upewnij się, że jest autentyczne, dowiedz się więcej (kontaktuj się przez kontakt ogólny – jeśli pismo jest fałszywe, fałszywy będzie też podany w nim nr telefonu). W kontaktach ze służbami organizację reprezentują osoby do tego upoważnione (zazwyczaj zarząd).

Jeśli nie musisz, nie wydawaj oryginałów dokumentów / sporządź kopie. Miej kopie zapasowe zasobów cyfrowych. Wydaj tylko to, o czym mowa w wezwaniu, ale nie ukrywaj sprzętu/dokumentów. Sporządź listę wydanych rzeczy/dokumentów, zażądaj pokwitowania.

Działaj zgodnie z prawem. Jeśli boisz się podsłuchów, zachowaj powściągliwość informacyjną. Ogranicz możliwość śledzenia Twojej aktywności w sieci (por. Higiena informacyjna i (Nie)bezpieczny smartfon).

Praktycznie każda organizacja przetwarza dane osobowe darczyńców, sympatyków, pracowników, wolontariuszy, klientów, kontrahentów, dziennikarzy, kandydatów do pracy… Upewnij się, że robisz to zgodnie z prawem. Przeanalizuj, jakie dane przetwarzasz, w jakich celach, czy masz odpowiednie podstawy prawne do przetwarzania. Czy informujesz osoby, których dane przetwarzasz, o tym, w jakim celu, zakresie i na jakiej podstawie to robisz, informujesz je o ich prawach i umożliwiasz im skorzystanie z tych praw? Czy nie zbierasz danych na zapas? Czy usuwasz zbędne dane? Czy dbasz o techniczne bezpieczeństwo danych? Sprawdź, jakie obowiązki prawne w zakresie ochrony danych Cię obowiązują, np. czy posiadasz odpowiednią dokumentację dotyczącą zasad przetwarzania (zasady przetwarzania, upoważnienia, umowy powierzenia)? Czy wiesz, że do 25 maja 2018 r. masz czas na wdrożenie zmian wynikających z nowego Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO)? Nie ulegną zmianie podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych: w dalszym ciągu dane będzie można przetwarzać tylko w określonych, zgodnych z prawem celach, ale osoby, których dane przetwarzasz, będą miały większe uprawnienia (np. będą mogły zwrócić się do Ciebie po kopię swoich danych). Nie będzie już sztywnych wymogów, np. zmiany hasła co 30 dni – politykę bezpieczeństwa informacji organizacja powinna dostosować do tego, jakie dane i w jaki sposób przetwarza.

W kontaktach ze służbami warto znać swoje prawa, ale też wiedzieć, co wolno służbom, żeby uniknąć niepotrzebnego stresu i konieczności składania dodatkowych wyjaśnień, np. jeśli Twoje słowa zostały źle zrozumiane i podpisałeś/-aś protokół, nie prostując ich. Jeśli wydasz oryginały dokumentów i sprzęt, a nie masz kopii i kopii zapasowych, możesz utracić ciągłość działania. Zwróć też uwagę na dobre praktyki w zakresie przechowywania informacji (danych osobowych, dokumentów wewnętrznych), żeby do niepożądanych konsekwencji nie trzeba było doliczyć czasu i nerwów potrzebnych na odkręcanie sytuacji, jeśli okaże się, że przy okazji np. wyciekły dane, których w ogóle nie powinno być na skonfiskowanym komputerze.

W przypadku działań niejawnych, jeśli nie zostaną Ci postawione zarzuty (czego Ci życzymy), raczej nie dowiesz się, że w ogóle służby się Tobą zainteresowały. Jeśli jednak działasz niezgodnie z prawem, nie licz na wyrozumiałość.

Lekceważąc ochronę danych, narażacie osoby, których dane przetwarzacie, na rozmaite nieprzyjemne konsekwencje – np. wyciek danych osób korzystających z porad prawnych w organizacji zajmującej się prawami osób LGBTQ czy przemocą domową może narazić te osoby na ataki fizyczne czy internetowe. Publikowanie nazwisk prywatnych darczyńców, wolontariuszy czy współpracowników na stronie internetowej bez ich zgody stanowi naruszenie ich prywatności, które może negatywnie przełożyć się np. na relacje w pracy (gdy pracownik wspiera działalność, która nie podoba się pracodawcy).

1. Fundacja Panoptykon: Poradnik BINGO 7. Dane osobowe w organizacji

2. Fundacja Panoptykon: Nowa filozofia w ochronie danych osobowych: od oceny ryzyka do spójnej strategii w organizacji

3. Helsińska Fundacja Praw Człowieka: Kontakty pracowników organizacji pozarządowych ze służbami odpowiedzialnymi za porządek i bezpieczeństwo. Poradnik [PDF, 123 KB]