Poradnik - ngo.pl

Statut jest najważniejszym wewnętrznym dokumentem stowarzyszenia, fundacji. Bywa nazywany „konstytucją” organizacji. Zawiera informacje o tym, czym zajmuje się organizacja i jak działa (czyli jakie są jej cele i działania statutowe) oraz jakich zasad będzie przestrzegać w działaniu (np. jak będzie wybierany prezes organizacji, jak często spotyka się walne zgromadzenie członków stowarzyszenia). Podstawowa treść statutu wynika z zapisów ustawowych, w szczególności Ustawy prawo o stowarzyszeniach oraz Ustawy o fundacjach.

Jeśli grupa osób chce założyć stowarzyszenie, to wstępny projekt statutu powinna przygotować przed zwołaniem pierwszego spotkania przyszłych członków i członkiń stowarzyszenia (tzw. zebrania założycielskiego). Projekt statutu powinno rozesłać się (np. mailem lub wręczyć osobiście) wszystkim zainteresowanym członkostwem w tym stowarzyszeniu. Dzięki temu będą mogli go przeczytać i zastanowić się, czy ze wszystkim się zgadzają, czy są potrzebne zmiany choćby tylko stylistyczne. W praktyce zazwyczaj to grupa najbardziej zaangażowanych osób pisze projekt statutu, opierając się na wzorach i statutach innych organizacji dostępnych np. w internecie. Reszta członków założycieli dostaje projekt statutu i opiniuje go.

Fundacje są zakładane przez fundatora (lub kilku fundatorów), i to on jest odpowiedzialny za napisanie i uchwalenie statutu fundacji. Oczywiście fundator może udzielić pełnomocnictwa – w tym zakresie – innej osobie. Ponieważ statut jest dokumentem pisemnym, pełnomocnictwo do jego uchwalenia również musi być na piśmie. Zdarza się, że fundator w akcie fundacyjnym (tj. akcie założycielskim fundacji) określa, że statut zostanie napisany i uchwalony np. przez zarząd fundacji.

Jednak projekt statutu, przynajmniej w części, która dotyczy celu lub celów, dla jakich została powołana fundacja, powinien być określony przed podpisaniem aktu o założeniu fundacji. Dlaczego? Dlatego, że w akcie fundacyjnym określa się cel (cele), dla jakiego powstała fundacja, a w statucie zapis ten musi być dokładnie powtórzony. Oznacza to, że nie można dodać kolejnego celu do statutu po podpisaniu aktu fundacyjnego.

Co musi zawierać statut stowarzyszenia

W statucie stowarzyszenia muszą się znaleźć następujące informacje:

1. Nazwa, siedziba i teren działania

2. Cele i sposoby ich realizacji

3. Informacje o członkach stowarzyszenia (m.in. sposób nabycia, przyczyny utraty członkostwa, prawa i obowiązki członka)

4. Informacje o władzach (m.in. rodzaje, sposób ich wyboru, kompetencje, tryb pracy)

5. Sposób podejmowania decyzji, czyli warunki ważności uchwał

6. Źródła majątku, czyli informacje o tym, skąd stowarzyszenie będzie miało pieniądze na działalność (sposób  uzyskiwania środków i płacenia składek członkowskich)

7. Sposób reprezentowania stowarzyszenia oraz zaciągania zobowiązań majątkowych

8. Zasady wprowadzania zmian w statucie

9. Sposób rozwiązania się stowarzyszenia

Inne ważne dla stowarzyszenia kwestie, np. informacje o członkach honorowych czy o tym, co się stanie z majątkiem po likwidacji stowarzyszenia, o oddziałach, działalności gospodarczej mogą, ale nie muszą znaleźć się w statucie.

Co musi zawierać statut fundacji

1. Nazwa i siedziba

2. Majątek (czyli informacje o tym, skąd fundacja będzie miała pieniądze na działanie, jaka jest wysokość funduszu założycielskiego itd.)

3. Cele fundacji

4. Sposoby realizacji celów statutowych (czyli zasady, formy i zakres działalności)

5. Obowiązkowe władze fundacji

6. Sposób reprezentowania fundacji i zaciągania zobowiązań majątkowych

Wszystkie wymienione wyżej informacje są obowiązkowe i muszą się znaleźć w statucie fundacji, ale poza tym mogą się też pojawić w nim inne, istotne dla danej fundacji, zapisy, np. o powołaniu drugiego organu, czyli rady fundacji czy też o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Statut może być napisany samodzielnie przez członków założycieli stowarzyszenia, fundatora fundacji. Nie ma potrzeby zlecania tego zadania prawnikowi. Jednak błędy formalne mogą spowodować to, że statut zostanie odesłany do poprawki przez sąd rejestrowy. By uniknąć długiej i uciążliwej korespondencji z sądem, warto sprawdzić statut pod tym względem. Poniżej lista uwag oraz najczęściej popełnianych błędów w statutach warszawskich organizacji[1].

1. Nie kopiuj wszystkiego „jak leci” ze statutu innej organizacji. Bardzo często statut jest pisany na podstawie statutów innych, działających czasem od wielu lat stowarzyszeń i fundacji. Jest to jak najbardziej dozwolone i racjonalne działanie. Korzysta się ze sprawdzonych wzorców, które już zostały przetestowane. Jednak „pożyczając” zapisy, koniecznie należy zastanowić się, czy wszystkie rozwiązania i paragrafy są konieczne.

Przykład 1.

Zgodnie ze statutem, będącym wzorem dla nowo powstającej fundacji, powołuje się 20-osobową radę fundacji oraz 7-osobowy zarząd. W ustawie o fundacjach nie zapisano liczebności tych organów, co więcej, powołanie rady fundacji nie jest ustawowym obowiązkiem, choć może odgrywać bardzo ważną i potrzebną rolę (nadzorczą, prestiżową). Zwłaszcza na początku, jeśli w powstawanie fundacji zaangażowanych jest niewiele osób, być może tak liczna rada i liczny zarząd nie są potrzebne.

Przykład 2.

Małe, lokalne stowarzyszenie, wzorując się na statucie zaprzyjaźnionego stowarzyszenia, chce wpisać zakres działania: swoją gminę. Taki zapis może uniemożliwić w przyszłości działania partnerskie ze stowarzyszeniami z sąsiednich gmin, dlatego warto dalekowzrocznie wpisać szerszy zakres działania.

1. Nie mieszaj pojęć: cele – sposoby realizacji – działania. Często spotykanym błędem w statutach jest mieszanie pojęć: celów i sposób realizacji. Dodatkowo czasem w statucie pojawiają się jako sposoby realizacji działania, które będą prowadzone przez organizacje. Układając tę część statutu, warto pomyśleć o tym, że cel to ogólna informacja po co powstała, do czego ma dążyć organizacja, sposób realizacji to narzędzie, za pomocą którego można ten cel realizować, a działanie to konkretna rzecz, która będzie robiona, prowadzona.

Przykład.

Celem działania stowarzyszenia jest prowadzenie działalności edukacyjno-kulturalnej. Sposobem realizacji organizowanie seminariów, konferencji, warsztatów, spotkań, szkoleń. A działaniem będzie cykl warsztatów fotograficznych dla seniorów.

1. Pamiętaj: „gromadzenie środków na działalność” to nie cel. Czasem w statutach stowarzyszeń, fundacji błędnie w celach czy w sposobach realizacji celów statutowych wpisywane jest właśnie zdobywanie pieniędzy na działalność. Tymczasem celem organizacji nie jest zysk, czyli zdobycie i „trzymanie u siebie” pieniędzy, tylko wydawanie ich na działania statutowe. Informacje o tym, skąd organizacja może mieć pieniądze na działania, podawane są w części statutu, gdzie opisuje się majątek organizacji.
2. Unikaj w statucie „w szczególności” czy „m.in.”. Takie słowa, skróty pojawiają się najczęściej w zapisach dotyczących celów czy sposobów realizacji, a to powinny być katalogi zamknięte. Również wpisanie „i inne działania” jest niepoprawne. Ponadto „w szczególności” pojawia się także przy wymienianiu kompetencji władz organizacji. I tu również lepiej unikać takiego sformułowania, bo może to powodować niepotrzebne komplikacje z interpretacją statutu. Oczywiście nie sposób wymienić wszystkich decyzji jakie mogą być konieczne w ramach działań organizacji, rozwiązaniem może być zapisane w kompetencjach najwyższej władzy organizacji (np. walnego zebrania członków stowarzyszenia czy też rady fundacji) „podejmowane decyzji we wszystkich sprawach nieprzyporządkowanych innym organom”.

Grupa osób, która chce założyć stowarzyszenie (minimalnie 15) spotyka się na zebraniu założycielskim. Podejmują wtedy decyzję o założeniu stowarzyszenia, przyjęciu jego statutu i wyborze komitetu założycielskiego, czyli grupy odpowiedzialnej za zarejestrowanie stowarzyszenia w sądzie. Najczęściej również na tym pierwszym zebraniu wybierany jest zarząd oraz komisja rewizyjna. Jest to praktyczne rozwiązanie, gdyż po rejestracji nowego stowarzyszenia może on bezzwłocznie rozpocząć działalność.

Jeśli grupa inicjatywna jest tak duża, że nie zmieści się w prywatnym mieszkaniu, warto poszukać miejsca np. w ośrodku kultury, w budynku urzędu dzielnicy, w szkole, w lokalnej klubokawiarni.

Podczas zebrania podejmuje się różne decyzje, które powinny mieć formę pisemnych uchwał:

• założeniu stowarzyszenia,

• przyjęciu statutu,

• wyborze komitetu założycielskiego,

• ew. o wyborze zarządu,

• ew. o wyborze komisji rewizyjnej.

Ponadto powinny powstać:

• protokół z zebrania,
• lista członków założycieli, na której muszą podpisać się wszyscy uczestnicy spotkania.

Protokół oraz uchwały podpisuje przewodniczący zebrania oraz protokolant zebrania (których wybiera się na początku spotkania).

Dokumentem jest również sam statut – jego treść powinna być przyjęta poprzez uchwałę. Podpisuje go komitet założycielski.

Wszystkie te dokumenty są bardzo ważne, gdyż stanowią załączniki do wniosku o rejestrację stowarzyszenia, który składa się w sądzie (KRS).

W procesie rejestracji stowarzyszenia, oprócz sądu, uczestniczy także starosta powiatu, na terenie którego mieści się siedziba organizacji. W Warszawie jest to Prezydent m. st. Warszawy. W jego imieniu działa Biuro Administracji i Spraw Obywatelskich. Trafia tam, za pośrednictwem sądu, komplet dokumentów rejestrującego się stowarzyszenia. W związku z tym wszystkie dokumenty na zebraniu założycielskim trzeba zrobić w trzech egzemplarzach, dotyczy to również listy członków założycieli. Dwa komplety zostaną złożone do sądu, trzeci zostaje w dokumentacji stowarzyszenia.

Proces zakładania fundacji jest inny. Po napisaniu statutu, a przynajmniej jego części opisującej cele, fundator (lub kilku fundatorów) udaje się do notariusza, gdzie zostaje podpisany akt fundacyjny (notarialny). Akt zawiera:

• dane fundatora(fundatorów),
• cele, dla których zostaje powołana fundacja,
• informację o majątku, jaki fundator (fundatorzy) przeznacza na realizację celów,
• nazwę fundacji.

Przed wizytą u notariusza warto się z nim skontaktować, po pierwsze, by zapytać o cenę (taksę notarialną). Może być różna w zależności od przepisu, na jaki powołuje się notariusz, zobacz „Ile kosztuje akt założycielski fundacji?” (/wiadomosci/680221.html). Warto także zapytać o doświadczenie notariusza w tym zakresie.

Zdarza się, że w akcie notarialnym wpisywane są dodatkowe informacje, np. sposoby realizacji celów statutowych. Wtedy trzeba pamiętać, że również brzmienie musi być w obu dokumentach, tj. w statucie i akcie notarialnym, takie samo.

Po podpisaniu aktu fundacyjnego fundator podejmuje kolejne decyzje o:

• przyjęciu statutu,
• wyborze zarządu,
• ew. rady fundacji, jeśli jest przewidziana w statucie.

Uchwały te muszą mieć formę pisemną; później będą stanowiły załączniki do wniosku o rejestrację fundacji w sądzie (KRS). Ponadto fundator formułuje także oświadczenie o wyborze ministra właściwego ds. fundacji (czyli np. w wypadku organizacji, której celem statutowym są działania kulturalne – jest to minister kultury i dziedzictwa narodowego). Dokumentem jest również sam statut – jego treść musi być przyjęta uchwałą. W fundacji wszystkie dokumenty są podpisywane przez fundatora. Wszystkie dokumenty, prócz statutu, powinny być przygotowane w dwóch egzemplarzach (akt fundacyjny to zwykle oryginał i odpis). Statut powstaje w czterech egzemplarzach. Jeden komplet dokumentów z jednym statutem zostaje w archiwum fundacji, a drugi komplet dokumentów wraz z trzema egzemplarzami statutu jest składany do sądu. Po zarejestrowaniu fundacji sąd prześle informację o nowej fundacji (wraz z jej statutem) do organów nadzoru nad fundacją. Są nimi minister właściwy ds. fundacji oraz starosta powiatu, na terenie którego mieści się siedziba fundacji. W Warszawie to Prezydent m.st. Warszawy.

[1]  Na podstawie zwrotów wniosków z Sądu Rejestrowego w Warszawie z  XII i XIII Wydziału Gospodarczego Krajowego Rejestru Sądowego, uwag Biura Administracji i Spraw Obywatelskich Urzędu m.st. Warszawy oraz doświadczeń Informatorium dla organizacji pozarządowych.