Poradnik - ngo.pl

Jesteśmy niewielkim, warszawskim stowarzyszeniem, nasze główne działanie to warsztaty artystyczne dla dzieci i młodzieży. Pieniądze na nie mamy ze składek członkowskich i darowizn, a w ubiegłym roku otrzymaliśmy także dotację z gminy. Wszystkie działania są dokładnie rozliczane i dokumentowane.

Nasz zarząd to cztery osoby, z czego tak naprawdę w spotkaniach biorą udział trzy osoby. Zgodnie z przepisami sporządziliśmy sprawozdanie finansowe, teraz czas na zatwierdzenie. Zanim jednak zwołamy walne sprawozdawcze, jak co roku spotkaliśmy się w gronie zarządu, by je omówić.

Jeden z członków zarządu, najmniej zaangażowany w działalność organizacji, odmówił jednak podpisania sprawozdania. Nie chce również podpisać oświadczenia o tym, że nie podpisze sprawozdania. Co możemy zrobić w tej sytuacji?

Według przepisów ustawy o rachunkowości za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiada „kierownik jednostki”. W stowarzyszeniach i fundacjach jest to najczęściej wieloosobowy zarząd, uprawniony do zarządzania organizacją pozarządową oraz do reprezentowania organizacji na zewnątrz.

Sposób reprezentacji (czyli to, kto w imieniu organizacji pozarządowej podpisuje umowy, przyjmuje darowizny, itp.) musi być określony w statucie. Dla funkcjonalności i wygody działania organizacji dokumenty są podpisywane przez jedną albo częściej – przez dwie, trzy osoby z zarządu.

Wyjątkowym dokumentem jest jednak sprawozdanie finansowe, które zgodnie z ustawą o rachunkowości wymaga podpisów wszystkich członków zarządu.

W opisywanym przypadku jeden z członków zarządu organizacji odmawia podpisania sprawozdania finansowego. Oczywiście ma do tego prawo, ale w takim wypadku, zgodnie z ustawą o rachunkowości, musi uzasadnić na piśmie, dlaczego nie chce się podpisać pod sprawozdaniem. Dokument ten jest dołączany do sprawozdania i stanowi jego integralną, niezbędną część.

Co jednak zrobić, gdy tak jak w opisanej sytuacji, członek zarządu nie chce również podpisać oświadczenia o odmowie podpisania sprawozdania finansowego organizacji?

Postępując w ten sposób, komplikuje życie stowarzyszenia – bez jego podpisu bądź oświadczenia sprawozdanie finansowe jest nieważne i nie zostanie przyjęte, np. przez urząd skarbowy, KRS, co narazi stowarzyszenie na kłopoty organizacyjne.

Wydaje się, że w takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem byłoby odwołanie tej osoby z funkcji członka zarządu. Brak zaangażowania w działania zarządu, utrudnianie wykonywania jego pracy, niewykonywanie swoich obowiązków, to powody wystarczające do poddania pod głosowanie wniosku o odwołanie takiej osoby. Jednak to, czy jest to możliwe w tej sytuacji i w jakim trybie, trzeba sprawdzić w statucie.

Trzeba też uprzedzić członków stowarzyszenia, co jest powodem takiej decyzji i czy zgadzają się na takie rozwiązanie. Ważne jest, aby postępować według zasad opisanych w procedurze zwoływania walnego zebrania i powiadamiania o nim członków stowarzyszenia, ustalonych w statucie organizacji bądź regulaminie wewnętrznym.

W opisanej sytuacji przyjęcie sprawozdania finansowego należy do walnego zebrania członków stowarzyszenia. W kompetencjach walnego jest także odwoływanie i powoływanie członków zarządu oraz organu kontroli wewnętrznej (np. komisji rewizyjnej).

Zatem w tym przypadku dobrym rozwiązaniem byłoby zwołanie walnego zebrania, w którego porządku obrad znajdzie się:

• najpierw odwołanie członka zarządu bądź złożenie przez niego rezygnacji z członkostwa,
• przyjęcie tej informacji przez walne w formie uchwały,
• w drugiej kolejności powinno odbyć się głosowanie nad przyjęciem sprawozdania finansowego.

W przypadku zmiany zarządu sprawozdanie finansowe podpisuje zarząd działający w momencie jego przyjmowania.

• Ustawa o fundacjach z dnia 6 kwietnia 1984 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 40)

Art. 5
1. Fundator ustala statut fundacji, określający jej nazwę, siedzibę i majątek, cele zasady, formy i zakres działalności fundacji, skład i organizację zarządu, sposób powoływania oraz obowiązki i uprawnienia tego organu i jego członków

• Ustawa - Prawo o stowarzyszeniach z dnia 7 kwietnia 1989 r. (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 210 z poźn. zm.)

Art. 10
Statut stowarzyszenia określa w szczególności:
6) sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia

• Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 z późn. zm.)

Art. 52 ust. 2
Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Szukasz informacji i porad dotyczących NGO? Masz problem z prowadzeniem NGO? Potrzebna ci jest pomoc prawna dla NGO? Zadaj pytanie: poradnik.ngo.pl/zapytaj.