Poradnik - ngo.pl

Czy w sprawozdaniu finansowym można rozliczać faktury tzw. barterowe?

!Marcin Wojdat: Nie można. Faktura barterowa jest potwierdzeniem wymiany towarów i usług, zatem w tej sytuacji nie dochodzi do zapłaty. W zestawie faktur, które jest częścią sprawozdania z realizacji zadania, należy przedstawiać jedynie dokumenty, które potwierdzają to, że doszło do płatności – przelewem lub gotówką. Jedynym odstępstwem od tej zasady jest wycena pracy wolontariuszy i pracy społecznej członków stowarzyszeń.

Komentarz warszawa.ngo.pl: Faktura barterowa to udokumentowanie bezpośredniej wymiany towarów i usług, tj. towarów na towary, usług na usługi, usług na towary lub towarów na usługi. Jej zasadniczą cechą jest więc przepływu finansowego w rozliczaniu transakcji. Dwie strony transakcji (organizacja pozarządowa i firma lub inna organizacja pozarządowa) wystawiają rachunki lub faktury na takie same kwoty, które są oszacowaną wartością wymienianych usług lub towarów.

Warto przypomnieć, że organizacja może wystawić i przyjąć fakturę lub rachunek barterowy, tylko jeśli prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego lub działalność gospodarczą. Inna ważną sprawą jest VAT – jeśli jedna strona umowy barterowej jest jego płatnikiem, a druga nie, musi być odprowadzony podatek VAT naliczony od kwoty będącej przedmiotem umowy. Warto też pamiętać, że działania reklamowe nie mieszczą się w sferach pożytku publicznego, zatem nie mogą być przedmiotem działalności odpłatnej, a jedynie gospodarczej.

Taki sposób wymiany usług lub towarów może być uwzględniony w części „wkład rzeczowy” lub „opis działań”, lecz nie w budżecie (kosztorysie) projektu.

W budżecie bowiem można wpisywać tylko planowane wydatki, które będą pokrywane z dotacji lub innych źródeł oraz (jeśli ogłoszenie konkursowe to przewiduje) wycenę pracy wolontariuszy. Na etapie sprawozdania można przedstawić tylko i wyłącznie takie faktury, które zostały przez organizację opłacone, w terminie zawartym w umowie (termin zapłaty podaje się w ostatniej kolumnie tabeli „Zestaw faktur”). Jeśli dojdzie do kontroli takiego sprawozdania urzędnik ma prawo poprosić organizację o przedstawienie dokumentów źródłowych (faktur, rachunków, umów) oraz potwierdzenia ich zapłaty.

Na fakturach barterowych zazwyczaj przy sformułowaniu „forma płatności” widnieje „barter” zamiast „gotówka” czy „przelew”. Nie ma też możliwości przedstawienia potwierdzenia tego, że została ona opłacona, ponieważ nie doszło do przepływu finansowego. Dlatego też faktura taka nie może być rozliczana jako wydatek poniesiony w związku z realizacją zadania, na które organizacja otrzymała dotację.

Więcej o umowach barterowych czytaj http://poradnik.ngo.pl/x/895862.