Poradnik - ngo.pl

Nasze stowarzyszenie realizuje projekt ze środków UM Warszawa. Wpisaliśmy tam pracę naszych wolontariuszy, którzy pomagają nam w dyżurach. Jednak księgowy ma wątpliwości, jak będzie  można to wykazać w sprawozdaniu finansowym z realizacji.

Dokumentacja od strony finansowej 
Od 2011 roku obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej dotyczące dotacji (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania). Określa ono m.in. to, jak wygląda formularz, na jakim organizacje pozarządowe składają wnioski o dotacje do samorządów. Nowością jest w nim m.in. możliwość uwzględnienia pracy społecznej członków stowarzyszeń  i wolontariuszy w finansowym wkładzie własnym. Inaczej mówiąc: do kosztorysu, po stronie kosztów organizacji, można (do wysokości określonej zazwyczaj w warunkach konkursu) wpisać oszacowaną wartość pracy społecznej lub wolontariackiej.

Praca społeczna lub wolontariacka staje się zatem takim samym kosztem, jak np. zakup usługi. Dlatego należy ją jakoś udokumentować. Najlepszym wyjściem jest podpisanie umowy lub porozumienia o współpracy z wolontariuszem (lub członkiem stowarzyszenia).

W przepisach prawa nie ma wzoru takiej umowy, jednak, aby spełniała ona swe funkcje, powinna zawierać: datę i miejsce zawarcia porozumienia, dane wolontariusza (lub członka stowarzyszenia), dane organizacji, która zawiera umowę, zakres pracy, jej szacunkową wartość (np. wg stawek rynkowych), czas jej wykonywania (np. liczba godzin).

W umowie mogą znaleźć się też zapisy wyjaśniające, czy organizacja ubezpieczy tę osobę, czy przewidywany jest zwrot jakichś kosztów (np. podróży służbowych).

Uwaga! Zawarcie takiej umowy jest obowiązkowe, jeśli praca wolontariusza trwa dłużej niż 30 dni oraz jeśli wolontariusz tego zażąda.

Dokumentacja od strony merytorycznej 
Udokumentowanie pracy wolontariackiej od strony merytorycznej nie różni się niczym od „normalnej” dokumentacji: przydadzą się zdjęcia, opisy działań i rezultatów.

Art. 42. 1.  Wolontariusze mogą wykonywać, na zasadach określonych w niniejszym rozdziale, świadczenia na rzecz:

1)   organizacji pozarządowych oraz podmiotów wymienionych w art. 3 ust. 3 w zakresie ich działalności statutowej, w szczególności w zakresie działalności pożytku publicznego, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,

2)   organów administracji publicznej, z wyłączeniem prowadzonej przez nie działalności gospodarczej,

3)   jednostek organizacyjnych podległych organom administracji publicznej lub nadzorowanych przez te organy, z wyłączeniem prowadzonej przez te jednostki działalności gospodarczej

-        zwanych dalej "korzystającymi".

2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do wolontariuszy wykonujących na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej świadczenia na rzecz organizacji międzynarodowych, jeżeli postanowienia umów międzynarodowych nie stanowią inaczej.

3.  Członek stowarzyszenia może również wykonywać świadczenia, jako wolontariusz, na rzecz stowarzyszenia, którego jest członkiem.

Art. 44. 1. Świadczenia wolontariuszy są wykonywane w zakresie, w sposób i w czasie określonych w porozumieniu z korzystającym. Porozumienie powinno zawierać postanowienie o możliwości jego rozwiązania.

2. Na żądanie wolontariusza korzystający jest obowiązany potwierdzić na piśmie treść porozumienia, o którym mowa w ust. 1, a także wydać pisemne zaświadczenie o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza, w tym o zakresie wykonywanych świadczeń.

3. Na prośbę wolontariusza korzystający może przedłożyć pisemną opinię o wykonaniu świadczeń przez wolontariusza.

4. Jeżeli świadczenie wolontariusza wykonywane jest przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie powinno być sporządzone na piśmie.

5.  Do porozumień zawieranych między korzystającym a wolontariuszem w zakresie nieuregulowanym niniejszą ustawą stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.